Ausschreibung für die Geschäftsstelle, Moderation und Evaluation

B: Bieter - Briefing

a.) Hintergrundinformation

Die Projektidee für die hier nachfolgend ausgeschriebene Dienstleistung stammt aus der Zeit vor Beginn der Covid-19 Pandemie, in der im Allgemeinen bereits eine nicht durchweg positive Stimmung der Bevölkerung zu allen Fragen des Tourismus in Berlin herrschte.

Der Tourismus prägt die Stadtentwicklung Berlins stärker denn je. Die touristische Nutzung der Stadt intensivierte sich v.a. durch die stetig steigende Zahl an Besucher*innen, die Berlin bereisten. Andererseits nahm die touristische Nutzung der Stadt auch deshalb zu, weil die Bevölkerung Berlins stark wächst und Alt-/Neuberliner*innen die Erlebnistopografie der Stadt "quasi-touristisch" nutzen - wenn sie im Nachbarkiez "einen Trinken gehen", Museen besuchen, an Stadtführungen teilnehmen, im öffentlichen Raum "abhängen" (Admiralbrücke), etc.

Auch wenn das Wachstum aktuell durch die Covid-19 Pandemie aufgehalten und die touristische Nutzung zeitweise zum Erliegen gekommen ist, ist dennoch davon auszugehen, dass sich dies in absehbarer Zukunft wieder ändert. Aufgrund der durchaus gravierenden Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Tourismus- und Kongresswirtschaft und die daraus resultierenden neuen Rahmenbedingungen wurde jedoch die strategische Grundlage des berlinweiten Tourismuskonzeptes um ein Re-Start Papier ergänzt. Der 7-Punkte-Plan zur Konsolidierung und Weiterentwicklung des Tourismus 2021/2022ff. priorisiert die Inhalte des Tourismuskonzeptes 2018+ neu. Die bisherigen strategischen Leitlinien aus dem Tourismuskonzept 2018+ "Qualitätstourismus und Destinationsmarketing", "Monitoring und Datennutzung" sowie "Digitalisierung der Tourismuswirtschaft" wurden zu Aufgabenfeldern und mit konkreten Maßnahmen unterlegt.

Um tourismusbedingten Nutzungskonflikten frühzeitig zu begegnen und die Akzeptanz gegenüber dem Tourismus zu erhalten, ist es weiterhin essentiell, genau zu wissen, wie die Berliner*innen das "tägliche touristische Geschehen" in ihrer Stadt wahrnehmen.

Im Tourismuskonzept 2018+ des Senats ist Partizipation als eine von fünf strategischen Leitlinien benannt worden. Die "kostbare lokale Expertise gilt es in die Entwicklung des Berlin-Tourismus dauerhaft einzubinden als Inspirationsquelle für die Erschließung neuer Potenziale und als Frühwarnsystem für aufkeimende Überlastungserscheinungen." Dies hat auch unter und nach der Covid-19 Pandemie Bestand.

Neben den vorhandenen Partizipationsformaten in Berlin (z.B. bezirkliche Runde Tische, Präventionsräte u.a.m.) soll ein neues Format (Bürger*innenbeirat und -forum) entwickelt werden, das den Bürger*innen Berlins Gelegenheit gibt, sich über die Chancen, Risiken, Erfahrungen und Probleme, die sie mit touristischen Entwicklungen in ihren Kiezen und Wohngebieten erleben, auszutauschen. Diese Bürger*innensichten sollen in Politik und Verwaltung gespiegelt werden. Dies ist umso notwendiger, da sich der Tourismus, speziell der Städtetourismus als gesellschaftliches, komplexes Geschehen rasant ändert.

Es ist beabsichtigt ein Arbeitsgremium mit Namen "Bürger*innenbeirat Berlin-Tourismus" zu bilden, das die Verantwortung für die touristische Themensetzung, Erarbeitung von allgemeinen Stellungnahmen, öffentliche Kommunikation mit Verwaltungen, Akteuren u.a. verantwortet. Dieses Gremium besteht aus 24 Bürger*innen aus den 12 Berliner Bezirken - 2 Personen pro Bezirk.

