CPV-Code / Auftragsgegenstand

79341000-6
Werbedienste

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Ort der Ausführung

Am Karlsbad 11, 10785 Berlin

Art und Umfang der Leistung

Brasilien gehört zu den wichtigsten Auslandsmärkten in der Region Lateinamerika des Berlin Tourismus. Gleichzeitig ist Berlin für Brasilianer das wichtigste Ziel innerhalb Deutschlands. Eine kontinuierlichen Bearbeitung des Marktes Brasilien ist daher wichtig für die erfolgreiche Positionierung Berlins in Lateinamerika.

Die Ausschreibung zielt auf die Findung und Verpflichtung einer geeigneten Agenturvertretung für visitBerlin in Brasilien, die auf der Basis von definierten Leistungspaketen über einen bestimmten Zeitraum im Markt tätig ist. Hauptaufgabe ist die Erbringung von Marketing-Dienstleistungen im Medien- und PR Bereich, die auf die Zielstellung der Positionierung von Berlin und visitBerlin in Brasilien und eine damit verbundene positive Imagebildung im Markt einzahlen. Die Agentur unterstützt die Tätigkeit von visitBerlin in Brasilien und ist neben den zu erbringenden Basisleistungen in der Lage, weitere Tätigkeiten auszuführen, die nach einer zu vereinbarenden Gebührenordnung honoriert wird.

Der Auftragnehmer hat nicht die Aufgabe als selbständige Repräsentanz/Handelsvertretung/ Niederlassung der Auftraggeberin im Markt zu fungieren. Insbesondere wird der Auftragnehmer nicht über eine Vollmacht zur Eingehung von Rechtsgeschäften namens und in Vollmacht der Auftraggeberin verfügen.

I Rahmenvertrag und Leistungszeitraum

visitBerlin schließt mit dem erfolgreichen Bieter einen Rahmenvertrag mit Beginn 15.09.2022 bis zum 31.12.2023. visitBerlin behält sich vor, den Rahmenvertrag dreimal um jeweils ein Jahr zu verlängern, längstens jedoch bis zum 31.12.2026. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens drei Monate vor Ablauf des jeweils vereinbarten Leistungszeitraums.

Im Falle einer Verlängerung des Rahmenvertrages gilt die Vergütung für den ursprünglichen Auftrag auch für die Verlängerungszeiträume als vereinbart. Allerdings erfolgt vorab ein Abgleich zum geltenden Wechselkurssatz BRL/EUR (siehe § 9.6 des Rahmenvertrags).

Die Leistungsbeschreibung und das Angebot des/der erfolgreichen Bieter/s werden Bestandteil des Rahmenvertrages.

I Basisleistungen

Die Agenturleistung umfasst:

? Teilbereich 1: Begleitung Sales Calls/Redaktionsbesuche im Markt

? Teilbereich 2: Teilnehmerauswahl und Einladungsmanagement für Multiplikatorenreisen & Fachveranstaltungen im Bereich Trade, Presse & Mice

? Teilbereich 3: weitere Einzelaufträge je nach Erfordernis

Diese Leistungen sind aus einer Hand zu erbringen. Eine Gliederung in Teillose ist angesichts der auftragsspezifischen Anforderungen nicht möglich.

Soweit Einzelaufträge entsprechend des Leistungsspektrums zu erbringen sind, werden diese regelmäßig in einem jährlichen Aktionsplan dargestellt. Die Vergütung erfolgt anhand der im Preisblatt vereinbarten Preise für Einzelaufträge bzw. - soweit keine Preise benannt sind - anhand Preise vergleichbarer Leistungen. Der Aktionsplan wird regelmäßig bis zum 30.11. des Vorjahres von der Auftraggeberin in Abstimmung mit dem Auftragnehmer erstellt. Die Auftraggeberin behält sich jedoch ausdrücklich vor, den Umfang der im Aktionsplan festgelegten Einzelaufträge im laufenden Jahr zu erweitern bzw. gegebenenfalls auch zu limitieren.

Die Kommunikation mit visitBerlin erfolgt vornehmlich in deutscher Sprache.

Teilbereich 1: Sales Calls/Redaktionsbesuche im Markt

Dem Auftragnehmer obliegt in diesem Fall die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sales Calls bzw. Redaktionsbesuche. Die Planung umfasst die Terminierung mit mindestens 20 relevanten Medien/Trade/Mice Kontakten sowie das vollständige Reisemanagement (Flüge, Hotel, Verpflegung) für 1 Mitarbeiter des Auftragnehmers sowie bei Bedarf für 1 Mitarbeiter der Auftraggeberin. Die Auswahl der Kontakte und der Reiseziele erfolgt in Abstimmung mit visitBerlin. Die anfallenden Reisekosten werden gesondert auf Nachweis erstattet (2. Klasse Fahrten mit der Bahn bzw. Economy-Flüge, Bewirtungskosten für Geschäftsessen, Hotelunterkunft).

