Bereitstellung Druck und Kopiersysteme inkl. Service und Verbrauchsmaterialien ohne Druckerpapier

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung von Druck- und Kopiersystemen inklusive notwendiger Software zur Integration in die Infrastruktur des LZH. Enthalten ist auch die Lieferung aller zugehörigen Verbrauchsmaterialien ohne Druckerpapier. Weiterhin sind Wartung und Fehlerbeseitigung am Standort Vorort anzubieten. Insgesamt sind 13 Multifunktionsgeräte bereitzustellen.

Aufstellorte

Standorte des LZH:

- LZH Hauptstandort Hollerithallee 8 in 30419 Hannover

- Außenstelle Stadtfelddamm 34 in 30625 Hannover

Die Geräte werden durch den Auftragnehmer im LZH aufgestellt und in Betrieb genommen.

Die Multifunktions-Kopiersysteme werden an verschiedenen Schwerpunkt-Standorten innerhalb des LZH aufgestellt.

Alle Geräte werden an das Datennetz des LZH angeschlossen.

Vorläufige Verteilung

Hauptstandort: Hollerithallee 8, 30419 Hannover

1 Multifunktionsgerät A3 Farbe, 40 Seiten A4/Minute, Finisher (Bereich Foyer)

1 Multifunktionsgerät A3 Farbe, 40 Seiten A4/Minute (Bereich neuer Sozialraum)

1 Multifunktionsgerät A4 Farbe, 40 Seiten A4/Minute (Bereich Vorstand)

1 Multifunktionsgerät A4 Farbe, 40 Seiten A4/Minute, Faxfunktion (Bereich Verwaltung)

4 Multifunktionsgerät A4 S/W, 45 Seiten A4/Minute (Flure)

2 Multifunktionsgerät A4 S/W, 45 Seiten A4/Minute, Tischgerät (Büros)

1 Multifunktionsgerät A4 S/W, 45 Seiten A4/Minute, Faxfunktion (Sekretariat)

1 Multifunktionsgerät A4 S/W, 45 Seiten A4/Minute, Faxfunktion, Tischgerät (Sekretariat)

Außenstelle: NIFE, Stadtfelddamm 34 (Nähe MHH), 30625 Hannover

1 Multifunktionsgerät A4 S/W, 45 Seiten A4/Minute, als Tischgerät

Wartung, Service und Störungsbeseitigung

Die vom Hersteller vorgegebenen Intervalle für Reinigung und Austausch von Filtern etc. sind exakt einzuhalten. Es ist nur Original-Verbrauchsmaterial vom Hersteller der Geräte einzusetzen.

Ein First-Level-Support wird durch die IT-Mitarbeiter des LZH durchgeführt.

Für die weitere Störungsbeseitigung bietet der Anbieter einen Vor-Ort Service. Der Vor-Ort-Service beinhaltet eine Instandsetzungszeit für die bereitgestellte Drucklösung (Drucksysteme und Software-Lösung) bis zum nächsten Arbeitstag bei einer Meldung der Störung bis 16:00 Uhr.

Wartung und Störungsbeseitigung sind zu den Geschäftszeiten des LZH montags bis freitags in der Zeit zwischen 7:00 Uhr und 17:00 Uhr zu erbringen.

Service-Hotline

Die Servicehotline des Auftragnehmers ist in deutscher Sprache und steht zu den Geschäftszeiten des Auftraggebers zur Verfügung.

Die üblichen Geschäftszeiten des Auftraggebers sind Montag bis Freitag jeweils von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr.

Die Service-Hotline unterstützt den Auftraggeber bei allen technischen, administrativen und nutzungsbezogenen Fragen im Zusammenhang mit den vertraglichen Lieferungen und Leistungen. Diese umfassen insbesondere den telefonischen Support von Maßnahmen zur technischen und systembedingten Entstörung, die Anforderung von Reparatur- und Wartungsleistungen, den manuellen Abruf von Verbrauchsmaterial und Nachbestellungen.

Die Hotline ist keine ausländische und/oder gebührenpflichtige Telefonnummer.

Störungsbeseitigung

Störungsbeseitigungen und Aktivitäten im Rahmen der Wartung / Service werden grundsätzlich nur während der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.