Das Gesamtprojekt besteht aus folgenden Bestandteilen:

- Geschäftsstelle Bürger*innenbeirat Berlin-Tourismus und

Moderation für die Beiratssitzungen und öffentlichen Bürger*innenforen (Los 1)

- Evaluation des gesamten Projekts (Los 2)

Diese Ausschreibung des Bürger*innenbeirats und der Bürger*innenforen erfolgt in diesen zwei Losen.

Zu beachte ist, dass der Bieter sich nur entweder auf Los 1 oder Los 2 bewerben kann. Eine Bewerbung für beide Lose ist ausgeschlossen.

b.) Projektinformationen

Die organisatorische Unterstützung für das Arbeitsgremium "Bürger*innenbeirat Berlin-Tourismus" wird durch eine Geschäftsstelle geleistet, die selbst nicht stimmberechtigt ist. Diese Geschäftsstelle übernimmt vielfältige Aufgaben, zum Beispiel die Protokollierung von den Sitzungen, Einladung zu Veranstaltungen, sowie die Sicherung der Transparenz über die Kommunikationskanäle. Zu den organisatorischen Aufgaben der Geschäftsstelle gehören auch die Bereitstellung von Räumen für Sitzungen oder Foren, die Begleichung von Aufwandsentschädigungen für die Mitglieder des Arbeitsgremiums, die Suche und vertragliche Bindung von Referent*innen zu speziellen Themen sowie die Verwaltung des Budgets u.a.m.

Das Arbeitsgremium Bürger*innenbeirat Berlin-Tourismus trägt die Verantwortung für die Einladung und Gestaltung von max. 2 jährlich offenen Bürger*innenveranstaltungen - sogenannten "Bürger*innenforen" - zu vorher festgelegten Themen. Diese Veranstaltungen dienen dem breiten, nicht institutionalisierten Austausch mit der Stadtgesellschaft. Auf diesen Veranstaltungen könnten Fachvorträge von Expert*innen aus dem Tourismusgeschehen zur Wissensvermittlung angeboten werden. Tourismusrelevante Entscheidungen aus Politik und Verwaltung der Stadtgesellschaft sollen transparent erläutert werden. Bürger*innen können über ihre Sorgen, Nöte, Wünsche, Erfahrungen, die sich aus dem Zusammentreffen von Besucher*innen und Anwohner*innen ergeben, sprechen und Impulse zu tourismusrelevanten Entwicklungen geben. Dem offenen Erfahrungsaustausch und Netzwerken der Bürger*innen soll auf diesen offenen Foren breiter Raum eingeräumt werden. Wünschenswert wäre, wenn auch kommunale Unternehmen wie BVG, BSR, Grün Berlin auf diesen öffentlichen Veranstaltungen ihre Aktionen und Aktivitäten vorstellten. Diese basisdemokratische Versammlung kann bei Bedarf das Arbeitsgremium "Bürger*innenbeirat" beauftragen, Positionspapiere zu erstellen, Anfragen an verschiedene Akteure im Tourismus und der Berliner Verwaltung zu richten und deren Antworten bei der nächsten öffentlichen Forum-Veranstaltung öffentlich vorzustellen.

Das Arbeitsgremium "Bürger*innenbeirat" kann und sollte in Auswertung der öffentlichen Veranstaltungen seine Arbeitsaufträge konkretisieren. Die dazu nötigen Treffen sollten nichtöffentlich stattfinden. Das Arbeitsgremium kann bei Bedarf zu seinen Arbeitssitzungen jedoch Gäste, bzw. Expert*innen einladen, um den Wissensaustausch zu intensivieren.

Art und Umfang der zu vergebenden Leistungen

Los 1: Geschäftsstelle und Moderation

Aufgaben der Geschäftsstelle:

- komplette Organisation der Sitzungen des Bürger*innenbeirats:

o z.B. Einladungen

o Protokollierung

o Schriftverkehr

o Raumbuchungen

o Catering usw.

- Nachbereitung der Sitzungen des Bürger*innenbeirats: z.B. Weiterleitung von Informationen, Stellungnahmen und Anfragen an die zuständigen Stellen; Überprüfung und Weiterleitung und Nachhalten der Antworten, usw.

