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Bieterfrage 14 "SaubFahrzeugBeschG":
Für den ausgeschriebenen Dienstleistungsauftrag fordern Sie die Einhaltung des SaubFahrzeugBeschG. Mit Angebotsabgabe hat der Bieter Angaben zu den von ihm eingesetzten bzw. zu beschaffenden Fahrzeugen - unterschieden nach Fahrzeugklassen - in Form einer Konzeptbeschreibung zu machen.
Wir verfügen über keinen eigenen Fuhrpark und übergeben ausnahmslos alle Sendungen zur Zustellung an die Deutsche Post AG.
Die Deutsche Post AG verfügt als Universaldienstleister über eine Flotte von Fahrzeugen, die den Vorgaben des SaubFahrzeugBeschG entsprechen, und gewährleistet somit eine umweltfreundliche und gesetzeskonforme Zustellung.
Wir bitten daher um Bestätigung darüber, dass wir in dem geforderten Konzept auf den Fuhrpark der DPAG eingehen können und die Anforderungen aus der Vergabe damit erfüllt sind.

Antwort Vergabestelle:
Wir bestätigen, dass die Angaben sowohl für Fahrzeuge des Bieters als auch seiner eingesetzten Nachunternehmer, die z.B. die Abholung und die Zustellung vornehmen, zu erfolgen hat. Wenn ein Bieter selbst keine Fahrzeuge besitzt, empfehlen wir diese Angabe ebenfalls im Konzept anzugeben.

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Bieterfrage Nr. 13 "Rücksendung unzustellbarer Sendungen":
Gemäß Vergabeunterlagen hat die Rückgabe unzustellbarer Sendungen unter Angabe des Grundes der Unzustellbarkeit innerhalb von 5 Werktagen zu erfolgen.
Die DPAG sichert jedoch keine feste Rücklaufquote für unzustellbare Sendungen zu. Gemäß bisherigen Erfahrungswerten wird die geforderte Rücklaufzeit nicht durchgängig erreicht. Wir regen daher an, diese Anforderung dahingehend zu ändern, dass unzustellbare Sendungen unverzüglich nach erfolgtem Zustellversuch an den Auftraggeber zurückzugeben sind und bitten diesbezüglich um Bestätigung.

Antwort Vergabestelle:
1. Die Anforderung gem. Leistungsbeschreibung Ziffer 3.9.6 bleibt unverändert aufrechterhalten.
2. Dies bedeutet eine unverzügliche Zurückgabe von unzustellbaren Sendungen. Die Rücksendung wird innerhalb von 5 Werktagen erwartet. Der Auftragnehmer ist jedoch berechtigt, bei einer Verzögerung in der Rücksendezeit diese gegenüber der Auftraggeberin zu begründen.

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Bieterfrage 12 "maschinenlesbare Sendungen":
Wir gehen davon aus, dass die SBK Briefsendungen zu weit überwiegenden Teilen mittels Computerdruck adressiert bzw. adressieren lässt und dass der künftige Auftragnehmer somit vollständig oder fast vollständig maschinenlesbare Sendungen erhalten wird. Handschriftliche Adressierungen dürften allenfalls Ausnahmen bilden (weniger als 3% der Sendungen).
Wir bitten um Bestätigung, anderenfalls um Mitteilung, was gelten soll. Eine genaue Angabe zum prozentualen Anteil maschinenlesbarer bzw. nichtlesbarere Sendungen ist zwingend erforderlich, sofern die Nichtlesbarkeit von weniger als 3% nicht zugesichert werden kann.
Briefsendungen, die eine maschinenlesbare Adressierung tragen, können vollautomatisch und daher spürbar kostengünstiger verarbeitet werden als Briefsendungen, deren Adressierung nicht maschinenlesbar ist. Sendungen, die nicht maschinenlesbar sind, können im Rahmen der Konsolidierung nicht bei der DPAG aufgeliefert werden. Für diese Sendungen wäre das volle DPAG-Porto zu entrichten.