Störungen werden spätestens bis zum Ende des folgenden Arbeitstages nach Eingang der Störungsmeldung beim Auftragnehmer behoben. Sollte eine Störungsbeseitigung innerhalb dieser Frist nicht möglich sein, so ist der Auftraggeber hierüber unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

Sollte eine Reparatur innerhalb eines Werktages nicht möglich sein, wird sofort ein entsprechendes Ersatzgerät ohne Zusatzkosten für den Auftraggeber bereitgestellt.

Treten bei einem Gerät nachhaltig Störungen auf oder ist es an mehr als fünf Arbeitstagen im Quartal funktionsunfähig, kann der Auftraggeber einen sofortigen Austausch verlangen. Der Austausch erfolgt durch ein Modell gleichen Typs, Ausstattung und Leistung oder durch dessen Nachfolgemodell. Die Funktionsfähigkeiten, Vertragsbedingungen und Vertragslaufzeiten bleiben davon unberührt.

Für jeden Kalendertag, an dem der Auftragnehmer kein Ersatzgerät betriebsbereit zur Verfügung stellt, entfällt 1/30 der monatlichen Gesamtmiete für das betreffende Gerät.

Sonstiges

Der Auftragnehmer stellt die Kontaktdaten seines Ansprechpartners dem Auftraggeber zur Verfügung.

Der Auftragnehmer verfügt über eine eigene IT-Abteilung zur Umsetzung aller geforderten Softwareanforderungen.

Die Ausbildungszertifikate der Mitarbeiter sind nachzuweisen.

Es stehen mindestens zwei vom Hersteller zertifizierte Solutionstechniker für die angebotene Softwarelösung zur Verfügung.

Der Auftragnehmer verfügt im Betreuungsgebiet des Auftraggebers über mindestens zwei vom Hersteller zertifizierte Hardwaresystemtechniker zur Durchführung aller anfallenden Serviceanforderungen.

Die Ausbildungszertifikate der Mitarbeiter sind nachzuweisen.

Anlieferung und Montage

Alle Kosten zu Anlieferung und Montage sind in den festen monatlichen Preisen für die Hardware bereits enthalten.

Montage und Systemcheck

Die Systeme werden aus Platzgründen beim Vertragspartner vorinstalliert, d.h. Zusammenbau inklusive der Installation aller Optionen, ein Funktions-Check und Vorkonfiguration. Die umweltgerechte Entsorgung der Verpackungsmaterialien und eine Transportsicherung der Systeme für den Transport zur Verwendungsstelle sind enthalten.

Auslieferung, Inbetriebnahme und Grundeinweisung

Die Systeme werden fachmännisch bei der Verwendungsstelle angeliefert, aufgestellt und ein erneuter Funktionstest vor Ort wird durchgeführt. Die zugehörige Softwarelösung wird bereitgestellt, eingerichtet und getestet. Enthalten ist eine umfassende ca. 1 stündige Einweisung in die Grundfunktionen an allen Multifunktionsgeräten pro Standort/System (Kopie, Druck, Scan, Fax, Verbrauchsmaterialtausch, Behebung von Papierstaus, etc.).

Verbrauchsmittel

Um den Anforderungen der Nachhaltigkeitskriterien zu entsprechen, dürfen nur Original-Toner und Ersatzteile des Herstellers verwendet werden.

Zum Nachweis über die Unbedenklichkeit des Verbrauchsmaterials sind entsprechende Anlagen dem Angebot beizufügen.

Die Lieferung von Verbrauchsmaterial erfolgt direkt an den jeweiligen Standort des LZH. Die weitere Verteilung innerhalb des Standortes erfolgt durch das LZH selbst.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, verbrauchte Toner und alle anderen Verbrauchsmaterialien, inklusive Behälter, kostenlos an den Standorten des LZH zu sammeln, abzuholen und ordnungsgemäß zu entsorgen. Der Auftragnehmer stellt dafür am LZH Hauptstandort Hollerithallee 8 einen Sammelcontainer im Außenbereich bereit. In der Außenstelle Stadtfelddamm 34 wird durch den Auftragnehmer ein geeigneter Sammelbehälter im dortigen Büro bzw. Sekretariat zur Verfügung gestellt. Die Leerung der Container erfolgt selbstständig nach Voranmeldung durch den Auftragnehmer beim LZH oder auch nach Mitteilung des LZH an den Auftragnehmer.

