CPV-Code / Auftragsgegenstand

48931000-3
Schulungssoftwarepaket

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Stiftung Lesen

Ort der Ausführung

Römerwall 40, 55131 Mainz

Art und Umfang der Leistung

Auftragsgegenstand und Beschreibung der Leistungen

1. Auftragsgegenstand

Für die Etablierung einer E-Learning Plattform über ein LMS (Learning Management System) benötigt die Stiftung Lesen eine Software, in der sich eine bislang unbestimmte Menge an Teilnehmenden (im Folgenden TN) registrieren kann. Aktuell plant die Auftraggeberin (im Folgenden AG) im ersten Jahr 1.000 - 3.000 registrierte TN. Anhand aktueller Prognosen geht sie im zweiten Jahr von 3.000 - 4.000 registrierte TN aus. Außerdem stellt die AG spezifische Anforderungen an das zu programmierende System (siehe Punkt 4 "Beschreibung der Leistungen"). Ab Mitte Mai 2024 soll die E-Learning Plattform genutzt werden können, um erste Inhalte in die E-Learning-Kurse zu integrieren. Zur Unterstützung bei der Planung und für die Umsetzung dieses Vorhabens wird ein erfahrener Partner benötigt.

Der Auftragsgegenstand umfasst:

- Bereitstellung, Einrichtung, Programmierung und Konfiguration einer E-Learning-Plattform mithilfe einer Open-Source-Software ("moodle" oder vergleichbar), welche ein freies Kursmanagementsystem ist und die Möglichkeit bietet, kooperative Lehr- und Lernmethoden zu nutzen (inklusive Open-Source-Plugin ("H5P" oder vergleichbar) zum Erstellen von interaktiven (Lern-)Inhalten für das Web)

- Fortlaufendes Hosting und Support inkl. regelmäßiger Software-, Sicherheits-, Versionsupdates, Upgrades und regelmäßige Sicherstellung der benötigten Funktionen.

Die Hauptzielgruppen des Weiterbildungsangebotes sind neben pädagogischen Fachkräften auch freiwillig Engagierte.

2. Beschreibung der Leistungen

Folgende Leistungen muss die Software des Auftragnehmers enthalten:

a) Open-Source-Lernplattform

- Die Lernplattform soll auf Open-Source-Basis erstellt und betrieben werden

b) Administration und Sicherheitsanforderungen

- Nutzerprofile: Das System soll zwischen Administrator*innen (volle Rechte zur Systemverwaltung) und Kurs-Teilnehmenden unterscheiden. Diesen Personengruppen sollen verschiedene Profile zugeordnet werden können. Wir gehen zurzeit von 3 Administrator*innen aus, weitere Administrator*innen sollen flexibel hinzufügbar sein.

- Datenschutz: Der Auftragnehmer und ggf. unterbeauftragte Firmen müssen den Anforderungen der DSGVO gerecht werden und über Server in Deutschland verfügen. Da das System personenbezogene Daten enthält, sind ausreichende Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um diese vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Der Auftragnehmer ist für eine regelmäßige Datensicherung, Fehlerprotokollierung und Fehlerbehandlung verantwortlich

- Patch-Management: Der Auftragnehmer muss die Software aktuell halten.

- Technischer Support: Bereitstellung von technischen Support für Mitarbeitende der Stiftung Lesen (z.B. über regelmäßige Support-Stunden oder Ticketsystem). Der Support sollte Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr zur Verfügung stehen und innerhalb von 24 Stunden reagieren.

c) Umsetzung und Betrieb

- Kapazitäten: Es sind ausreichend Kapazitäten beim Auftragnehmer vorhanden, sodass eine Umsetzung aller geplanten Angebote im 1. Halbjahr 2024 geschehen kann

- Speicherplatz: Es ist ausreichend Speicherplatz auf den Servern des Auftragnehmers vorhanden, um ein schnelles und problemloses Hochladen und Abspielen aller Inhalte zu ermöglichen

- Stabilität: Das System soll stabil (auch bei hohem Zugriff von Teilnehmenden) laufen, eine hohe Verfügbarkeit des Systems (< 95%) wird erwartet

d) Design

- Integration in Website der AG: Das System kann in die Website der Stiftung Lesen integriert werden (alternativ: Verlinkung einer eigenen Domain auf der Website der Stiftung Lesen)

- Corporate-Design-Anpassung: Das System muss vom Auftragnehmer in das Corporate Design der Stiftung angepasst werden, diese ist zur Information bei den Vergabeunterlagen enthalten.

