CPV-Code / Auftragsgegenstand

55523000-2
Verpflegungsdienste für sonstige Unternehmen oder andere Einrichtungen

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Ort der Ausführung

Am Karlsbad 11, 10785 Berlin

Art und Umfang der Leistung

I Ausgangslage und Zielsetzung

Seit mehr als 50 Jahren steht der Name ITB weltweit für Branchenwissen an 365 Tagen im Jahr, Networking und zukunftsweisende Events, ob virtuell, persönlich oder in einem hybriden Format. Jedes Jahr im März trifft sich die Welt des internationalen Tourismus auf der größten Reisemesse, der ITB Berlin.

Auch auf der ITB 2024 präsentiert sich die Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) gemeinsam mit der Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH (TMB) und dem Flughafen Berlin Brandenburg (FBB) unter dem Dach "Hauptstadtregion Berlin-Brandenburg" gemeinschaftlich an einem Stand. Im HUB 27 befindet sich der 294 m² große Stand der Hauptstadtregion Berlin-Brandenburg (visitBerlin, TMB und FBB).

Die Messe findet vom 5. bis 7. März 2024 statt (Verlängerungsoption für ITB 2025 und 2026)

- ITB Berlin 2024: Dienstag, 5. März - Donnerstag, 7. März 2024

- ITB Berlin 2025: Dienstag, 4. März - Donnerstag, 6. März 2025

- ITB Berlin 2026: Dienstag, 3. März - Donnerstag, 5. März 2026

und ist täglich offiziell von 10 bis 18 Uhr geöffnet. Das Standpersonal erscheint ab 8:30 Uhr und die Fachbesucher ab 9:30 Uhr. Getränkeservice-Start ab 9:00 Uhr, Snacks und kalte Speisen sollten müssen spätestens ab 9:30 Uhr zur Verfügung stehen.

Für die Bewirtung der Aussteller und Fachbesucher ist die Einrichtung eines funktionalen Cateringbereichs für Getränke (Kaffee, Tee, Kaltgetränke) und kleine Speisen, vorzugweise kalte Varianten, vorgesehen.

Täglich sind durchschnittlich 100 Personen (Standpersonal, Aussteller und Besucher), die sich permanent und durchgehend von 09:30 - 18:00 Uhr am Gemeinschaftsstand aufhalten. Ab 9:30 Uhr starten die Fachbesuchergespräche an den Countern, ein Termin dauert durchschnittlich 30 bis 45 Minuten, dann folgen neue Termine und Besucherwechsel, es ist demnach mit einem schnellen Umschlag der Gäste zu rechnen. Der Getränkeservice muss zügig und unkompliziert erfolgen. Das Servicepersonal sollte muss an allen drei Tagen anwesend sein und nicht wechseln, da die Ausstellerausweise personengebunden sind.

Hinweise zum Befahren des Messegeländes:

https://www.itb.com/de/itb-berlin-for-exhibitors/messeplanung/zutritt-zufahrt/

Ausstellerausweise stellen wir zur Verfügung. (Max. 1 Parkplatz für den Messezeitraum ggf. ebenfalls)

Ausstattung:

Eine Bar sowie eine kleine Küche sind im Standkonzept vorgesehen und werden zur Verfügung gestellt (die Küche ist lediglich mit Regalen, Spüle und Spülmaschine ausgestattet. Weitere Ausstattung ist selbst zu besorgen). Details siehe Visualisierung und Grundriss (Anlage I & II).

Tassen, Gläser, Teller, Besteck und sämtliche Ausstattung für den Service muss vom Caterer bereitgestellt werden.

Getränke:

- Getränkebar mit Servicepersonal/Barrista für Kaffee, Kaffeespezialitäten, Tee und weiteren alkoholfreie Getränken

- Weitere Getränkestationen (Kühlschränke) zur Selbstbedienung an ein oder zwei weiteren Stationen am Stand

- Eine Servicekraft musssollte darauf achten, dass keine leeren Flaschen und Gläser herumstehen, diese aufräumt, Gläser nachspült sowie sich um das Auffüllen der Getränkestationen kümmert

- Proaktiver Service an den Tischen ist nicht vorgesehen

- Alle alkoholfreien Getränke gehen auf Rechnung von visitBerlin

separat muss ausgewiesen werden:

- Sekt, Wein, Flaschenbier ? Abrechnung vor Ort mit dem Standpersonal. visitBerlin übernimmt hierfür keine Gesamtrechnung. Welche Möglichkeiten der Zahlung vor Ort können eingerichtet werden (Bar oder Kreditkarte/EC) . Den Zahlenden müssen Bewirtungsbelege zur Verfügung gestellt werden. Einen WLAN-Zugang kann die Auftraggeberin bereitstellen.

Speisen:

- Kalte Speisen, wie z.B. Sandwiches, Obst, Gebäck über den gesamten Tag und täglich wechselndes Angebot.

- Bouletten, Suppen, Salate, Currywurst

- Täglich 1 Fleisch- oder Fischoption, der Rest bitte vegetarisch

- Bitte auf glutenfreie und vegane Optionen achten (je mind. 1)!

- Zu beachten: in der Küche besteht ein begrenztes Platzangebot, der Raum ist nach oben geöffnet. Dunstabzugshauben sind nicht vorgesehen, das heißt es darf zu keiner Dampfentwicklung oder Geruchsausbreitung kommen.

- 1 Spülmaschine steht in der Küche bereit

Weiteres

- Ergänzende Sonderaufträge, wie z.B. Frühstücksveranstaltungen für geschlossene Gruppen an den Randzeiten des Messetages, kommen ggf. hinzu. Wir informieren rechtzeitig und bitten bei Bedarf um ein ergänzendes Angebot

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