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Sehr geehrte Damen und Herrn,
uns haben weitere Fragen erreicht, die wir gerne auf diesem Weg beantworten dürfen.

Frage: Gibt es bereits Zielgruppenanalysen oder soziodemografische Daten zur Busfahrergewinnung im ZRL-Gebiet?

Antwort: Konkrete raumbezogene soziodemografische Analysen zur Gewinnung von Fahrpersonal sind uns nicht bekannt.Wir verweisen hierzu auf die übergreifenden, allgemeinen Studien zur Situation und zur Entwicklung des Fahrpersonalbedarfs von
- Bundesverband Deutscher Omnibusunternehmen 2025 https://www.bdo.org/zahlen-fakten-positionen/stellungnahmen/sn90-positionspapier-fahrpersonalmangel
- KCW-Studie im Auftrag von ver.di 2024 https://www.kcw-online.de/veroeffentlichungen/personalmangel-im-kommunalen-oepnv
- Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung im Auftrag des IW 2024 https://www.kofa.de/daten-und-fakten/studien/fahrerinnen-gesucht-die-fachkraeftesituation-in-verkehrs-und-logistikberufen/

Frage: Welche Zielgruppen sollen besonders adressiert werden (z. B. junge Menschen, Quereinsteiger, Menschen mit Migrationshintergrund)?

Antwort: Die Konzentration auf bestimmte Zielgruppen wird ein Ergebnis der Vorbereitung der Kampagnen, zusammen mit den Verkehrsunternehmen und weiteren Partnern sein. Bisher gibt es seitens des ZRL keinen Fokus auf spezifische Zielgruppen. Grundsätzlich sind die genannten Beispiele zielführend und werden vom Auftraggeber ebenfalls als relevante Zielgruppen eingeschätzt.

Frage: Gibt es Gebiete im ZRL-Verbund, in denen besonders großer Bedarf besteht?
Antwort: Der Bedarf nach neuem Fahrpersonal wird grundsätzlich durch die demografische Entwicklung und die angestrebte Umsetzung der Verkehrswende (Ausweitung des ÖPNV-Angebots) bestimmt und lässt sich deshalb nicht gebietsscharf für den gesamten Projektzeitraum ermitteln. Bedarf besteht grundsätzlich bei sämtlichen Busunternehmen in der Region, besonderen Bedarf haben die privaten, mittelständischen Unternehmen, die bislang wenig bis keine eigenständigen Marketingaktivitäten durchführen konnten.

Frage: Gibt es gestalterische Leitlinien oder einen Corporate Style Guide?

Antwort: Die Verkehrsunternehmen im Verbandsgebiet erarbeiten nur zum Teil (bislang) eigene Leitlinien, auf Ebene des Westfalentarif, d.h. für die Bewerbung von Tickets gibt es ein gemeinschaftliches Layout bzw. Corporate Design (CD) an dem sich die Verkehrsunternehmen orientieren. Es ist Aufgabe des möglichen Auftragnehmers, die lokalen Aktivitäten und Vorgaben zu beachten und mit den Verkehrsunternehmen abzustimmen sowie ggf. ein gemeinschaftliches CD zu entwickeln bzw. abzustimmen.

Frage: Gibt es bereits Markenelemente oder Employer Branding-Inhalte, die bei der Kommunikation berücksichtigt werden können?

Antwort: Diese sind uns für den Bereich ÖSPV - Öffentlicher Straßenpersonenverkehr (Busverkehr) nicht bekannt und sind eher Teil der Aufgaben des Auftragnehmers für die Projektlaufzeit.
Der Zweckverband Nahverkehr Westfalen-Lippe (NWL) als "Dachverband" des ZRL hat ein Aktionsprogramm zur Personalgewinnung im Schienenpersonennahverkehr (SPNV) in NRW federführend umgesetzt - Fokus Bahn NRW ist insoweit eine mögliche Orientierungshilfe für ein Branding im Umfeld des ÖSPV.

Frage: Gab es bereits Imagekampagnen oder Personalmarketingprojekte? Wenn ja, welche Ergebnisse oder Learnings?