- Abbildung Branding: Die Abbildung der Kooperationspartner*innen mit Branding ist möglich

- Konfiguration Startseite: Die Startseite des Lernportals ist mit Auswahl-Buttons für mehrere Zielgruppen (für das Jahr 2024 zwei Zielgruppen: Freiwillig Engagierte und Kita-Fachkräfte, perspektivisch dann mehr Zielgruppen) eingerichtet

- Bildliche Skizze: Das Konzept beinhaltet eine bildliche Skizze der Startseite und einer Kursinhaltsseite

e) Funktionen und Bedienung des Learning-Management-Systems (LMS)

- Grundsätzliche Funktionen: Folgende Funktionen müssen beinhaltet sein: Kursverwaltung, Teilnehmendenverwaltung, Suchfunktion (Kurse und Kursinhalte), Umfrage- oder Feedbackfunktionalität zur Bewertung von Kursen, Kontaktformular zur Kontaktaufnahme mit Ansprechpersonen der Stiftung Lesen

- Modulstruktur: Es sind mehrere, als Kurs strukturierbare Module (mind. 10) integrierbar, die in verschiedene Lektionen/Lerneinheiten unterteilt werden können

- Zugriff: Der kostenfreie Zugriff soll den Lernkurs-Teilnehmenden über individuelle Nutzer*innen-Accounts möglich sein, ohne jegliche kostenpflichtige Varianten

- Menüführung: Über die Menüführung und die Startseite mit Zielgruppen-Buttons soll die Möglichkeit bestehen, verschiedene Inhalte anzusteuern, z.B. Kurse, Zertifikate, Profil, etc.

- Freischaltung Inhalte: Die Administrator*innen müssen die Möglichkeit haben, neue Inhalte für Teilnehmende vorerst unsichtbar im System anzulegen und zu testen. Erst nach einer aktiven Freischaltung durch die Adminstrator*innen sollen die Inhalte sichtbar werden.

- Nutzungsanalyse: Das LMS soll über datenschutzkonforme Möglichkeiten zur Nutzungsanalyse und Statistik verfügen, um die Aktivitäten der Teilnehmenden auf der Plattform nachzuverfolgen und Statistiken zu erzeugen, sowie Abruf- und Klickzahlen (z.B. Kursteilnahmen) zu überprüfen. Diese sollen fortlaufend reported und ausgewertet werden.

- Reporting: Das System muss eine Reporting-Funktion aufweisen, die mindestens die absolvierten, die zu absolvierenden Module und den Lernstand je Teilnehmen-de*r anzeigt. Die Administratoren sollen die Möglichkeit haben, eigene Reports anzulegen.

- Verschiedene Inhaltstypen: Die Implementierung von folgenden interaktiven Lerninhalte in die Kurse muss möglich sein:

o Videodateien

o Audiodateien

o Arbeitsblätter (z.T. beschreibbar)

o Einbettung von Texten

o Einbettung von Multiple-Choice-Aufgaben, Testaufgaben und -fragen

o Dokumente, die zum Download bereitstehen (beschreibbare PDF)

o Gamification-Elemente, vor allem Virtual Tours, Zuordnungsspiele, Schaubilder

o Glossar

o FAQ

- Lernzwischenstand: Der Lernzwischenstand der User*innen soll zwischengespeichert werden und jeder Kurs an beliebiger Stelle unterbrochen und fortgesetzt werden können

- Kompatibilität mit verschiedenen Formaten: Das Learning-Management-System sowie Plug-In müssen die Möglichkeit aufweisen, fremdproduzierte E-Trainings in verschiedenen Formaten (z. B. gängige Audio- und Video-Formate, SCORM) von den Mitarbeitenden der Stiftung Lesen eigenverantwortlich einzuspielen sowie zu exportieren und unternehmensinterne Dokumente einzustellen

- Teilnahmelisten: Das System erstellt automatisch generierte Teilnahmelisten auf Basis der Anmeldungen

- Anzahl Teilnehmende: die Anzahl der Teilnehmenden ist nicht limitiert

- Intuitive Bedienung: Das System ermöglicht eine intuitive Bedienung für alle Alters- und Kompetenzstufen ab dem Erwachsenenalter und ist barrierearm

- Anpassung Lerninhalte: Die Lerninhalte können von Mitarbeitenden der Stiftung Lesen (Administrator*innen) selbstständig erstellt bzw. geändert werden

- Registrierung: Teilnehmende können mit Registrierung auf Qualifizierungsangebote zugreifen. Teilnehmende können ohne Registrierung mit Gastzugriff auf einzelne Kurse zugreifen

- Zertifikate: Kurse können von Teilnehmenden mit einem personalisierten, automatisierten Zertifikat abgeschlossen werden. Das automatisierte Zertifikat kann dem gewünschten Design der Stiftung Lesen angepasst werden. Die Darstellung der Teilnahmezertifikate muss im PDF-Format ermöglicht werden, diese PDFs können von den Teilnehmenden heruntergeladen werden. Bei einer zertifizierten Teilnahme können Inhalte wie Videos nicht übersprungen werden

