CPV-Code / Auftragsgegenstand

79990000-0
Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Ort der Ausführung

Schöneberger Str. 15, 10963 Berlin

Art und Umfang der Leistung

Es finden jährlich mehrere Veranstaltungen für die Partner:innen und weitere Kunden von visitBerlin statt.

Bei den Veranstaltungen handelt es sich um unterschiedliche Eventformate (Netzwerkveranstaltung, Konferenz, Seminar, Infoveranstaltung etc.) mit regionalen/nationalen und internationalen touristischen Akteuren (touristische Leistungsträger, Kulturpartner, Partnerhotels, Bezirkspartner, MICE, Politik & Wirtschaft etc.), die für den Austausch und der Wissensvermittlung zu tourismusrelevanten Themen zusammentreffen. Für die verschiedenen Eventformate und deren Ausrichtung bzw. Ausgestaltung sucht die Auftraggeberin Dienstleister*innen mit folgendem Anforderungsprofil:

Der Auftragnehmer soll die Auftraggeberin in der konzeptionellen Ausgestaltung der Veranstaltung beraten insbesondere in Hinblick auf die technische Umsetzung im Bereich des Teilnehmendenmanagements.

Je nach Charakter der verschiedenen Veranstaltungen ist die Umsetzung des Events entsprechend anzupassen.

Die von der beauftragten Agentur angebotene Eventplattform muss eine Teilnahmeregistrierungs- und ggf. Eventdurchführung auf einer Webseite ermöglichen. Die Plattform soll auf einer Subdomain von der Auftraggeberin in deren Corporate Identity aufgesetzt werden. Weiterhin soll zudem ein

E-Mail-Versand von dieser Domain möglich sein zur Kommunikation im Rahmen des Teilnahmemanagements. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich DSGVO-konform auf Servern in Deutschland bzw. Europa statt.

Neben den Möglichkeiten über die Software einen kompletten Registrierungs-, Ticketing- und Check In-Prozess abzubilden, muss das Tool die Möglichkeit bieten, eine individuell gestaltbare Webseite aufzusetzen, die zur Durchführung einer Veranstaltung geeignet und grafisch und inhaltlich ausbaufähig ist. Die technischen Anforderungen an die Eventplattform sind je nach Eventformat individuell anzupassen.

Alle für die Nutzung der Veranstaltungsplattform, einschließlich Mailing-Tool sowie hierfür eingesetzter Softwareprodukte von der Auftraggeberin benötigten Lizenzen, werden vom Auftragnehmer oder Auftragnehmerin gestellt.

Die Bearbeitung sämtlicher technischer und operativer Prozesse erfolgt durch die beauftragte Agentur mit auf die Softwareprogrammierung und Individualisierung für den Kunden visitBerlin spezialisierten Mitarbeiter*innen.

Zentrale Funktionalitäten der Veranstaltungsplattform / des Teilnehmendenmanagement-Tools bzw. Punkte, die berücksichtigt werden müssen:

Allgemein:

- (Live) Übersicht aller User und Userinnen anzeigen mit persönlicher Identifizierung (Name, Firma, Kontaktdaten)

- Registrierung (Komplexe Anmeldemechanismen)

- Event-Landingpage im Corporate Desgin

- Sprachversionen: Deutsch & Englisch

- Mehrere Gäste bzw. Zielgruppen

- DSGVO-konformes Datenmanagement-System

- Optional: Schnittstelle / Kompatibilität mit CRM-Systemen (z.B. Microsoft CRM und ggf. Ungerboeck)

- Uneingeschränkte Downloadmöglichkeit für Dateien

- Upload von Daten (bspw. Film, Powerpoint-, pdf-Präsentationen und Bilder) durch User*innen (mit vorgeschalteter Qualitätskontrolle durch den Auftragnehmer oder Auftragnehmerin)

- Unbedingt browserbasierte Einbindung des Tools ohne vorherigen Download/Installation für die Teilnehmer*innen

Personalisierte E-Mails versenden

- Einladungen, Reminder und Bestätigungen und ggf. weitere E-Mail-Kampagnen, Versand von (personalisierten) QR-Codes für Live-Events, Follow Up-E-Mails

- Splitting von Zielgruppen

Check-in inkl. Technik

- QR oder Barcodes, Scanner sowie Namensschild-Drucker

- Verwaltung von Kontingenten (max. Teilnehmendenanzahl)

- Anwendung individueller Kriterien bei der Anmeldung und/oder Vor-Ort-Registrierung, die nicht nur zum Festhalten von Daten / Infos genutzt werden können, sondern auch Implikationen auf Ticket-Art oder Preis haben (etwa. Mitgliedschaften, spezieller Rabatt-Code, Einladungscode für geladene Gäste etc.)

- Self-Print & Self-Check-in*

*Erläuterung: DIY Lösungen Onsite

- kann eine auf üblichen OS von Mobiltelefonen zu installierende Scansoftware für die Akkreditierung genutzt werden, so dass nicht bei jedem Event eine Betreuung durch die Agentur vonnöten ist

- wird auch ein sehr rudimentäres System zum Badgedruck abgefragt, das auf eigenen Geräten oder lediglich postalisch zugesandten Geräten eingesetzt wird, ohne dass personelle Betreuung durch die Agentur nötig ist

Bezahlfunktion

- Integration von digitalen Zahlungsfunktionen (z.B. Schnittstelle Adyen oder ähnliche Systeme inkl. Fakturierung / Rechnungslegung etc.)

Individuelle Gestaltungsmöglichkeit der Event-Landingpage

- Header, Text- und Bildbausteine, Agenda und/oder Programmübersicht, Übersicht Speaker:innen, Darstellung von Locations, Einbindung von Map und Anfahrt, ggf. Einbindung von Video(s) oder Galerien, Einladungen, Reminder und Bestätigungen und ggf. weitere E-Mail-Kampagnen, Versand von (personalisierten) QR-Codes für Live-Events

Follow Up

- Erstellung von Umfragen/Feedback-Fragebögen

- Auswertung der Teilnehmendendaten

- ggf. Online-Bildergalerie und Präsentationen online zur Verfügung stellen

- Zentrale & DSGVO-konforme Speicherung von relevanten Teilnehmerdaten

Eckdaten für die Veranstaltungen:

Veranstaltungen 2023: mind. 2 größere Eventformate mit jeweils ca. 300-500 Pax und

ca. 6 kleinere Eventformate mit jeweils 20-50 Pax

Anzahl Teilnehmer*innen: Individuell je nach Eventformat (mind. 20; max. 500 Pax)

Technische Ausstattung: siehe Anforderungsprofil Teil B: Auftragsgegenstand

weitere Gegebenheiten: Barrierefreiheit

- Umsetzung des BIKTG - des Gesetzes für barrierefreie Informations- und Kommunikationstechnologie Berlins - basierend auf der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV)

Die Auftraggeberin schätzt, dass während der Vertragslaufzeit ca. 10 Veranstaltungen durchgeführt werden. Sie behält sich aber vor, bei Bedarf zusätzliche 10 Veranstaltungen, insgesamt daher maximal 20 Veranstaltungen abzurufen.

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Ausschreibung nicht länger verfügbar

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