Begleitung bei der Auswahl und Einführung eines Workforce Management Systems

Ausgangssituation

- Die WEMAG Netz GmbH plant in diesem Jahr die stufenweise Einführung einer "DigiNetz-Lösung" zur Digitalisierung des Netzbereiches mit den Schwerpunkten: Betriebsmittelinformationssystem, Instandhaltungsmanagement, Störungsmanagement, Schaltungsmanagement, Disposition und Mobile Workforce, Portale, BI-Lösungen sowie Schnittstellen u.a. zum SAP und GIS G!NIUS

- Effizientere Abläufe durch eine Steigerung des Digitalisierungsgrades, eine verbesserte Datenqualität sowie Revisionssicherheit stellen wesentliche Anforderungen an das zukünftige System dar.

- Das System soll gesellschaftsübergreifend (d.h. für die Bereiche "Nieder- und Mittelspannung", "Hochspannung" sowie die "Erzeugung") sowie extern einsatzfähig sein (mit Hilfe Dienstleisterportals) und dabei performant mit den bestehenden Systemen interagieren.

- Zur Vorbereitung der Einführung der IT-Lösung wurden bereits in den vergangenen Monaten in verschiedenen Arbeitsgruppen Soll-Prozessabläufe sowie die fachlichen IT-Anforderungen und non-funktionalen IT-Anforderungen erarbeitet.

- Auf Basis der Soll-Prozesse und IT-Anforderungen wurde ein branchenübliches Lastenheft entwickelt.

- Unter Verwendung des Lastenheftes soll im nächsten Schritt eine EU-Ausschreibung durchgeführt, ein IT-Dienstleister bzw. ein IT-System ausgewählt und anschließend das ausgewählte IT-System implementiert werden.

- Sowohl die Ausschreibungs- als auch die Implementierungsphase sollen durch ein externes Beratungsunternehmen in der Rolle des übergeordneten Projektleiters inklusive PMO-Tätigkeiten begleitet werden.

Zielsetzung:

- Begleitung der EU-Ausschreibung inkl. fachlicher und technischer Bewertung und Beurteilung der Anbieter einer IT-Lösung, welche

o die fachlichen IT-Anforderungen der unterschiedlichen Nutzergruppen (Nieder-/Mittelspannung, Hochspannung, Erzeugung) in den Bereichen "Instandhaltung", "Störungsmanagement" und "Schaltungen" sowie

o die non-funktionalen Anforderungen der IT (wie z.B. Systemverfügbarkeit, Backups etc.) bestmöglich abdeckt.

- Projektleitung (in enger Zusammenarbeit mit der internen Projektleitung) der IT-Implementierungsphase sowie die Steuerung des/der ausgewählten IT-Dienstleister, Fachbereiche und WEMAG-internen IT in 3 Rollouts:

o Hochspannung = Pilot (2023/2024)

o Mittel-/Niederspannung (2025/2026)

o Erzeugung (2025/2026)

- Durchführung der Projektmanagement Office-Tätigkeiten (PMO), wie z.B. Organisation der Termine, Auswahl / Einladung der relevanten Projektteilnehmer, Projekt- und Budgetcontrolling, Testmanagement etc.

- Fachliche Beratung und Projektarbeit in der Implementierungsphase

Aufgaben des Auftragnehmers/der Auftragnehmerin:

- Projektleitung und Beratung

- Aufsetzen des Projektes

- Planung des Vorgehens unter Berücksichtigung des Ergebniszwischenschrittes Planung 2024

- Erarbeiten der Handlungsempfehlung mit den GFs und eventuell zusätzlichem Fachpersonal im Rahmen von Workshops

- Dokumentation der Ergebnisse

- Beenden des Projektes

Die Begleitung der EU-Ausschreibung beinhaltet u.a. folgende Aufgaben

- Fachliche und technische Bewertung und Beurteilung der Teilnahmeanträge entsprechend den vorab festgelegten Eignungskriterien

- Beantwortung von fachlichen und technischen Bieterfragen während des Teilnahmewettbewerbs und der Angebotsphase. Diese werden durch den Einkauf gesteuert

- Fachliche und technische Bewertung und Beurteilung der eingegangenen Angebote entsprechend den vorab festgelegten Wertungskriterien

- Ggf. Durchführung von Referenzbesuchen

- Ggf. Durchführung von Teststellungen und PoC

Projektleitung IT-Implementierung

- Moderation von Jour Fixes

- Steuerung von Projektfortschritt und Arbeitspaketen im Projektplan mit allen Beteiligten (Internes Projektteam, Externe IT-Anbieter)

- Identifizierung von Problemstellungen, Engpässen etc. und Lösungsfindung mit allen Beteiligten

- Change-Request-Management und Troubleshooting

- Präsentation der Projektergebnisse im Steuerungskreis

- Moderation von Fach- und Spezifikationsworkshops

Projektmanagement Office-Tätigkeiten (PMO)

- Kontinuierliche Planung, Steuerung und Controlling des Projektes, wie u.a.: Projektplan, Zeitplan, Meilensteinplanung und Projektfortschritt, Projektrisiken, Budgetverfolgung

- Organisation der Termine

- Regelmäßiges Projektreporting (insbes. in Richtung Netztransformation)

- Pflege der Aufgabenverfolgung mittels JIRA

Fachliche Beratung und Projektarbeit in der Implementierungsphase

- Mitgestaltung, Teilnahme, Einbringung von Erfahrungswissen aus IT-Implementierungsprojekten bei Netzbetreibern mit den Systemen:

o Betriebsmittelinformationssystem

o Instandhaltungsmanagement

o Störungsmanagement

o Schaltungsmanagement

o Disposition

o Mobile Workforce

o Portale

o BI-Lösungen

o SAP-Schnittstellen, GIS-Schnittstellen, DMS-Schnittstellen

- Feintuning, Anpassung und Aktualisierung des Feinkonzepts bei Bedarf im Zuge der IT-Umsetzung

- Beratung bezüglich der Gestaltung von Prozessen sowie der Aufbau- und Ablauforganisation

Der Auftraggeber stellt eine interne Projektleitung und entsprechendes Fachpersonal, die mit der Projektleitung des Auftragnehmers eng zusammenarbeiten.

Die gewünschte Leistung stellt eine verantwortliche Begleitung der Softwareeinführung dar.

Das Projekt startet direkt nach der externen Leistungsvergabe (voraussichtlich April 2023). Das Projekt soll im September 2025 abgeschlossen sein. Eine etwaige zeitliche Verschiebung ist nicht auszuschließen.