- Mediathek: Lerninhalte wie Videos oder Podcasts können auch außerhalb der Kursstruktur angewählt werden (separat anwählbare "Mediathek")

- Live-Webinare: Einbindung des Hostings von Live-Webinaren in die Plattform

- Skalierbarkeit: Das LMS ist grundsätzlich zukunftsoffen zu halten, d.h. bei Bedarf erweiter- und skalierbar

f) Zeitplan

- Der Zeitplan beinhaltet Termine zu: Konzeption, Präsentation des Designentwurfs, Weiterbildung, zwei Termine zum Teilen des Arbeitsfortschritts in der Einrichtung, Testphase zur Einbindung der Plattform auf der Website der AG sowie Fertigstellung der Einrichtung

- Ab 15. Mai 2024 muss das Lernmanagement-System von den Mitarbeitenden der AG mit Inhalten und Kursen befüllbar sein.

- Ab 30. Juni muss die Lernplattform mit allen Inhalten für Teilnehmende verfügbar sein.

g) Zusätzliche Leistungen und Anforderungen, die im Preis inklusive sein müssen:

- Sprache: Die Projekt- und Systemsprache ist Deutsch

- Schulungen: Systemschulung und Einführung in das LMS sowie das Plug-In (inkl. Erläuterung Kurserstellung) für mind. 5 Mitarbeitende der Stiftung Lesen vor Ort, die Systemschulung soll außerdem aufgezeichnet werden und allen Mitarbeiten-den der Stiftung Lesen zur Verfügung stehen. Zudem muss eine Schulung der Mit-arbeitenden der Stiftung Lesen zur Leistung des technischen Supports für Teil-nehmende angeboten werden. Die Schulungen müssen kompakt und zeitlich an-gemessen sein (max. 1 - 2 Werktage). Die Schulungen müssen innerhalb von maximal 4 Wochen nach Freischaltung des Systems erfolgen. Alle entstehenden Kos-ten (inkl. evtl. entstehender Nebenkosten wie Reise- oder Übernachtungskosten) für die Schulung müssen bereits im Angebotspreis enthalten sein.

- Handbuch: Handbuch im PDF-Format und deutscher Sprache zum System

h) Optionale Leistungen

Folgende Leistungen sind optional für die Erstellung der Software und als solche preislich separat und einzeln auszuweisen:

- Das E-Learning-System ist perspektivisch auch in eine App implementierbar oder umwandelbar (separate Kostenkalkulation)

- Angebot eines zusätzlichen Autorentools, vergleichbar "Articulate Rise"

- Bereitstellung von technischem Support für Teilnehmende mit separater Kostenkalkulation

- Der Anbieter bietet die Möglichkeit, mediendidaktische Beratung wahrzunehmen (separate Kostenangabe)

- Das System kann E-Learning-Kurse zu branchenspezifischen Themen (Leseförderung, Mehrsprachigkeit u.a.) und branchenunabhängigen Themen (Datenschutz, Brandschutz u.a.) gleichzeitig darstellen

- Das System kann E-Learning-Kurse extern verfügbar, aber auch nur organisations-intern verfügbar machen

- Das System kann perspektivisch mit einer Funktion zum Verkauf von Kursen er-weitert werden (separate Kostenangabe)

Auf Basis der beschriebenen Anforderungen erwarten wir von dem Auftragnehmer proaktive Beratung und Empfehlungen bzgl. notwendiger sowie weiterer sinnvoller Funktionen, aber auch zur Abwahl von Plug-Ins im Sinne der Bedienungsfreundlichkeit und des Datenschutzes.

Es ist möglich, dass der Vertrag während der Laufzeit unwesentlich geändert oder nach Ende der Laufzeit verändert wird, ohne dass ein neues Vergabeverfahren durchgeführt wird.

3. Generelle Regelungen

Für eine erfolgreiche Abwicklung des Projekts stellt der AN der Stiftung Lesen über die gesamte Projektdauer einen Ansprechpartner. Der AN stellt sicher, dass für Abstimmung und Rückfragen der Ansprechpartner bzw. deren Stellvertreter an Werktagen in den Zeiträumen Montag bis Freitag jeweils von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr für die AG erreichbar sind.

Bei Beauftragung erhält der AN eine Datenschutzerklärung (s. Anlage "230 03 - Mustervertrag_zur_Auftragsverarbeitung.docx") der AG, die gegengezeichnet an die AG zurückzusenden ist. Diese wird damit Bestandteil des Vertrages.

In begründeten Ausnahmefällen behält sich die Stiftung Lesen vor, die Ausschreibung aufzuheben, insbesondere wenn kein Angebot eingegangen ist, das den Ausschreibungsunterlagen entspricht, sich die Grundlagen der Ausschreibung wesentlich verändert haben, die Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis erbrachte oder wenn andere schwerwiegende Gründe vorlagen.

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