Bereitstellung Software-Lösung

Allgemein

Es ist Software zur Integration der Geräte in die Infrastruktur des LZH bereitzustellen.

Software und Treiber unterstützen die Betriebssysteme ab Microsoft Windows 10 und aktueller.

Die Softwarelösung ermöglicht die zentrale Authentifizierung sowie die Bereitstellung der "Follow-me Printing" und "Scan-to-Folder" Funktionalität. Über die Softwarelösung wird eine umfassende Überwachung der Drucksysteme mit Prüfungen, Batch-Konfiguration, Einrichten von Regeln, Remote-Management der Drucksysteme und Firmware-Upgrades realisiert. Die Administrationssoftware ist unter den gängigen Microsoft-Betriebssystemen einsetzbar und unterstützt mindestens SNMP v2. Die Software ist auf lokalen Serversystemen im Datennetz des LZH zu installieren und beinhaltet einen Softwarepflege- und Wartungsvertrag über die gesamte Laufzeit.

Die Zentrale Anwenderverwaltung der Software legt fest, welcher Anwender auf welche Funktion Zugriff hat.

Warnungs- oder Informationsmeldungen geben Zugriff auf fast alle von den Geräten zur Verfügung gestellten Informationen, wie z. B. die Tonermenge. Damit ist eine ständige Überwachung des Maschinenstatus gewährleistet.

Die Authentifizierung erfolgt per Chip/Transponder, um die Multifunktionssysteme effektiv vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Nur dem authentifizierten Anwender stehen bestimmte Funktionen auf dem Multifunktionssystem zur Verfügung. Dabei werden personalisierte Voreinstellungen bereitgestellt. Den Nutzern der Scanfunktion wird nach ihrer Authentifizierung am System z. B. der eigene persönliche Ablageordner voreingestellt. Auch Scanauflösung, Dateiformat (z. B. PDF), Farbe- bzw. Schwarz/Weiß-Option können pro Benutzer individuell voreingestellt werden.

Die angebotene Software verfügt über eine webbasierte Administrationsoberfläche.

Die gesamte Systemumgebung kann über ein zentrales webbasiertes Administrationstool verwaltet werden. Lokale Installationen zur Administration der Systeme und Software sind nicht erforderlich.

Die rollenbasierte Administration wird von der Software unterstützt.

Accounting und Reporting

Für eine bessere Transparenz der anfallenden Druckkosten und eine verursachungsgerechte Zuordnung und ggf. Abrechnung ist eine Auswertung des Druckvolumens pro Benutzer und Monat möglich. Alternativ ist eine Zuordnung der angefallenen Druckkosten beispielsweise auf Kostenstellen möglich, um bei Bedarf eine Anonymisierung des Accountings auf Userebene sicherzustellen.

Tonerbedarf und Zählerstandmeldung werden automatisch erfasst und von Mitarbeitern des LZH für Bestell- und Abrechnungszwecke verwendet.

Alle verwendeten Funktionen sind Vertragsbestandteil und in der monatlichen Gesamtmiete bereits enthalten.

Softwareanforderungen Administrations-Management

Der Auftragnehmer stellt kostenfrei für die gesamte Vertragslaufzeit ein Administrations-Management zur Verfügung, an das alle Systeme im Datennetz des LZH, einschließlich der später ergänzten Systeme, angeschlossen sind. Das auf einem Server des LZH installierte Administrations-Management ermöglicht den Administratoren des LZH per zentralem Web-Interface die Druck- und Kopiersysteme zu verwalten und einzurichten.

Folgende Funktionen werden unterstützt:

Gerätesuche auf SNMP V3 Basis

Geräteidentifikation über IPP

Installation und Aktivierung der Embedded Clients.