- Organisation der Bürger*innenforen:

o Aufbau und Pflege eines Einladungsverteilers für potentieller Teilnehmer*innen und Referent*innen des Bürger*innenforums

o Protokollierung

o Raumbuchungen

o Catering, usw.

- Transparenz: Pflege der öffentlichen Kanäle des Bürger*innenbeirats

- Finanzen und Verwaltung: ein festgelegtes Budget wird verwaltet. Von diesem Budget werden z.B. Aufwandsentschädigungen für die Mitglieder des Arbeitsgremiums, vertragliche Bindung von externen Referent*innen bzw. Expert*innen, usw. bezahlt.

Umfang:

Der Arbeitsumfang beträgt ca. 20 Stunden in der Woche, ist aber je nach Arbeitsaufteilung über das Jahr zu verteilen.

Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin einen verantwortlichen Mitarbeiter als Leiter der Geschäftsstelle und einen Vertreter zu benennen; der Leiter der Geschäftsstelle muss dem Bürgerbeirat und der Auftraggeberin über die Dauer des Vertrags als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass der Ansprechpartner und der Vertreter, sollten sie keine Muttersprachler sein, die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gem. Common European Framework of Reference for Languages (CEFR)) beherrschen.

Der Ansprechpartner bzw. sein Vertreter müssen für den Bürgerbeirat und die Auftraggeberin über Telefon oder E-Mail in einem nach Zuschlagerteilung und in Abstimmung mit den Teilnehmer*innen des Bürger*innenbeirates abzustimmenden Zeitfenster erreichbar sein.

Aufgaben der Moderation:

- Die Moderation begleitet die öffentlichen Foren und Beiratssitzungen

o Es finden 2022 voraussichtlich:

- 2 Sitzungen des Bürger*innenbeirats

- 1 Bürger*innenforum statt

o Es finden 2023 voraussichtlich:

- 4 Sitzungen des Bürger*innenbeirats

- 2 Bürger*innenforen statt

- Die Moderation ist im engen Austausch mit der Geschäftsstelle;

- Das jeweilige Moderationsformat wird mit der Geschäftsstelle mitentschieden

- In der Leistung werden Moderationsmethoden und Inhalte der jeweiligen Veranstaltungen erfragt, sowie auch dessen Vorbereitung

- Die Geschäftsstelle, sowie der/ die Evaluierende/r bereitet die Moderation nach

- zwischen Bürger*innenbeiratssitzung und öffentlichen Bürger*innenforen muss unterschieden werden

- Bürger*innenbeiratssitzung:

o Dauer: ca. 4 Stunden

o Teilnehmer*innen: insgesamt ca. 30 (24 Teilnehmer*innen + Geschäftsstelle + Expert*innen)

- Öffentliche Foren:

o Dauer: ca. 4 Stunden

o Teilnehmer*innen: ca. 100-150

Wir bitten um Zusendung von Referenzen in Form von Audio -, und /oder Videomaterial zur Bewertung der fachlichen Qualifikation. Dieses ist auch als Link möglich.

Umfang:

Es wird derzeit davon ausgegangen, dass für die Begleitung der Veranstaltungen circa 2 Sitzungen des Bürger*innenbeirats und 1 Bürger*innenforum die Moderation notwendig ist. Der Preis passt sich je nach Leistungsumfang gemäß dem Pauschalpreis an.

Los 2: Evaluation

Aufgaben der Evaluation:

- Definition der Ziele in enger Absprache mit der Geschäftsstelle

- Erstellen der Evaluationsindikatoren / KPIs

- Präsenz bei Sitzungen:

o Es finden 2022 voraussichtlich satt:

- 2 Sitzungen des Bürger*innenbeirats

- 1 Bürger*innenforum

o Es finden 2023 voraussichtlich:

- 4 Sitzungen des Bürger*innenbeirats

- 2 Bürger*innenforen statt

- Gesamtaufwand: ca. 1 Tag / Woche (inkl. Vor- & Nachbereitung der Sitzungen) = 52 Tage

- Die/Der Evaluierende wird Ergebnisse der bestimmten Projekte und Sitzungen erschließen