Antwort: Nein, diese Imagekampagne wird im Verbandsgebiet des ZRL erstmalig durchgeführt. Ein aktuelles Beispiel für ein erfolgreiches Personalmarketingprojekt bietet der Zweckverband Verkehrsverbund Ostwestfalen-Lippe (VVOWL) aus Bielefeld:
https://www.vvowl.de/de/themen/busfahrer-info.php

Frage: Gibt es bereits Erfolgskriterien oder KPIs, an denen die Wirksamkeit der Kampagne gemessen werden soll?

Antwort: Die Abstimmung zur Erfolgsmessung erfolgt zusammen mit dem Auftraggeber und den beteiligten Partnern zum Beginn der Projektlaufzeit und wird Teil der Evaluation am Ende der Projektlaufzeit.

Frage: Soll die integrierte Marketingkampagne übergeordnet über die ZRL-Kanäle und Website ausgespielt werden oder über die regionalen ÖSPV-Aufgabenträger?

Antwort: Die Marketingkampagne soll zunächst über die Website des ZRL bzw., über eine eigene Landingpage ausgespielt werden. Die Integration eines neuen Labels bzw. eine CI auf die Seiten der Verkehrsunternehmen und der ÖSPV-Aufgabenträger sowie weiteren Partnern ist gewünscht, unterliegt aber den Vorstellungen und Möglichkeiten der einzelnen Unternehmen.

Frage: Ist die Anzahl der Referenzen explizit auf 3 Referenzen beschränkt oder ist auch die Abgabe von mehr Referenzen erwünscht?

Antwort: Die Anzahl der Referenzen ist als Mindestvoraussetzung angegeben. Die Nennung von mehr Referenzen - entsprechend den Vorgaben der Ausschreibung - ist möglich und erwünscht.

Frage: Unter Punkt 3.8.2 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit heißt es:
"Von den Bietern werden darüber hinaus Erfahrungen in der verantwortlichen Organisation von Personalmessen oder Bewerberveranstaltungen erwartet."
Wir haben für unsere Kunden Material für Personalmessen produziert und zur Verfügung gestellt, aber selber keine Messe durchgeführt. Reicht dies als Referenz aus, oder wie haben wir diesen Punkt zu verstehen?

Antwort: Die Organisation von Veranstaltungen erfordert mehr Aktivitäten und Erfahrungen als beispielsweise die Erstellung von Werbematerial für Veranstaltungen. Hier sind beispielsweise die Koordination und Organisation der Veranstaltung etc. zu nennen. Fehlende Erfahrungen in diesem Bereich stellen kein Ausschlusskriterium dar, wird aber bei der Bewertung der individuellen Bietereignung und bei der Bildung der Rangfolge der geeigneten Bieter berücksichtigt.

Frage: Dürfen sich die drei Referenzen unter Punkt 3.8.2 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit auch überschneiden? Also darf ein Projekt sowohl als Referenz für eines der "zwei Referenzprojekten mit den Eigenschaften verantwortliche Organisation und Durchführung einer integrierten Marketingstrategie im Bereich Personalwesen durch den Bewerber." wie auch als Referenz für das "Referenzprojekt mit den Eigenschaften verantwortliche Organisation und Durchführung einer integrierten Marketingstrategie im Bereich Öffentliches Verkehrswesen durch den Bewerber." eingereicht werden, wenn es beide Kriterien erfüllt?

Antwort: Ja, dies ist zulässig.

Frage: Können wir davon ausgehen, dass für die unter Punkt "3.1 Aufbau und Organisation einer Steuerungsgruppe für den Projektzeitraum" Treffen der Steuerungsgruppe Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden? Oder müssen diese vom AN organisiert werden und würden hier anfallende Kosten aus dem Budget beglichen werden müssen?

