BESTIVAL 2022 und ggf. 2023 und 2024

Pandemiebedingt musste der Tourismus und die Veranstaltungswirtschaft in Berlin stark zurückgefahren werden. Um Zeichen des Neustarts sowohl in der Tourismusbranche als auch in der Veranstaltungsbranche zu setzen, planen wir eine Veranstaltung für Partner:innen und Kunden:innen; das BESTIVAL. Aufgrund der derzeit unabsehbaren geopolitischen Situation in Osteuropa, hoffen wir die Veranstaltung für die Branche weiterhin zu ermöglichen, werden die Umsetzung jedoch fortlaufenden von der Situation abhängig machen.

Wir wollen ein Treffen der gesamten MICE- & Tourismus-Branche (ca. 800 Gesamt-Teilnehmende, in Abhängigkeit der Pandemieentwicklung) schaffen. Die Teilnehmenden setzen sich aus den verschieden Anbietern des MICE- und Tourismusmarktes zusammen; ca. 300 MICE Kunden:innen (Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände), ca. 300 Travel Trade Kunden:innen (Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen), ca. 50 Media Vertreter:innen (Fach- und Tagespresse, Journalisten, Blogger, Influencer) sowie ca. 150 Berliner Anbieter:innen & Stakeholder (Hotels, Eventlocations, MICE Service Provider, Touristische Leistungsträger, Wissenschaft).

Durch die breite Mischung des Publikums, die Reduzierung auf das Wesentliche bei den Vorträgen und einem erlebnisreichen Rahmenprogramm bestehend aus Post Events, Poetry Slams und Musik, wollen wir der Veranstaltung einen erlebnisschaffenden Festivalcharakter geben. Gleichzeitig soll sie für unsere Partner eine Plattform darstellen, auf der sie durch initiierte und zufällige Kontakte zu potentiellen Kunden geschäftliche Chancen anbahnen können.

Die Kommunikation sowie Wort- und Bildsprache grenzen sich von "üblichen Business-Veranstaltungen" auffällig ab. Dabei sollen folgende Botschaften transportiert werden:

- Berlin ist wieder bereit für (Business) Reisende und Veranstaltungen

- Zusammenhalt der Branche "Wir für Berlin!" und "Berlin verbindet"

- Berlin ist der Standort für moderne Veranstaltungskonzepte und präsentiert sich mit kreativen und innovativen Formaten

| Ziele der Veranstaltung

Mit der Veranstaltung soll eine Aufbruchsstimmung für die Tourismus- und MICE-Branche kreiert werden. Darüber hinaus soll die Veranstaltung als Leuchtturmveranstaltung innerhalb der Stadt, in Deutschland und international wahrgenommen werden, die alle Akteure des Tourismus und der Veranstaltungswirtschaft zusammenführt und zu einem unverzichtbaren Teil des Berliner Veranstaltungskalenders werden lässt.

Um die Bedeutung der Veranstaltung für Berlin zu verstärken, richtet sich das Programm und die Gestaltung an ein breites Spektrum an Teilnehmenden:

- MICE:

o Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände

o Anbieter:innen der MICE-Branche in Berlin

- Travel Trade:

o Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen

- Media:

o Fach- und Tagespresse

o Journalisten, Blogger, Influencer

- Berliner Stakeholder:

o Hotels

o Eventlocations

o MICE Service Provider

o Touristische Leistungsträger

o Stadt- und Bezirkspolitik

o Wissenschaft

o Berliner Cluster

Zusätzlich soll die Veranstaltung eine Plattform sein für Berliner Leistungsträger des Tourismus und der MICE-Branchen, um Kunden zu treffen und Leads zu generieren und somit auch einen wirtschaftlichen Teil zum Aufschwung nach der Pandemie beitragen.