- Daten und Fakten werden in Form einer Präsentation, sowie ein schriftliches Dokument dargelegt

o Darstellung des Status Quo

o u. a. Meinungen verschiedener Stakeholder einholen

o Maßnahmenvorschläge

- Erstellung eines Berichts bis zum voraussichtlich 15.12.2023

- Die/Der Evaluierende hat die Möglichkeit während des gesamten Prozess mit der Geschäftsstelle und der Moderation eng zusammen zu arbeiten

Umfang

Es wird derzeit davon ausgegangen, dass für die Begleitung circa 2 Sitzungen des Bürger*innenbeirats und 1 Bürger*innenforum notwendig sind. Der Preis passt sich je nach Leistungsumfang gemäß dem Pauschalpreis an.

Rahmenvertrag

Die Auftraggeberin schließt mit dem erfolgreichen Bieter der jeweiligen Lose einen Rahmenvertrag.

Laufzeit

Los 1: Geschäftsstelle und Moderation

- Der Vertrag wird vrs. für den Zeitraum 15.08.2022 - 31.12.2023 geschlossen.

Los 2: Evaluation

- Der Vertrag wird vrs. für den Zeitraum 15.08.2022 - 31.12.2023 geschlossen.

Ansprechpartner

(1)

Voraussichtlicher Zeitplan:

- Die Geschäftsstelle inkl. der Moderation soll schnellstmöglich/zum 01.09.2022 mit der Arbeit beginnen und voraussichtlich bis Ende Dezember 2023 arbeiten.

- Der/Die Bieter*in, der/die die Evaluierung übernimmt, soll vrs. zwischen zum 01.09.2022? mit der Arbeit beginnen und voraussichtlich bis Ende Dezember 2023 arbeiten.

- Zwischen dem 10.10.2022 und 16.10.2022 ist die 1. Konstituierende Sitzung Bürger*innenbeirat vrs. geplant.

- Zwischen dem 07.11.2022 und 13.11.2022 ist die 1. Sitzung Bürger*innenforum vrs. geplant.

- Zwischen dem 05.12.2022 und 11.12.2022 ist 2. Sitzung Bürger*innenbeirat

- Dies ist der derzeitige Planungsstand. Es kann zu eventuellen Terminverschiebungen kommen. Die Termine für 2023 werden in den Sitzungen des Bürger*innenbeirates 2022 festgelegt.

Leistungsort:

Berlin

Teil C: Informationen zum Auftrag

Eignungskriterien

Referenzen für Los 1:

- mindestens zwei Referenzen im Bereich Bürgerbeteiligung

- mindestens eine Referenz im Bereich Moderation

Referenzen für Los 2:

- mindestens zwei Referenzen im Bereich Bürgerbeteiligung

- mindestens eine Referenz im Bereich Evaluation

Die Referenzaufträge müssen in den letzten drei Jahren erbracht worden sein.

Zuschlagskriterien

Die Erteilung des Zuschlags erfolgt auf das wirtschaftlich günstigste Angebot, wobei folgende Kriterien zugrunde gelegt werden:

1.) Geschäftsstelle und Moderation

- Preis (40%)

- Qualität (60%)

2.) Evaluation

- Preis (40%)

- Qualität (60%)

Für die Erstellung und Einreichung der Angebote wird keine Vergütung und/oder Aufwendungsersatz geleistet.

Die Bieter müssen Ihrem Angebot ein Konzept beilegen.

Das Konzept für Los 1 muss folgende Angaben enthalten:

- Name und fachliche Qualifikation des Leiters der Geschäftsstelle

- Erfahrung des Leiters der Geschäftsstelle im Bereich der Bürgerpartizipation, bevorzugt in Berlin

- Name und fachliche Qualifikation des Moderators

- Erfahrung des Moderators im Bereich der Bürgerpartizipation, bevorzugt in Berlin

Das Konzept für Los 2 muss folgende Angaben enthalten:

- Name und fachliche Qualifikation des Evaluierenden

- Erfahrung des Evaluierenden im Bereich der Bürgerpartizipation, bevorzugt in Berlin