CPV-Code / Auftragsgegenstand

79570000-0
Erstellen von Adressenlisten, Postversand

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Stiftung Lesen

Ort der Ausführung

Römerwall 40, 55131 Mainz

Art und Umfang der Leistung

Auftragsgegenstand

1. Warenannahme von ca. 30 Paletten

2. Lagerung

3. Konfektionierung von ca. 600 - 800 Paketen

4. termingerechter Versand (inkl. Reporting und Retourenmanagement) der Pakete an die Schulen Mitte März 2024

Jedes Paket besteht aus einem Karton, in den folgende Bestandteile eingelegt werden:

- 60 Zeitschriften insgesamt, max. 30 Zeitschriften je Titel, zwei Titel möglich

(ausgewählt aus unterschiedlichen Titeln, unterschiedliche Zeitschriften je Adresse)

- ein personalisiertes Anschreiben, 4/0-farbig vom Auftragnehmer (im Folgenden AN) zu drucken

Die durch den AN zu erbringenden Leistungen sind im Folgenden detailliert beschrieben.

1. Leistungsumfang

Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer zu erbringen:

a) Warenannahme und Lagerung

Die folgenden Materialien für die Lese- und Lebenswelten werden von verschiedenen Verlagen (dpv, Spiegel-Verlag, moderner Zeitschriftenvertrieb, Sailer, stella distribution, Bauer Vertriebs KG) sortenrein voraussichtlich ab Mitte Februar 2024 bis spätestens 01.03.2024 angeliefert. Es handelt sich um:

- Voraussichtlich neun verschiedene Zeitschriftentitel in einer Auflage von insgesamt 20.000 Exemplaren

Wir gehen von einem Versand aller Zeitschriften Mitte März 2024 direkt nach Konfektionierung aus.

Die Koordination der Anlieferung ist vom Anbieter mit dem Zulieferer selbst abzustimmen. Die angelieferten Materialien müssen bis zum Abschluss der Konfektionierung und eventuell darüber hinaus in entsprechenden Aufbewahrungsbehältnissen sicher gelagert werden.

Die in Anspruch genommenen Lager müssen durch ihre Bauweise eine sichere und ordnungsgemäße Lagerhaltung gewährleisten und alle Voraussetzungen für die Erhaltung der eingelagerten Materialien erfüllen. Die Lager müssen insbesondere trocken und gegen Überflutungen, Schlagregen und Hochwasser abgesichert sein. Für ausreichende Beaufsichtigung und Verschluss des Lagers - auch außerhalb der Arbeitszeit - ist Sorge zu tragen.

Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen.

Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität und Qualität zu prüfen. Wareneingänge unter 20.000 Stück sollten anhand der tatsächlichen Stückzahl kontrolliert und erfasst werden. Dies kann auch durch abwiegen erfolgen. Wareneingänge, die über der genannten Stück-zahl liegen, sollten nach logistischen Kriterien überprüft werden (Anzahl der Paletten, Fassungs-vermögen, Angabe auf den Lieferdokumenten etc.). Die Qualitätsprüfung erfolgt anhand von Stichproben aus unterschiedlichen Liefereinheiten. Der Wareneingang sowie mögliche Mängel sind vom AN zu dokumentieren (Art des Mangels, Foto, Mitarbeiter, der die Beschädigung festgestellt hat, Datum, Uhrzeit) und der Auftraggeberin (im Weiteren AG) unverzüglich unter Angabe der konkreten Mängel in Form einer Kopie des

Lieferscheins anzuzeigen.

Der AN sendet eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste unaufgefordert zu Beginn nach jedem Wareneingang als Excel-Liste per Email an die AG. Die Vorlage dazu muss der AN selbst erstellen. In der Excel-Liste ist in der Kopfzeile jeweils das Erstellungsdatum der Liste manuell seitens des ANs einzutragen bzw. zu ändern. Mindermengen- und Mehrmengenlieferungen sind unverzüglich nach Wareneingang bei der AG zu melden.

b) Entsorgung von Verpackungsrückständen

Nicht mehr benötigte Verpackungen werden durch den Auftragnehmer unter Berücksichtigung gesetzlicher Auflagen entsorgt.

c) Kommissionierung und Konfektionierung

In die Kartons werden nach Vorgabe jeweils max. 60 Zeitschriften aus einer Auswahl von neun verschiedenen Zeitschriftentiteln gepackt.

Gesamtgewicht pro Karton voraussichtlich: ca. 10 kg

Der Bieter stellt versandfertige und passende Kartonagen.

Außen auf dem Paket erfolgt die Aufbringung eines Aufklebers zum Inhalt des Pakets. Dieser Aufkleber ist mit der AG abzustimmen.

Der Bieter erhält alle relevanten Versanddaten (Versandadressen mit jeweiliger Zeitschriftenanzahl und ausgewählten Titeln) von der AG.

d) Versand

Der Auftragnehmer erstellt das Versandlabel und spendet dieses auf. Dann erfolgt die Auslieferung an den jeweiligen Versanddienstleister. Der Versand erfolgt per Paketzustellung. Der Dienstleister kann vom Bieter gewählt werden. Bei der Wahl des Dienstleisters sollte berücksichtigt werden, dass die Zustellung während üblicher Bürozeiten erfolgen sollte.

e) Lieferung

Der Versand soll direkt nach der Konfektionierung (Mitte März 2024) erfolgen, eventuelle Verschiebungen teilt die AG rechtzeitig, mindestens 4 Wochen vorher, dem Auftragnehmer mit.

Alle Versendungen, sowohl Einzel- als auch Massenversendungen, müssen der AG zeitnah, inner-halb einer Woche, rückgespielt werden.

f) Retouren- und Rückholungsmanagement

Der Bieter muss über ein Retouren- und Rückholungsmanagement verfügen. An den Bieter retournierte Pakete sind taggleich spätestens jedoch innerhalb von drei Werktagen zu verarbeiten. Nach Rücksprache mit der AG werden Retouren an die korrigierte Anschrift (Adressrecherche durch den Bieter) erneut versandt. Retouren werden nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet.

g) Artikelnummer und Reportings

Der Bieter muss eine Artikelnummernsystematik für alle Einzelbestandteile und Vorleseboxen zur Verfügung stellen. Am Ende des Monats werden der AG alle Rest-Warenbestände mitgeteilt.

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