Koordination Empfänge

Der Leistungsumfang umfasst die Gesamtverantwortung für die Konzeption, Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von mehreren Veranstaltungen. Bei der Mehrzahl der Veranstaltungen handelt es sich um Empfänge/Partys mit 500 bis zu 2.500 Personen, sowie zwei Dinner mit 40 bzw. 350 Personen. Die Veranstaltungen, können sich naturgemäß von Jahr zu Jahr auch verändern und können entsprechend angepasst werden.

Direkter Ansprechpartner für die Ausführung der Leistung "Koordination Empfänge IFB" ist seitens der IFB die Abteilung Event Management. Der Aufgabenbereich umfasst die Produktion von mehreren Veranstaltungen (Empfänge und Dinner) während des Festivals.

Die im Folgenden aufgeführten Leistungen sind im Zusammenhang mit der Umsetzung und Durchführung dieser Veranstaltungen anzubieten:

- Idee-Entwicklung & Veranstaltungskonzeption

- Location-Suche und -Koordination

- Produktionsleitung und Abendregie der Veranstaltungen inkl. Auf- und Abbau

- Erstellung von Ablauf- und Regieplänen für die Veranstaltungen

- Übernahme, Koordination und Rückgabe diverser Locations sowie Abstimmungen mit den Betreibern, insbesondere der Hauptveranstaltungsort der Eröffnung

- Personaldisposition Auf- und Abbau, Service, Security, etc.

- Budgetkontrolle

- Raumplanung inkl. technische Planung (Soft- und Hardware sowie fachkundige Mitarbeiter*innen zur Erstellung von CAD-Plänen und 3D Plänen/Renderings müssen beim Auftragnehmer vorhanden sein)

- Vorbereitung, Erstellung, Koordination und Betreuung von Bauanträgen zusammen mit der Technischen Organisation der Berlinale sowie Abstimmung zu Umbauten

- Detailabsprachen zur Nutzung von beweglichen Gütern

- Ermittlung und Betreuung der beteiligten Gewerke wie Catering, Getränkelieferanten, Technikpartner, Dekoration wie Möbel- und Blumenausstattung, Reinigung, Musiker*innen, DJ- oder Live-Sets, etc. nach den Richtlinien der Verdingungsordnung für Leistungen (UVgO) inkl. Durchführung der notwendigen Ausschreibungen und inkl. Vergabedokumentation

- Erstellung grafischer Vorlagen und Weiterentwicklung

- Konzeption und Herstellung der Getränke- und Menükarten

- Betreuung der Getränke-Sponsoren in Zusammenarbeit mit der Abteilung Sponsorship und dem/der Koordinator*in für Getränkehandling. Festlegung der Getränkemengen, Sorten, Gebinde, Werbemittel etc. für die einzelnen Veranstaltungen

- Abrechnung und Nachbereitung