CPV-Code / Auftragsgegenstand

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Abbildungssoftwarepaket

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Ort der Ausführung

Am Karlsbad 11, 10785 Berlin

Art und Umfang der Leistung

Berlin steht wie keine andere Stadt für Freiheit, Mut und Toleranz. Gleichzeitig gilt: Was in Berlin verhandelt wird, betrifft die Welt, was in der Welt passiert, berührt Berlin. Im zunehmend komplexen und unberechenbaren Zeitgeschehen braucht es Orte des Dialogs - Orte, an denen die drängenden Fragen (Questions) der Gegenwart offen diskutiert werden, um Perspektiven aufzuzeigen und Orientierung zu geben. Die Konferenz Q BERLIN ist so ein Ort.

Sie ist die Konferenz für den globalen Dialog zu den drängendsten Fragen unserer Zeit. Q BERLIN dient als Plattform und Bühne für den internationalen Dialog und Diskurs entscheidender Vordenker:innen, Expert:innen und Bürgermeister:innen sowie als Sprachrohr für wichtige Botschaften, Zukunftsperspektiven und Lösungsansätze. Die Konferenz soll Denkanstöße produzieren, die auch medial weite Verbreitung finden.

Die Q BERLIN ist Bühne, Forum und Sprachrohr für Berlin und die internationalen Teilnehmer:innen. Als Metropolenkonferenz konzentriert sie sich insbesondere auf den Dialog von Städten als den progressiven trans-nationalen Zentren der Welt. Berlin ist Gastgeberin und positioniert sich gleichzeitig im internationalen Diskurs.

Die Q BERLIN wird bereits seit 2017 von der Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) durchgeführt und findet jährlich statt. In diesem Jahr findet sie erneut in einem hybriden Format - vor Ort in Berlin sowie voraussichtlich auch in einem eigenen digitalen Metaverse - statt. Das Programm soll in flexiblen analogen und digitalen Formaten umgesetzt werden - live und als nachträglich zugängliche Dokumentation. Das kreative und innovative Veranstaltungskonzept richtet sich in erster Linie an ein breites, diverses und junges Publikum in Berlin und auf der ganzen Welt. Nach aktuellem Planungsstand startet die Konferenz am 15. September 2022 mit dem Hauptkonferenztag an einem zentralen Ort in Berlin. Vom 16.-17.September wird ein sogenanntes "Satellitenprogramm" ergänzt, in das verschiedene Orte in Berlin einbezogen werden. Konferenzsprache ist Englisch.

Zielsetzung

Die Konferenz soll Berlin als liberale Metropole des Austausches, der Freiheit und der Toleranz (und damit den Markenkern als Standort für Wirtschaft, Kultur und Wissenschaft) stärken. Die Konferenz spiegelt in ihrer gesamten Konzeption von Orten bis hin zu Design und Programm die Qualitäten Berlins. Q BERLIN soll die internationale Strahlkraft der Stadt als attraktive Destination zum Reisen, Leben und Investieren stärken.

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3. Art und Umfang des Auftrags

Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Auftraggeberin, einen professionellen Dienstleister mit der lokalen, nationalen und internationalen PR- und Pressearbeit zu beauftragen, um eine größtmögliche Sichtbarkeit & Berichterstattung für die Q BERLIN in Berlin, sowie im In- und Ausland, zu erzielen.

Es sollen Beratungs-, Planungs- und Kreativleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden. Die mit dem Auftrag verbundenen Leistungen werden im Folgenden spezifiziert.

Leistungen

Die durch die Ausschreibung abgedeckten Leistungen umfassen sämtliche Maßnahmen zur Entwicklung und Umsetzung einer international angelegten PR- und Kommunikationsstrategie. Diese erfolgen nach Maßgabe der durch die Auftraggeberin definierten Anforderungen sowie der thematischen Ausrichtung der Konferenz. Die Umsetzung der Aufgaben erfolgt in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin und ggf. weiteren externen Dienstleistern, die an der Umsetzung der Konferenz beteiligt sind.

Anmerkung: Eine digitale Marketing-Kampagne (z.B. via Social Media) wird parallel konzipiert und ist explizit nicht Bestandteil dieses Auftrags.

3.1 Beratung & Konzeption:

Finale Ausarbeitung eines PR-Kommunikationskonzeptes (in deutscher Sprache), das auf folgenden grundlegenden, strategischen Vorgaben visitBerlins basiert (siehe Factsheet in der Anlage)

? Zielgruppe

? Zielmärkte

? Rahmen-Zeitplan

? wichtige Themencluster

? Erfolgskriterien

Weitere Inhalte:

? Definition relevanter Medien & PR-Instrumente in den Märkten

? Definition geeigneter Kommunikationsanlässe (Stories, Nachrichtenwert) & -Timings

? Differenzierung von Standard-PR (z.B. Pressemeldungen, Presse-Calls, Pressetermine) sowie ausgewählten besonderen Kommunikationsmaßnahmen, die gezielt in einzelnen Märkten / zu einzelnen Themen umgesetzt werden

? Das Konzept soll aufzeigen, wie die verschiedenen Themencluster (vor dem Hintergrund eines sich stetig entwickelnden Konferenzprogrammes) für die Berichterstattung vorbereitet und den Medien angeboten (gepitched) werden können.