Antwort Vergabestelle:
Wir bestätigen, dass der überwiegende Teil der Sendungen mittels Computerdruck adressiert ist. Allerdings sind handschriftlich adressierte Sendungen in geringen Mengen nicht auszuschließen. Der Anteil der nicht maschinell auslesbaren Adressen im Bereich des Briefversandes ist in der Leistungsbeschreibung Ziffer 3.1 für das Jahr 2024 angegeben.


Siehe dazu auch die sehr ausführliche Beantwortung der Bieterfrage Nr. 7 vom 18.03.2025 10:16 Uhr

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Bieterfrage 11 "Kosten für die Klischeeerstellung ":
Im Falle eines individuellen Klischees: Dürfen die einmaligen Kosten für die Klischeeerstellung separat in Rechnung gestellt werden?

Antwort Vergabestelle:
Nein, einmalige Kosten für die Klischeeerstellung dürfen nicht separat in Rechnung gestellt werden, da ein neutrales Absenderklischee ausreichend ist.

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Bieterfrage 10 "Absenderklischee"
Der Leistungsbeschreibung ist zu entnehmen, dass auch die Frankierung der Briefsendungen zum Leistungsbestandteil gehört. Bitte teilen Sie uns mit, ob im Rahmen der Frankierung auch ein individuelles Klischee auf die Sendungen aufzubringen ist, oder ob ein neutrales Absenderklischee ausreichend ist.

Beantwortung Vergabestelle:
Ein neutrales Absenderklischee ist ausreichend.

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Bieterfrage:
In Bezug auf Ihre Antwort Nr. 7 vom 18.03.2025 "Anteil maschinenlesbare Sendungen" haben wir eine Rückfrage:

Gemäß Leistungsbeschreibung sollen Ihre Ausgangssendungen bei der Deutschen Post E-Post Solutions abgeholt werden. Auch zwei der drei Back-Up Standorte sind Standorte der DP EPS. Laut Ihrer Antwort Nr. 7 werden die Sendungen jedoch nicht von einem Druckdienstleister produziert.
Wir bitten um Aufklärung.

Antwort Vergabestelle:
Die Deutsche Post E Post Solutions ist unser Logistik- und Scanzentrum. Der Dienstleister scannt also die Eingangspost der SBK und übergibt Ausgangspost, welche durch die Mitarbeitenden der Auftraggeberin gedruckt und kuvertiert werden, an den Versanddienstleister.
Der Dienstleister Deutsche Post E Post Solutions produziert an den aufgeführten Standorten keine Briefsendungen für die SBK.

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Bieterfrage:
Im Preisblatt ist die Angabe des Zusatzentgeltes für Einschreibsendungen einzutragen.

Bei Einschreiben können die Basispreise, auf die das Einschreibentgelt aufgeschlagen wird, nur die nicht rabattierten Basisentgelte der Deutschen Post AG sein. Wir würden diesen Sachverhalt gern in einer Erklärung zum Angebot darstellen, so dass die Portokosten je Sendungsformat deutlich werden.
Sind Sie hiermit einverstanden?

Antwort Vergabestelle:
Damit die Vergleichbarkeit der Angebote in Bezug auf das Preisblatt gegeben bleibt, konkretisieren wir an dieser Stelle wie folgt:

Das Beförderungsentgelt/ Porto für den Versand eines Einschreibens setzt sich aus dem Beförderungsentgelt/ Porto je Briefformat und Zustellgebiet (siehe Preisblatt Ziffern 4.2, 4.4, 4.6, 4.8 bzw. 5.1 bis 5.4) und einem Zusatzentgelt für Einschreiben (siehe Preisblatt Ziffer 4.11 bis 4.14 sowie 5.5 bis 5.7) zusammen.

Wir bitten davon abzusehen, Erklärungen dazu einzureichen.

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Über die Einleitung des Korrekturzyklus mit Austausch des Preisblatts wurden Sie informiert. Der Korrekturzyklus ist abgeschlossen; die geänderten Vergabeunterlagen stehen ab sofort zur Verfügung.