Teilbereich 2: Teilnehmerqualifizierung und Einladungsmanagement für Multiplikatorenreisen & Fachveranstaltungen im Bereich Trade, Presse & Mice

Qualifizierung und Einladung von Teilnehmern für Gruppenreisen nach Berlin aus den Markt Brasilien inklusive Support bei der Akquise von Sponsoren, z.B. Airlines für die benötigten Flugtickets. Das Programm sowie die Übernachtungshotels in Berlin werden von visitBerlin organisiert. Eine Begleitung nach Berlin durch den Auftragnehmer ist nicht vorgesehen. Maximal 2 Reisen mit je 6-8 Teilnehmern pro Jahr.

Akquise von maximal 2 Journalisten- bzw. Influencer-Einzelreisen nach Berlin pro Jahr zu ausgewählten Themen (in Abstimmung mit visitBerlin), inklusive Akquise von Sponsoren, z.B. Airlines für die benötigten Flugtickets. Das Programm, die Übernachtungshotels in Berlin sowie die Betreuung vor Ort werden von visitBerlin organisiert. Eine Begleitung nach Berlin durch den Auftragnehmer ist nicht vorgesehen.

Teilbereich 3: weitere Einzelaufträge je nach Erfordernis

? Organisation, Einladungsmanagement und Präsentation Media Event: Einladungsmanagement, Organisation und Hosting von Media Events im Auftrag von visitBerlin.

? Repräsentanz von visitBerlin auf Veranstaltungen und Branchenevents im Brasilianischen Markt: Tageshonorar und Honorar Reisetag. Die anfallenden Reisekosten werden auf Nachweis gesondert erstattet (2. Klasse Fahrten mit der Bahn bzw. Economy-Flüge, Bewirtungskosten für Geschäftsessen, Hotelunterkunft).

? Erstellung von Press Releases: Recherche, Texterstellung, 2 Korrekturschleifen mit visitBerlin, Versand an relevante Kontakte, Auswertung und Clipping (inkl. Media Data)

? Einzelprojekte nach Tagessatz

I Vergütung

Die vorgenannten Leistungen der Teilbereiche 1 bis 3 erfolgen per Einzelabruf, nach Bedarf für visitBerlin, und werden separat vergütet. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Leistungsabruf besteht nicht.

Der Auftragnehmer hat bei seiner Kalkulation der Einzelleistungen sämtliche anfallende Kosten und Gebühren einzukalkulieren. Dies betrifft bspw. Telefon, Porto und Versand, Systemgebühren, Miete, Fahrtkosten, Reisekosten und Spesen, sonstige Nebenleistungen.

Über die im Preisblatt vereinbarten Preise, leistet die Auftraggeberin keine Vergütung und / oder Aufwendungsersatz. Gesondert erstattet werden Kosten/Aufwendungen im Zusammenhang mit den Sales Calls (siehe Teilbereich 1) sowie Reisekosten für die Repräsentanz von visitBerlin auf Veranstaltungen und Branchenevents im Brasilianischen Markt (Einzelleistung gemäß Teilbereich 3).

I Eignungsanforderungen

Der Bieter muss als Destinations-Repräsentationsunternehmen im Markt im Bereich Reisemedien und Reiseindustrie und Kongressgeschäft tätig sein und über Referenzen aus dem Tourismusbereich verfügen

Für ein effizientes Reisemanagement und zur Sicherstellung der Erreichbarkeit im Brasilianischen Markt ohne größere Zeitunterschiede, muss ein Firmensitz in den Brasilien vorhanden sein.

Der Auftragnehmer muss einen/eine Projektleiter*in namentlich benennen, der/die über die gesamte Vertragsdauer über alle angegebenen Kommunikationskanäle für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und für die vertragsgemäße Auftragsausführung Sorge trägt. Der/die Projektleiter*in muss die deutsche Sprache verhandlungssicher beherrschen (Muttersprachler oder Niveau - in Wort und Schrift verhandlungssicher -

Der/die Projektleiter*in muss dauerhaft in der Brasilien sitzen und arbeiten.

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Status

Ausschreibung nicht länger verfügbar

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