? Zudem soll es eine kreative Idee & einen Workflow beinhalten, wie wir die Pressekontakte der an der Konferenz Beteiligten - insbesondere der eingeladenen Bürgermeister:innen - zur Berichterstattung über die Q BERLIN nutzen können

? Konzeption einer Presse- & Influencer-Reise zur Q BERLIN

Das Konzept ist spätestens 1 Woche nach Zuschlag / Auftragsbeginn fertigzustellen und der Auftraggeberin in digitaler Form zu übermitteln sowie in einem Arbeitstermin (siehe Terminkette) vorzustellen.

3.2. Operative Leistungen:

Umsetzung der o.g. PR- und Kommunikationsstrategie, insbesondere aber nicht ausschließlich durch folgende Maßnahmen:

? Erstellung von Pressemitteilungen und Electronic Press Kits inkl. deren Versand

? Media Pitches und Aussendungen von Informationen an Redaktionen zur Generierung von Berichterstattung

? Entwicklung von Wordings, Sprachregelungen und Basistexten in deutscher und englischer Sprache im Sinne des Projektkonzeptes und der Interessen der beteiligten Akteure und Partner sowie der Auftraggeberin

? Erstellung von maßgeschneiderten Texten / Adaption von vorliegenden Texten für die Kommunikationskanäle, Medien und Publikationen je nach Bedarf in deutscher und englischer Sprache

? Einholung entsprechender Freigaben der Auftraggeberin bzw. Speakern und Partnern; Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung und Angabe entsprechender Copyrights

? Übersetzung (D-E/E-D) und Lektorat bestehender Texte sowie Qualitätskontrolle und ggf. Anpassung

? Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Interviews

? Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von 2 Presseterminen in Berlin

? Presse- & Influencerreise: Vor- und Nachbereitung (eigene Verteilerlisten sowie nach Recherche oder Aufgabenstellung der Auftraggeberin), Einladungsmanagement sowie Betreuung vor Ort während der Konferenz

? Operativer Presse-Ansprechpartner während der Konferenz, in Zusammenarbeit mit der visitBerlin-Pressestelle

? Erarbeitung eines Press-Kits für Speaker- & Teilnehmer / Koordination:

Ziel ist es beispielsweise, die eingeladenen Bürgermeister:innen internationaler Metropolen so mit Arbeitsmaterial auszustatten, dass deren Kommunikationsteams in den Herkunftsländern die Teilnahme der Bürgermeister:innen an der Q BERLIN in die dortigen lokalen Medien bringen können. Somit wollen wir unsere Vernetzung in die internationalen Metropolen gewinnbringend für Berichterstattung über die Q BERLIN nutzen.

? Dokumentation und Auswertung der Maßnahmen über den gesamten Projektzeitraum in Hinblick auf die Erfüllung der definierten Erfolgskriterien inkl. Presse-Clippings, mediale Reichweite

Aufbereitung in Form einer Präsentation in deutscher Sprache 2 Wochen nach Ende der Konferenz, sowie als Aktualisierung der Dokumentation zur Ergänzung weiterer Clippings

3 Monate nach der Konferenz

3.3. Koordination:

? Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen

? Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager)

? Regelmäßige Abstimmungstermine zum Fortschritt und Verlauf der Leistungen (hybrid)

? Budgetkalkulation und Erstellung einer transparenten monatlichen Kostenaufstellung

? Bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media im Rahmen der Kampagnenplanung und gegebenenfalls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen

Der Auftragnehmer gewährt der Auftraggeberin das Recht, sich darüber hinaus telefonisch oder per E-Mail über den aktuellen Projektstand zu erkundigen. Die Auftraggeberin setzt dabei eine persönliche Verfügbarkeit des Auftragnehmers, dessen flexible Erreichbarkeit sowie eine kurze Reaktionszeit auf Anfragen zwischen 9 und 18 Uhr voraus.

4. Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterium)

Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer über fachspezifische Erfahrungen in der Ausführung vergleichbarer Aufträge verfügt.

Hinsichtlich der Eignung wird daher insbesondere folgende Anforderung an den Auftragnehmer gestellt, die anhand des eingereichten Angebots zu belegen ist:

Der Auftragnehmer hat 3 vergleichbare Referenzaufträge, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen muss mindestens 1 Referenzprojekt einen Berlin-Bezug aufzuweisen. Mindestens ein eingereichtes Referenzbeispiel hat ein Mindestbudget (exklusive Mediabudget) von 150.000 Euro netto aufzuweisen. (Eigenerklärung)

5. Anforderungen an die Leistung

Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt:

Arbeitsort und -zeit bestimmt der Auftragnehmer frei nach eigenem, jedoch pflichtgemäßem Ermessen und erbringt sämtliche Leistungen unter Ausnutzung eigener Ressourcen (Technik, Personal, Arbeitsmittel etc.).

Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt.

Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10 - 18 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse des Ansprechpartners und seines Vertreters sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen.

Die Leistungen sind in Abstimmung mit der Auftraggeberin zu erbringen. Weisungen der Auftraggeberin ist insoweit Folge zu leisten, als es sich um die inhaltliche Ausgestaltung der Leistungserbringung handelt, es sei denn die Weisung verstößt gegen gesetzliche oder behördliche Regelungen. Erkennt der Auftragnehmer, dass Weisungen der Auftraggeberin unwirtschaftlich oder unzweckmäßig sind, hat er die Auftraggeberin auf die Folgen hinzuweisen und Alternativen aufzuzeigen.

Erkennt der Auftragnehmer, dass zur Zielerreichung der Auftraggeberin weitere Leistungen erforderlich sind, hat er die Notwendigkeiten der Änderungen der Auftraggeberin zu erläutern und die Leistungen zu den geänderten Bedingungen zu erbringen.

Erkennt der Auftragnehmer, dass er vereinbarte Zeitpläne nicht einhalten kann, so hat er unter gleichzeitiger Angabe der Gründe unverzüglich die Auftraggeberin in Kenntnis zu setzen.

Nach Beendigung aller Leistungen hat der Auftragnehmer der Auftraggeberin sämtliche Unterlagen und Informationen zurückzugeben oder auf Weisung der Auftraggeberin zu vernichten.

6. Vertragsschluss und Leistungszeitraum

Die Auftraggeberin schließt mit dem erfolgreichen Bieter einen Rahmenvertrag (Anlage Rahmenvertrag), zunächst für den Zeitraum 05.07.2022 bis zum 04.07.2023.

Die Termine und Fristen für die Erbringung der auftragsgegenständlichen Leistungen werden von der Auftraggeberin vorgegeben. Der Auftragnehmer hat ausreichend personelle Kapazitäten vorzuhalten, um den Auftrag bedarfs- und fristgerecht auszuführen.

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum um ein weiteres Jahr, längstens jedoch bis zum 4.7.2024, zu verlängern. Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 3 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes. Im Falle einer Verlängerung des Vertrags gelten die Vereinbarungen im Preisblatt und in den Vergabeunterlagen und die Angaben zum geschätzten und maximalen Auftragsvolumen pro Jahr entsprechend fort.

7. Art und Weise der Leistungserbringung

Arbeitsort und -zeit bestimmt der Auftragnehmer frei nach eigenem, jedoch pflichtgemäßem Ermessen und erbringt sämtliche Leistungen unter Ausnutzung eigener Ressourcen (Technik, Personal, Arbeitsmittel etc.).

Die Leistungen sind in Abstimmung mit der Auftraggeberin zu erbringen. Weisungen der Auftraggeberin ist insoweit Folge zu leisten, als es sich um die inhaltliche Ausgestaltung der Leistungserbringung handelt, es sei denn die Weisung verstößt gegen gesetzliche oder behördliche Regelungen.

Erkennt der Auftragnehmer, dass Weisungen der Auftraggeberin unwirtschaftlich oder unzweckmäßig sind, hat er die Auftraggeberin auf die Folgen hinzuweisen und Alternativen aufzuzeigen.

Erkennt der Auftragnehmer, dass zur Zielerreichung der Auftraggeberin weitere Leistungen erforderlich sind, hat er die Notwendigkeiten der Änderungen der Auftraggeberin zu erläutern und die Leistungen zu den geänderten Bedingungen zu erbringen.

Erkennt der Auftragnehmer, dass er vereinbarte Zeitpläne nicht einhalten kann, so hat er unter gleichzeitiger Angabe der Gründe unverzüglich die Auftraggeberin in Kenntnis zu setzen.

Nach Beendigung aller Leistungen hat der Auftragnehmer der Auftraggeberin sämtliche Unterlagen und Informationen zurückzugeben oder auf Weisung der Auftraggeberin zu vernichten.

8. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers für sämtliche zu erbringenden Leistungen erfolgt gemäß den Angaben des Auftragnehmers im Preisblatt. Es sind Festpreise für die Leistungen gemäß Ziffer 3.1. vereinbart. Die Leistungen erbringt der Auftragnehmer jeweils nach Erteilung eines Einzelauftrags durch die Auftraggeberin.

Für die Leistungen gemäß Ziffer 3.2. und 3.3. geht die Auftraggeberin bis zum Ende der Vertragslaufzeit von mindestens 40 Tagen aus, wovon voraussichtlich 75 Prozent (30 Tage) in der Hochphase des Projekts zwischen Juli und September 2022 abgerufen wird.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte zu beauftragen. Des Weiteren besteht für die Umsetzung der von der Agentur konzipierten Maßnahmen keine Abnahmepflicht. Dritte können mit der Umsetzung der Maßnahmen beauftragt werden. Die Auftraggeberin ist berechtigt, auch ergänzende konzeptionelle Leistungen zu dem für Ziffern 3.2 /3.3. angegebenen Tagessatz abzurufen.

CPV-Code / Auftragsgegenstand

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