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Bieterfrage Anteil maschinell lesbare Sendungen
Unter Punkt 3.1 der Leistungsbeschreibung benennen Sie den Anteil der handschriftlich adressierten Sendungen in Prozent, gemessen am Jahr 2024.
a) Dieser Prozentsatz stimmt nicht mit den Mengen der "Nicht maschinell lesbaren" Sendungen ("Standard" ohne Zusatz "maschinell lesbar") aus dem Preisblatt (Preispositionen 4.2, 4.4 und 4.6) überein.

b)
Da Ihre Sendungen vom Druckdienstleister vorbereitet werden, erscheint uns der Anteil der "Nicht maschinell lesbarer" Sendungen im Preisblatt sehr hoch. Wir regen daher an, im Sinne eines möglichst wirtschaftlichen Angebots diese Sendungsanteile noch einmal zu verifizieren und ggf. zu korrigieren bzw. zu erläutern, um welche Sendungen es sich unter den genannten Preispositionen handelt?

Antwort Vergabestelle:
a) Die Mengen im Preisblatt sind korrekt.

a) Die Prozentangaben in der Leistungsbeschreibung gem. Ziffer 3.1 sind ebenfalls korrekt und beziehen sich auf die Gesamtversandmenge, unabhängig vom Versandprodukt.

a) Bezogen auf das jeweilige Versandprodukt z.B. Briefsendung "Standard" ergeben sich natürlich andere Werte. Diese sind:
ca. 10,59 % bezogen auf alle Briefsendungen "Standard"
ca.1,82 % bezogen auf alle Briefsendungen "Kompakt"
ca. 5,08 % bezogen auf alle Briefsendungen "Groß"

b) Die Sendungen in dieser Vergabe werden NICHT durch einen Druckdienstleister produziert. Es handelt sich um Sendungen, die im Haus der Auftraggeberin gedruckt und kuvertiert werden. (siehe Leistungsbeschreibung gem. 3.1 "Beförderungsgegenstand)

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Bieterfrage Einschreiben Wert International
Der angefragte Preis unter Preisposition 5.8 "Zusatzentgelt Einschreiben Wert international" ist abhängig vom Wert der Sendung. Welchen Wert der Sendung dürfen wir für die Ermittlung des Aufpreises unterstellen?

Antwort Vergabestelle:
Der Auftraggeber setzt hierfür einen Wert von 100 EUR je Sendung an. Diese Vorgabe wurde im Preisblatt in den Leistungspositionen 4.14 und 5.7 fest vorgeben.

Das Preisblatt wird im Rahmen eines Korrekturzyklus ausgetauscht. Sie werden über das Vergabemanagmentsystem über die Einleitung des Korrekturzyklus

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Bieterfrage Einschreiben Einwurf international
Die unter Punkt 5.6 des Preisblatts aufgeführten "Einschreiben Einwurf International" befinden sich nicht im Produktportfolio der Deutschen Post AG. Wir bitten, diese Preisposition aus dem Preisblatt herauszunehmen.

Antwort Vergabestelle:
Danke für den Hinweis.
Im Preisblatt wurde die Leistungsposition 5.6 "Zusatzentgelt Einschreiben Einwurf international" gelöscht.

Das Preisblatt wird im Rahmen eines Korrekturzyklus ausgetauscht. Sie werden über das Vergabemanagmentsystem über die Einleitung des Korrekturzyklus informiert.

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Bieterfrage Päckchen international
Können Sie uns mitteilen, in welche Regionen Ihre internationalen Päckchen versendet werden? (z.B. Anteil EU, weltweit)

Antwort Vergabestelle:
Der Versand erfolgte in der Vergangenheit in der EU, ein weltweiter Versand erfolgte bisher nicht.

