Konzeption, Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus anlässlich des World Travel Market (WTM), London 2022

Für den touristischen Messeauftritt der Hauptstadt Berlin auf der WTM London 2022 schreibt visitBerlin folgende Leistungen aus:

Die Konzeption, Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus der Hauptstadt Berlin anlässlich des World Travel Markets, London 2022. Es handelt sich um einen einmaligen Auftrag.

World Travel Market (WTM) London 2022

Der World Travel Market in London findet vom 7. bis 9. November statt. Im Fokus der internationalen Reisemesse steht der Austausch zwischen Fachleuten des In- und Outboundtourismus. Mehr als 50.000 Reisefachleute nehmen teil, um Kontakte zu knüpfen und sich darüber zu informieren, wie führende Unternehmen ihr Geschäft umgestaltet haben, und um Einblicke in trendige Reiseziele und Produkte zu erhalten.

Die B2B-Veranstaltung bietet Tourismusunternehmen aus der ganzen Welt die Möglichkeit, ihre Marke zu präsentieren und auf der Messe zusammen mit den größten Namen in der Beherbergungs- und Gastronomiebranche, bekannten Reisezielen und Attraktionen, innovativen Anbietern von Reisetechnologie und Fluggesellschaften auszustellen. Weitere Informationen unter https://www.wtm.com/london/en-gb.html

3. Anforderungen an einen Gemeinschaftsstand Berlins auf dem WTM 2022

Auf dem WTM 2022 soll Auftritt von visitBerlin, gemeinsam mit 5-7 weiteren touristischen Leistungsträgern/Partnern realisiert werden. Die Gesamtatmosphäre des Standes soll die Hauptstadtregion optimal repräsentieren, es sind keine Aktions- oder Themenflächen vorgesehen.

Die Standfläche des Gemeinschaftsstandes beträgt 62,25 m². Funktionelle und möglicherweise gemeinsam genutzte Bereiche wie Garderobe, Schließfächer, Catering (weitere Details im Folgenden) sind in diese Fläche zu integrieren. Ziel ist eine möglich effiziente Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums.

Vorgesehen ist ein Kopfstand entlang einem der Hauptlaufwege. Der genaue Grundriss und die Hallenaufplanung (Stand 8.7.2022) sind der Anlage 1 und 2 zu entnehmen. Das vorzuschlagende Standkonzept ist auf Basis einer 4,5 x 14,5 m Kopfstandfläche zu erstellen.

Das Standkonzept soll sich durch eine übergreifende Darstellung Berlins auszeichnen, mit Kennzeichnung der einzelnen beteiligten Unteraussteller visitBerlins.

Der Schwerpunkt der Nutzung des Standes liegt auf den Fachgesprächen, d.h. der Fokus soll auf einer Besprechungsfläche für Aussteller, Mitaussteller und Fachbesucher liegen. Die Lounge beinhaltet Brandingflächen für die Säule Themen- & Zielgruppenmarketing des visitBerlin Partnerhotel e.V. (Unteraussteller). Hier sollen die Marketingthemen der Hotelmarketinggruppe Darstellung finden (pink pillow Hotels, Familien, Fahrrad, Barrierefreiheit, Be Local). Es sollten Besprechungsmöglichkeiten für mind. 12 Personen vorhanden sein. Die weiteren Mitaussteller nutzen den Besprechungsbereich mit oder haben eigene Gesprächsnischen. Es bedarf keiner festen Tische, sondern vielmehr um variabel nutzbare Sitzmodule oder Stehflächen für je zwei bis maximal 4 Gesprächspartner.

Für die Fläche visitBerlins sind Möglichkeiten der Partnerintegration (z.B. Attraktionen, Hotels, kulturelle Einrichtungen) anzubieten. Diese potenziellen Partner sind zur Mitnutzung der Besprechungsmöglichkeiten (Hotellounge) berechtigt oder haben (je nach Konzeptvorschlag des Bieters) separate Besprechungsflächen, Meeting Points oder andere Darstellungsformate und sollten für den Besucher als Unteraussteller identifizierbar sein. Sie sollen jedoch in der visuellen Darstellung den Auftritt visitBerlins nicht überblenden. Das klassische Counterformat mit Besprechungstisch ist nicht zwingend notwendig und kann gerne freier/flexibler konzipiert werden.

Im Sinne der Nachhaltigkeit setzt der WTM London auf digitalen Austausch von Kontakt- und Produktinformationen. Details hierzu in Anlage 3, Smart Event - One Pager - WTM. Über "Smart Reader" können sich die Besucher Ausstellerinformationen digital mit ihrem Badge sammeln. Die Smart Reader müssen für die Besucher gut zugänglich und prominent sichtbar in das Standdesign für visitBerlin als Hauptaussteller und für jeden einzelnen Mitaussteller integriert werden.

Die Auftraggeberin strebt an, zusätzlich zu den Mitausstellern weiteren Berliner Leistungsträgern (3-5) eine Darstellungsmöglichkeit am Stand zu geben. Z.B. mittels Monitorfläche oder anderer flexibel bespielbarer Darstellungsflächen/ - optionen.

Die Darstellung und Positionierung der Mitaussteller am Gemeinschaftsstand sollte möglichst gleichberechtigt erfolgen. Der Stand selbst ist barrierefrei zugänglich, darüber hinaus sind die operativen Vorgaben des WTM zu beachten.