Antwort: Die Treffen der Steuerungsgruppe sollen in Abstimmung mit dem Auftraggeber organisiert werden. Mehrheitlich können die Sitzungen der Steuerungsgruppe online durchgeführt werden, gelegentlich aber auch in Präsenz. In diesen Fällen werden entsprechende Räumlichkeiten seitens des Auftraggebers bereitgestellt. Kosten für Räumlichkeiten für die Treffen fallen für den Auftragsnehmer nicht an und müssen deshalb nicht im Budget berücksichtigt werden.

Frage: In der Bekanntmachung unter "5.1.6 Allgemeine Informationen" steht bezüglich der Eignung von Kleinen und Mittelständischen Unternehmen KMU
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
In den Vergabeunterlagen hingegeben steht: besonders für KMU geeignet.
Welche Aussage ist korrekt?

Antwort: Korrekt ist, dass die Ausschreibung für KMU geeignet ist.

Frage: In der Bekanntmachung unter "2.1.3 Wert": Geschätzter Wert ohne MwSt. : 480 000 Euro
Im Zentraldokument steht: maximales Budget von 480.000 Euro (inkl. MwSt.)
Ist die Budget-Angabe inklusive MWSt. oder exklusive MWSt. zu verstehen?

Antwort: Die Angabe im Vergabeportal ist korrekt, der Auftragswert beziffert sich auf 480.000 EUR netto (exkl. MwSt.).

Frage: Aus den Unterlagen geht nicht hervor, nach welchen Kriterien und in welchem Wertungsverhältnis ausgewählt wird, welche Agenturen zur Teilnahme eingeladen werden. Können Sie diese bitte anführen?

Antwort: Die Eignung der Bewerber wird anhand der eingereichten Referenzen überprüft. Der Auftraggeber behält sich vor, anhand der Referenzen eine Rangfolge festzulegen auf dessen Basis entschieden wird, welche Bewerber zur Einreichung von Kurzkonzepten und zur Teilnahme an Bietergesprächen eingeladen werden.

Frage: Aus den Unterlagen geht nicht hervor, nach welchen Kriterien und mit welchem Schlüssel das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt wird. Können sie dies bitte auch einmal erläutern?

Antwort: Aufgrund des fixen Auftragsbudgets orientiert sich die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots an Umfang und Qualität der jeweils verbindlich für das fixe Budget angebotenen Leistungen. Insoweit erfolgt die Auswahl des besten/wirtschaftlichsten Angebots anhand der qualitativen Aspekte und Inhalte der Angebote.

Wir hoffen, Ihnen damit geholfen zu haben und verbleiben mit freundlichen Grüßen
ZRL-Vergabestelle

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen der Freischaltung für die Ausschreibung "Integrierte Marketingstrategie Busfahrer" wurden von einem Unternehmen Fragen an die Vergabestelle gerichtet, deren Beantwortung wir zur Klärung der Vorgaben an alle freigeschalteten Unternehmen zur Kenntnisnahme richten.

Frage: Arbeiten Sie bereits mit einer Media-Agentur zusammen, oder soll im Rahmen der Ausschreibung auch eine Media-Agentur mit aufgeführt werden?

Antwort: Der ZRL arbeitet im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung nicht mit einer Media-Agentur zusammen. Die Ausschreibung richtet sich vorwiegend an Media- bzw.; Werbeagenturen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, Bietergemeinschaften (z. B. mit einer Media-Agentur) zu bilden oder sie als Nachunternehmen zu beauftragen. Bitte beachten Sie dazu die Anlagen B und N.

Frage: Bedeutet 480.000 EUR inkl. aller Produktionskosten, dass auch sämtliche Medialeistungen im Budget enthalten sind?

Antwort: Die Kosten für alle Leistungen des Auftragsnehmers - Planung, Organisation und Durchführung von Werbekampagnen - sollen sämtlich über die genannte Ausschreibungssumme beglichen werden. Somit wären auch alle Medialeistungen im Budget der Projektlaufzeit erhalten.

Frage: Kann neben dem Formblatt zur Beschreibung der Referenzprojekte ein PDF der Visualisierungen eingereicht werden?

Antwort: Dies ist unter Beachtung der Vorgaben in Anlage R selbstverständlich möglich.

Mit freundlichen Grüßen
ZRL-Vergabestelle

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