Als eine Vorreiterveranstaltung verpflichtet sich das BESTIVAL auch folgenden Zielen im Sinne der Nachhaltigkeit:

- Klimaneutrale Umsetzung der Veranstaltung

- CO2-Emissionen messen, stetig reduzieren und unvermeidbare kompensieren

- Best Practice für die nachhaltige Veranstaltungsplanung

- ökologisch, sozial und erfolgreich mit Hilfe der Sustainable Event Guideline Berlin, insbesondere der Sustainable Development Goals

- die Bekanntheit von Sustainable Meetings Berlin bei Kund:innen und Partner:innen steigern

| Konzept der Veranstaltung

Bei den Veranstaltungen sind unterschiedliche Eventformate Bestandteile der Gestaltung der Gesamtveranstaltung (Main Event, Post Events, touristisches Angebot). Der Veranstaltungszeitraum ist über zwei aufeinander folgende Tage, der 25. und 26. August 2022. Der Veranstaltungsort für den Hauptveranstaltungstag am 25. August ist eine Kombination aus mehreren Veranstaltungsorten, die zusammen das Festivalerlebnis erzeugen. Geplant sind derzeit die Verbindung des Kino International mit dem Café Moskau für die Tagesveranstaltung. Der Termin ist durch den Auftraggeber in den Locations bereits optioniert und muss nicht durch die Auftragnehmer abgefragt werden.

Der Ablauf der Veranstaltung gestaltet sich wie folgt:

Vortag Abend:

- Welcome Reception am Vortag des Hauptveranstaltungstages für bis zu 300 teilnehmende Gäste, die bereits früher anreisen

Hauptveranstaltungstag Vormittag:

- Eröffnung der Veranstaltung mit allen Teilnehmenden im Kino International

- Anschließend Bühnenprogramm auf themenspezifischen Bühnen (Hubs) im Café Moskau und ggf. Im Kino International (abhängig von Anmeldungen)

Hauptveranstaltungstag Nachmittag:

- Weiterführendes Programm in den Hubs

- Ergänzende parallel stattfindende zielgruppenspezifische Angebote, zum Beispiel:

o Workshops (max. a 30 Personen)

o Speeddating

o Interviewmöglichkeiten

Hauptveranstaltungstag ganztägig:

- Begleitender Marktplatz (Ausstellungsort für Ideen, Best Practices und Partner)

- Networking Bereich: Treffpunkt für über die B Matched App vereinbarte Gespräche

- Festival-Activities

Hauptveranstaltungstag Abend:

- Abendveranstaltung in lockerer Atmosphäre mit allen Teilnehmenden, inkl. Musik und Rahmenprogramm in der Arena Berlin (Badeschiff und Glashaus sind durch die Auftraggeber optioniert)

2. Veranstaltungstag ganztägig:

Am zweiten Veranstaltungstag hat jeder Teilnehmende der Veranstaltung die Möglichkeit individuell sein Programm zusammenzustellen. Über eine Online-Plattform haben alle Akteure aus Berlin die Möglichkeit, eine kleinere Veranstaltung im Sinne der Eigenpräsentation vorzustellen. Diese sollten für gewöhnlich nicht länger als eine Stunde dauern und die Eigenvorstellung mit einem Incentive für die Teilnehmenden verbinden und so zum Festivalcharakter beitragen. Die Teilnehmenden können je nach Interesse aus den Angeboten wählen. Die Gäste bewegen sich dabei individuell durch die Stadt. Wir bieten die Berlin WelcomeCard zur Nutzung des ÖPNVs an. Ergänzend dazu werden auch zielgruppenspezifische Touren, wie z.B. Hotel- und Location-Touren oder Touren zu den Themen Food, Nachhaltigkeit und Kultur angeboten. Die Anmeldung für diese Touren soll ebenfalls über die Online-Plattform möglich sein.

2. Veranstaltungstag Abend:

Am Abend wird das Konzept weiterverfolgt und als "Lange Nacht der Hotels" fortgesetzt. Die Teilnehmende haben dabei mit dem beim Einlass vergebenen Armband Zugang zu den Bars der teilnehmenden Hotels. Alle teilnehmenden Hotels und deren Angebot sind auf der Online-Plattform zu integrieren.

Alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit ihren Aufenthalt zu verlängern und individuell Termine bei interessanten Leistungsträgern zu vereinbaren. Dieses Angebot wird einzeln zwischen den Hotels/Leistungsträgern und Teilnehmenden vereinbart.