Für den Empfang der Kunden/Gäste von visitBerlin ist ein Empfangs- bzw Eingangsbereich vorzusehen. Von visitBerlin sind über den gesamten Messezeitraum zwei bis drei Mitarbeiter zur Kundenbetreuung und für eigene Termine vor Ort.

Für die Bewirtung der Aussteller und Fachbesucher ist die Einrichtung eines funktionalen Cateringbereichs für Getränke (Kaffee, Tee, Kaltgetränke) und ggf. kleine kalte Speisen vorzusehen. Weiterhin ist eine abschließbare Garderobe inkl. Schließfächer für das Standpersonal (visitBerlin und Mitaussteller, 8 Personen) und Lagermöglichkeit für Material zu planen.

Weitere Aktionsflächen o.ä. sind nicht geplant.

Für die Anordnung und Funktionalität des Empfangs, der Besprechungsmöglichkeiten, funktionalen Bereiche und Wege sind die vorgegebenen Hygienemaßnahmen zu berücksichtigen. Auf Grund der unvorhersehbaren pandemischen Lage soll das Standkonzept diesbezüglich eine größtmögliche Flexibilität erlauben.

Bei der Gestaltung sind die Publizitätsvorschriften der Europäischen Union zu beachten. Die detaillierte Vorschrift ist der Anlage 3 zu entnehmen. Die Anlage 4 beinhaltet die in das Standdesign zu integrierende Logoleiste.

Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten, neben der Konzeption, Gestaltung, Grafikerstellung und mietweisen Gestellung der Messeeinrichtung sowie der Durchführung des Standbaus, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss und den technischen Support während der Messe. Die Standelemente werden nur mietweise für den Messeauftritt zum WTM London 2022 zur Verfügung gestellt. Die Richtlinien der Messe sind einzuhalten.

Bei der Konzeption und Realisierung des Messestandes ist auf eine umweltverträgliche und ressourcenschonende Umsetzung zu achten.

Die Buchung der Standfläche bei der Messe Berlin erfolgt durch visitBerlin. Weiter werden auch die Kosten der für den eigentlichen Messebetrieb notwendigen Leistungen und Services von visitBerlin getragen (z.B. Reinigung und Müllentsorgung während der Messelaufzeit). Die technischen Installationen (Strom, Wasser, Telefon, Internet) sowie Genehmigungen, Anmeldungen etc., die den Standbau betreffen werden dabei vom Auftragnehmer mit dem Messeveranstalter oder zuständige Subunternehmen abgestimmt.

Die Standbauvorgaben des Messeveranstalters können hier eingesehen werden: https://www.wtm.com/london/en-gb/exhibitor-manual/your-stand/Stand_Build_Regulations.html

Etwaige notwendige Formulare und zu berücksichtigende Deadlines finden Sie hier: https://www.wtm.com/london/en-gb/exhibitor-manual/operations/operations-documents-order-forms.html

Informationen zu Aufbauzeiten: https://www.wtm.com/london/en-gb/exhibitor-manual/event-info.html#Event-Info_Timetable

visitBerlin bekommt vom Auftragnehmer einen zentralen Ansprechpartner für den gesamten Projektverlauf genannt.

4. Angebotsabgabe

Das Angebot muss bis zum 09.08.2022, 12:00 Uhr elektronisch über http://www.dtvp.de/Center/, eingehen.

Es sind die Bewerbungsbedingungen zu beachten. Dort finden sich weitere Hinweise an die Angebotsabgabe.

Interessierte Unternehmen werden aufgefordert, auf der Grundlage der Vergabeunterlagen ein verbindliches und zuschlagsfähiges Angebot zu erarbeiten und dieses form-, fristgerecht und verschlüsselt auf dem dafür vorgesehenen Weg einzureichen. Eine Einreichung des Angebots auf dem auf anderem elektronischen Weg als über die Plattform https://www.dtvp.de, insbesondere per unverschlüsselter E-Mail oder per Telefax ist unzulässig. Dasselbe gilt für eine Angebotsabgabe über die Nachrichtenfunktion der Plattform https://www.dtvp.de ("Kommunikation"). Ein Verstoß hiergegen führt zum Ausschluss des Angebots. Etwaige Ergänzungen, Änderungen oder Berichtigungen im Angebot sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich und müssen in elektronischer Form über die Plattform https://www.dtvp.de eingereicht werden. Angebote können auf diesem Weg auch bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgenommen werden.

Die Auftraggeberin behält sich vor, unvollständige, nicht wie gefordert abgegebene bzw. fehlende Nachweise, Erklärungen oder sonstige Angaben der:s Bieter:in mit einer Frist von wenigen Kalendertagen nachzufordern. Ein Anspruch auf eine derartige Handhabung besteht nicht, insbesondere können aus Gründen der Gleichbehandlung unvollständige Angebote ohne Nachforderung vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Ausgeschlossen werden auch solche Angebote, die einem Nachforderungsverlangen nicht frist- oder ordnungsgemäß nachkommen.

Die Verwendung der von der Auftraggeberin vorgegebenen Vordrucke ist zwingend, soweit sich aus den Vergabeunterlagen nichts anderes ergibt. Änderungen an diesen Vordrucken sind unzulässig und können zum Ausschluss des Angebots führen, soweit nicht in den Vergabeunterlagen Änderungen ausdrücklich vorgesehen sind.

Das Angebot ist in deutscher Sprache zu verfassen. Aller Schriftverkehr ist in deutscher Sprache zuführen.

Für die Erstellung des Angebotes sowie alle damit in Zusammenhang entstehenden Kosten wird keine Vergütung oder Aufwendungsersatz gewährt.