Beratung und Konzeption Live Communications - / Veranstaltungs-Formate

Auftrag: Beratung und Konzeption Live Communications - / Veranstaltungs-Formate

visitBerlin möchte im Zusammenhang mit der sich stetig weiterentwickelnden Veranstaltungsindustrie eigene Live-Kommunikations- und Veranstaltungs-Formate weiterentwickeln, um als Vorreiter und Impulsgeber in diesem Bereich wahrgenommen zu werden und Impulse für die Destination als Ganze geben zu können.

Insbesondere die Corona-Pandemie sorgte in der Branche als Katalysator für Entwicklung. Nicht nur digitale Formate haben sich rasant etabliert, auch die Bedeutung der persönlichen Begegnung und des Austauschs hat sich verändert. Gleichzeitig sind hybride Formate zwar mit strukturellen Herausforderungen verbunden, dennoch bieten sie die Chance einer größeren Reichweite, auch überregional und international.

Im Rahmen dieses Auftrags, soll eine Recherche über die Veränderungen und die Zukunft von effizienten Live-Kommunikations- und Veranstaltungs-Formaten erfolgen, der relevante Benchmarks für eigene Formate visitBerlins zugrunde liegen. Dazu gehören u.a. Veranstaltungen zur Ansprache von internationalen Kund:innen visitBerlins aus der Tourismus- und MICE-Branche, wie das BESTIVAL; Veranstaltungen zur Vernetzung und Information von Partner:innen und Akteur:innen aus der Tourismus- und Veranstaltungsbranche, wie die visitBerlin@ oder der Tourismushub; Veranstaltungen zur Positionierung Berlins als internationale Leuchtturm-Destination für Kongresse und Kultur, wie die Q BERLIN oder LCD Berlin. Auf Grundlage der Recherche erfolgt eine Beratung zur möglichen Weiterentwicklung der eigenen Formate in Hinblick auf die fortlaufende Digitalisierung, aktuelle Krisen wie die Energie- und Klimakrise, damit verbundene Ansprüche in Hinblick auf Nachhaltigkeit, die aktuelle Arbeitskräfte-Situation in der Branche, Reichweitensteigerung in Bezug auf Teilnehmergenerierung und aktuelle Branchentrends. Darüber hinaus ist insbesondere ein Augenmerk darauf zu legen, wie visitBerlin mit Hilfe solcher Formate sein eigenes lokales, nationales und internationales Netzwerk stärken kann.

Die Umsetzung des Auftrages kann am Beispiel eines der aufgeführten Formate erfolgen, woraus schließlich Schlussfolgerungen für andere Formate visitBerlins gezogen werden können. Die entsprechende Auswahl des Formats erfolgt gemeinsam zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung. Im Rahmen eines entsprechenden persönlichen Austauschs im Sinne eines "Kick-offs" (persönlicher Termin in den Geschäftsräumen der Auftraggeberin) werden die oben aufgeführten Formate visitBerlins vorgestellt und näher erläutert.

I Ziele von visitBerlin

- Zukunftsfähige Weiterentwicklung von Live-Kommunikations- und Veranstaltungs-Formaten vor dem Hintergrund der jüngsten Entwicklungen in der Branche, u.a. bestärkt durch die Corona-Pandemie oder aktuelle Krisen, wie die Energie- und Klimakrise

- Entwicklung von Maßnahmen zur Steigerung der Präsenz und Reichweiten bei den relevanten Zielgruppen visitBerlins, lokal, national und international

- Erhöhung von Kosten- und Ressourceneffizienz

- Stärkung des eigenen Netzwerks visitBerlins lokal, national und international

- Positionierung visitBerlins und der Destination Berlin als innovatives und zukunftsweisendes Unternehmen bzw. international renommierte Leuchtturm-Destination

I Fragestellung im Rahmen des Auftrags:

Zu den zu beantwortenden Fragestellungen im Rahmen des Auftrags gehören u.a., aber nicht ausschließlich:

- Wie können anhand eines Format-Beispiels eigene Live-Kommunikations- und Veranstaltungs-Formate visitBerlins vor dem Hintergrund des aktuellen "State of the Art" in Hinblick auf Digitalisierung, Bedürfnis der persönlichen Begegnung und Vernetzung sowie Nachhaltigkeitsanforderungen weiterentwickelt werden? Welche Rückschlüsse lassen sich daraus im Allgemeinen für visitBerlin-Formate treffen?

- Wo lassen sich u.U. Synergien zwischen den Formaten finden?

- Welche Verbesserungen der vorhandenen Prozesse und Strukturen sind denkbar?

- Wie können relevante Zielgruppen noch effizienter angesprochen werden? Wie kann die Präsenz und Reichweite visitBerlins bzw. des entsprechenden Formats erhöht werden?

- Wie können Formate nachhaltig wirken (Legacy)?

- Wie können eigene Netzwerke visitBerlins ausgebaut und gestärkt werden?

- Wie können die Formate noch besser für die Positionierung visitBerlins und der Destination Berlin genutzt werden?