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Bieterfrage 3 Preisblatt Handlingspauschale
Im Preisblatt unter Punkt 2.1 soll eine Handlingspauschale je Sendung eingetragen werden. Hierbei wird nicht zwischen den ausgeschriebenen Produkten unterschieden. Da die Handlingskosten sich allerdings erheblich zwischen Standardbriefen und z.B. Paketen unterscheiden, empfehlen wir, hier differenzierte Pauschalen pro Sendungsart angeben zu dürfen.

Antwort Vergabestelle:
Es ist korrekt, dass im Preisblatt eine Handlingspauschale je Sendung einzutragen ist. Es wird nicht zwischen den ausgeschriebenen Produkten unterschieden.

Im Preisblatt sind je Versandprodukt Mengen angegeben. Sie bilden die Versandstruktur in 2024 ab. Diese sind vom Bieter zur Kalkulation der Kosten heranzuziehen.

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Bieterfrage 2
Den vergabeunterlagen liegt die Anlage "Verpflichtungs- und Verfügbarkeitserklärung für Unterauftragnehmer" bei, welche mit dem Angebot abzugeben ist.
Gegenstand des Vergabeverfahrens sind bundesweite Briefbeförderungen. Ein bundesweites flächendeckendes Zustellnetz unterhält derzeit nur die Deutsche Post AG. Wettbewerber, die ebenfalls eine bundesweite Zustellung anbieten wollen, müssen sich daher der Leistungen der Deutsche Post AG bedienen.
Die DPAG unterliegt dabei einem gesetzlichen Kontrahierungszwang zu ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen (§§ 15 Abs. 4, 54 Abs. 1 PostG; § 19 Abs. 2 Nr. 4 GWB; § 20 GWB). Die DPAG erteilt in Bezug auf ihre öffentlich angebotenen Beförderungsleistungen keine ausschreibungsbezogenen Auskünfte und gibt hierzu keine gesonderten Erklärungen oder Unterlagen heraus. Entsprechend ist es üblich, dass öffentliche Auftraggeber zur Öffnung des Wettbewerbs keine Nachweise oder sonstigen Angaben mit Blick auf die DPAG fordern, sofern die von der DPAG öffentlich angebotenen Leistungen in die Leistungserbringung einbezogen werden sollen.
Wir gehen daher davon aus, dass ein Bieter in diesem Vergabeverfahren und bei Vertragsdurchführung bei Inanspruchnahme von öffentlich angebotenen Leistungen der DPAG keine Nachweise, Unterlagen, Eigenerklärungen oder ähnliches von oder für die DPAG vorlegen muss.
Stimmen Sie dem zu?


Antwort Vergabestelle:
Die Annahme wird bestätigt.
In diesem Zusammenhang verweist der Auftraggeber auf Abschnitt 4.6 "Hinweis Inanspruchnahme Kapazitäten anderer Unternehmen (I)", wo dies bereits ausdrücklich vorgesehen ist.

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Bieterfrage 1 zu Postzustellungsaufträge
Bestandteil der ausgeschriebenen Sendungen sind auch geringe Mengen an Postzustellungsaufträgen.

Gehen wir recht in der Annahme, dass wir dem Auftraggeber die Postzustellungsurkunden kostenlos zur Verfügung stellen dürfen?

Wir gehen davon aus, dass die Postzustellungsaufträge vom Auftraggeber gemäß der Zustellungsvordruckverordnung an den Auftragnehmer übergeben werden, also ausfolgenden drei Teilen bestehen:
dem inneren Schriftstück (innerer Umschlag),
der Zustellungsurkunde und
einem äußeren Umschlag.

a) Wir gehen somit davon aus, dass der Auftraggeber die Sendungen in den vorgeschriebenen äußeren Umschlägen einliefert. Ist diese Annahme zutreffend?

b) Wir gehen außerdem davon aus, dass dem Auftraggeber nur die Zustellungsurkunden zur Verfügung gestellt werden müssen, die inneren und äußeren Umschläge der Auftraggeber hingegen selbständig organisiert.

Sind diese Annahmen zutreffend?

Antwort der Vergabestelle zu Frage 1:
a) Die Annahme wird bestätigt.
b) Dies wird bestätigt.

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