Changemanagement-System

Zur Unterstützung des Transformationsprozesses der Stiftung Schloss Friedenstein Gotha wurde durch den vorherigen Auftragnehmer gemeinsam mit dem Stiftungsvorstand und dem Betriebsrat ein verbindlicher betrieblicher Handlungsplan erarbeitet. Dieser Realisierungsfahrplan enthält Ziele, konkrete Maßnahmen und Prioritäten.

Nun sind auf Basis dieses Realisierungsfahrplanes nach den gängigen Methoden des Change-Managements inhaltliche Lösungskonzepte und konkrete Maßnahmen für die unterschiedlichen Aufgaben zu erarbeiten und deren Umsetzung durch ein professionelles Change-Management konsequent zu begleiten und zu moderieren.

Hierfür ist ein methodisches und inhaltliches Konzept vorzulegen, das die Handlungsfelder konkretisiert, die Vorgehensweise beschreibt wie diese zu bearbeiten sind, Verantwortlichkeiten bestimmt und Lösungen aufzeigt. Dem Konzept ist ein Zeitplan mit Meilensteinen hinzuzufügen.

Anschließend ist das Konzept durch ein professionelles Change-Management der Agentur konkret umzusetzen, der Prozesses abschließend zu evaluieren und zu dokumentieren.

Begleitung, Moderation und Supervision sind durch die Agentur für folgende Bereiche zu erbringen (prioritär I., nachgeordnet II.):

I.

Management

- Erstellen eines Umsetzungskonzeptes, das Visionen, Ziele, Strategien und Kennzahlen enthält.

- Aufbau eines strukturierten Projektmanagements (inkl. referatsübergreifender Projektsteuerung): Ziele, Maßnahmen, Kommunikation, Schnittstellen, Transparenz etc., ggf. softwaregestützt

- Identifikation der IT-Infrastruktur für effizientes (mobiles) Arbeiten auf Grundlage des vorhandenen IT-Konzeptes (in Umsetzung)

Aufbauorganisation

- Optimierung der Organisationsstruktur (Definition von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten)

Ablauforganisation

- Optimierung aller Prozesse (Definition von Prozessstandards)

Informations- und Kommunikationskonzept

- Erstellen von Regeln für die Kommunikation innerhalb von Projekten und Abteilungen

- Kommunikationsregeln für die Leitungsebene

Unternehmenskultur und Mindset (Arbeitsklima)

- Wandlung des Identitätsverständnisses ("Wir als Stiftung", statt "Wir als Abteilung/Team/Projekt") / Umsetzung eines Leitbildes

- Werte & Verhaltensnormen (Respekt & Wertschätzung, Fairness, Verbindlichkeit, Ehrlichkeit, Eigen(-)Verantwortung, Vertrauen, Achtsamkeit, Zusammenhalt etc.)

- Mindset (Veränderungen als Chance sehen, Fehlerkultur etablieren, lösungsorientiertes Arbeiten fördern, interdisziplinäre Zusammenarbeit stärken, Kommunikation mit und nicht übereinander)

II.

Management

- Moderne Verwaltungsarbeit (Personal-, Projektverwaltung, Drittmittelmanagement, Arbeitsvertragsmanagement etc.)

- Betriebsvereinbarung zu ausgewählten Themen

- Compliance-Regeln

Aufbauorganisation

- Zuordnung der Projektaufgaben zwischen den einzelnen Abteilungen

- Stellenbeschreibungen (Rollen- und Funktionszuordnungen, Aufgabenbeschreibungen)

Ablauforganisation

- Arbeitsabläufe bei abteilungsübergreifenden Projekten/Aktivitäten (Koordinierung und Absprache)

- Integration der Drittmittelprojekte, Zusammenarbeit bei Projektaufgaben und Kernaufgaben, um Synergien zu schaffen.

Informations- und Kommunikationskonzept

- Definition von Informationsbedarfen und Informationskanäle (stiftungsübergreifend)

- Raum für informellen, übergreifenden Austausch

Personal

- Optimierung der Rahmenbedingungen (Prozessstandard für die Einarbeitung neuer Beschäftigter, Gehaltsstruktur, Familienfreundliches und mobiles Arbeiten, Arbeitszeitregelungen)

- Personalplanung- und Entwicklung (Besetzung offener Stellen, Definition von Fach- und Führungskarrieren)

- Kompetenzentwicklung (Qualifizierungsbedarfe, Aus- und Weiterbildungsangebote)

- Anreizsysteme (Feedbackkultur, Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen)

- Wissensmanagement

Führung (Vorstand und Direktionen/Abteilungsleiter)

- Leitlinien für vertrauensvolle Zusammenarbeit auf der Führungsebene (Schaffung von Teamfähigkeit)

- Führungsverständnis und -verantwortung (Führungskomp