CPV-Code / Auftragsgegenstand

55100000-1
Dienstleistungen von Hotels

Abgabefrist

n.V.

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Vergabeart / Vergabeordnung

National UVGO

Mandant

Stiftung Lesen

Ort der Ausführung

Römerwall 40, 55131 Mainz

Art und Umfang der Leistung

Gegenstand der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ist der Abschluss eines Vertrages über die Bereitstellung einer Tagungsstätte in Berlin sowie über Dienstleistungen für diese Tagung der Stiftung Lesen.

Zu den Leistungen zählen:

- Bereitstellung von Tagungsräumen (inkl. Sitz- und Tischmöbeln)

- Bereitstellung von Präsentationsmedien (Pinnwand, Flipchart)

- Bereitstellung von Arbeitsmaterial (Moderationskoffer, Papier, Schreibutensilien)

- Projektionstechnik (Bild und Ton)

- Catering

Der Veranstaltungsort soll zentral gelegen (maximal 15 Minuten Fußweg vom Hauptbahnhof entfernt) und für Seminarteilnehmende gut erreichbar sein.

Das Seminar in Berlin wird ganztägig am 25.09.2024 in der Zeit von 9-18 Uhr durchgeführt.

Hinweis: Der Bieter hält sich an den hier angegebenen Seminartermin bis zur Beauftragung durch die Auftraggeberin, spätestens jedoch bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden.

2.2. Beschreibung der Leistungen

Folgende Leistungen sind vom Auftragnehmenden (im Weiteren AN) zu erbringen:

Das Treffen wird als eintägige Veranstaltungen angeboten. Die Teilnahmendenzahl richtet sich nach den vorliegenden Anmeldungen. Hierbei handelt es sich um voraussichtlich insgesamt 80-100 Teilnehmende. In wenigen Einzelfällen kann sich die Teilnehmendenzahl erhöhen. Zur Vergleichbarkeit der Angebote kalkulieren Sie bitte mit insgesamt 100 Personen. Die AG teilt dem AN die Anzahl der Tagungsteilnehmenden spätestens 5 Tage vor Veranstaltungsbeginn verbindlich mit.

Ein Anspruch der/des AN auf eine Mindestbelegung bzw. eine Mindestanzahl an Verpflegungsleistungen besteht nicht.

Das Seminar beginnt um 9:00 Uhr und endet ca. 18.00 Uhr. Die Seminarleitung muss jedoch bereits zur Vorbereitung ab 7.30 Uhr Zutritt zu den Veranstaltungsräumen erhalten.

Am Seminartag

Räume:

1 großer Saal für alle 100 Teilnehmende

sowie

5 Seminarräume für je 20 Teilnehmende

Kapazität:

Großer Saal:

Insgesamt bis zu 100 Personen

sowie

Gruppenräume: je 20 Personen

Bestuhlung

Großer Saal: Reihen

Kleinere Räume: U-Form

Raumaustattung / Technik Großer Saal:

1 Leinwand

1 Rednerpult mit Mikrofon sowie 2 Mikrofone (Funk)

Beschallungsanlage Saal ohne Techniker

1 Beamer Saal mit HDMI Eingang inklusive Laptop

3 Pinnwände einseitig mit Papier bespannt

1 Flipchart

1 Moderationskoffer

1 Moderationswand

Raumaustattung / Technik Gruppenräume:

1 Pinwand

1 Flipchart

1 Moderationskoffer

Speisen und Getränke:

a) Tagungsgetränke in den Tagungsräumen und im großen Saal (9-18 Uhr)

Tagungsgetränke auf den Tischen (Auswahl an Wasser, Saft und Limonade unlimitiert)

b) Kaffee-/ Teepause (vormittags 9 - 12 Uhr)

Kaffee (fair trade), Tee und Snacks wie Gebäck, Obst

c) Mittagessen

- Saisonal, in Buffetform ohne Tischservice

- Salatbuffet mit 2 Dressings

- Tagessuppe (vegan)

- Brot

- Vegetarisches Tagesgericht (Bei Bedarf bietet die/der AN ein Mittagessen für Allergiker/innen an.)

- Dessert

Bitte reichen Sie mit dem Angebot den kalkulierten Buffetvorschlag ein.

b) Kaffee-/ Teepause (nachmittags 14-18 Uhr)

Kaffee (fair trade), Tee und Snacks bzw. Blechkuchen oder vergleichbares Gebäck, Obst

2.3. Anforderungen an den Veranstaltungsort

Das Hotel muss die nachfolgend aufgelisteten Anforderungen erfüllen.

Lage:

- Das Tagungshotel liegt in dem folgenden Postleitzahlenbereich: 10557 Berlin, nicht mehr als 15 Minuten Fußweg vom einer Hauptbahnhof entfernt.

- Gute und einfache Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.

Internetverbindungen sind im gesamten Hotel durch DSL oder WLAN möglich.

Abdeckung der gängigen Mobilfunknetze im gesamten Haus.

Die Tagungsstätte muss eine ruhige und störungsfreie Seminaratmosphäre gewährleisten

2.4. Anforderungen an Support und Seminarbetreuung

Entgegennahme der Seminarunterlagen, Zwischenlagerung und Bereitstellung der ungeöffneten Pakete im Seminarraum am Veranstaltungstag.

Die/der Auftragnehmende entsorgt ohne zusätzliche Kosten übrig gebliebene Seminarunterlagen (z.B. Block, Kugelschreiber und sonstige Papierunterlagen).

Eine Ansprechperson der/des Auftragnehmenden steht während des Seminares zur Gewährleistung der Service- und Betreuungsleistungen bereit. Hierzu zählen z. B. zur schnellen Bewältigung von technischen Problemen, für die Ausgabe von zusätzlichem Moderationsmaterial oder Getränken, Absprachen zum Seminarablauf etc. Diese Person ist rechtzeitig vor Seminarbeginn der Auftraggeberin zu benennen.

Einweisung der Referierenden der Auftraggeberin in die Medienausstattung 1 1/2 Stunden vor Beginn des Seminars.

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