Konfiguration der Druck- und Kopiersysteme. Prüfen aktueller Gerätekonfigurationen

Herstellen von Gerätebackups/Wiederherstellung

Firmware-Update im Netz des LZH. Firmware Update bei einzelnen und mehreren Geräten sofort und zeitgesteuert

Anlegen, verwalten und abfragen von Kostenstellen

Konfiguration von einzelnen oder auch gleichzeitige Konfiguration mehrerer Geräte. Konfigurationen erstellen, speichern und laden.

Konfigurationsschutz der Einstellungen durch Kennwort

Geräteregistrierung und -verwaltung im Netzwerk (Gerätesuche mit Filterfunktionen)

Neustart von einzelnen und mehreren Geräten sofort und zeitgesteuert

Zugriff auf Systemeinstellungen / Ausdrucke, wie z.B. Statusseite, Eventlog usw.

Softwareanforderungen Flotten-Management

Der Auftragnehmer stellt kostenfrei für die gesamte Vertragslaufzeit ein Flottenmanagement zur Verfügung, an das alle Drucksysteme im Datennetz des LZH, einschließlich der später ergänzten Systeme, angeschlossen sind. Das auf einem Server des LZH installierte Flotten-Management ermöglicht den Administratoren des LZH per Web-Interface

das Management aller Systeme hinsichtlich Zählerstand, Service, Verbrauchsmaterial, etc. durchzuführen. Die Software unterstützt die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien über automatische Benachrichtigungen an den Serviceanbieters. Störungen werden ebenfalls über automatische Benachrichtigungen an den Auftragnehmer gemeldet. Die Benachrichtigungen erfolgen zusätzlich per E-Mail an die Administratoren des Auftraggebers als auch verschlüsselt per HTTPS an das Überwachungssystem. Es können pro Stellplatz und Standort individuelle Ansprechpartner für Verbrauchsmaterial, Service und Papier zugeordnet werden. Diese Ansprechpartner können ebenfalls per E-Mail benachrichtigt werden.

Alle erforderlichen Lizenzen für die Flottenmanagement-Software sind enthalten.

Alle Updates und Patches für die Flottenmanagement-Software sind enthalten.

Es wird eine SaaS-Lösung gefordert. Im Netz wird ein Agent (lauffähig als Dienst auf einem Windows Server des Auftraggebers) installiert. Dieser sammelt alle benötigten Daten der angebotenen Druck- und Multifunktionssysteme und leitet sie über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS/SSL) an einen zentralen Server (Standort in Europa) des Auftragnehmers weiter. Diese Daten können komplett webbasiert eingesehen werden. Für die Nutzung der Software ist keine zusätzliche Hardwarekomponente innerhalb des Datennetzes des LZH erforderlich.

Die angebotene Lösung ist herstellerunabhängig und funktioniert mit allen gängigen Druck- und Multifunktionssystemen, d. h. die Einbindung von Fremdsystemen wird unterstützt.

Folgende Funktionen werden unterstützt:

Seitenzähler pro System, getrennt nach s/w-Volumen und Farb-Volumen

Seitenzähler getrennt nach Kopie, Druck, Fax und/oder Scan

System-/Geräte-Registrierung und -verwaltung im Netzwerk (System-/Geräte-Suche mit Filterfunktionen), automatisch, zeitgesteuert, manuell

System-/Geräte-Status-/ Server-Benachrichtigung mit automatischem Versand von E-Mail-Warnungen bei definierten Meldungen, wie Toner-Mangel, Fehler, Wartung / Störung

Report-/Exportfunktionen in gängige Dateiformate

Zugang über ein Webinterface

Benutzerverwaltung mit individuell konfigurierbaren Berechtigungen und Zugriffen

Statusübersicht aller Systeme

Geräteliste mit Angaben zum individuellen Standort, Ansprechpartner, ID-Nr

Anzeige der Zählerstände pro System (getrennt nach s/w, Farbe, Kopie, Druck, Scan, Fax, ...)

Anzeige der Verbräuche nach Zeitintervallen

Statistiken zu Tonerbestellungen, Tonerwechsel, Servicemeldungen

Anzeige Tonertauschhistorie pro Gerät

automatisierte Tonerbestellung mit vordefinierten Schwellwerten (Tonerfüllstand, Tage)

manuelle Tonerbestellung

einfaches Reporting der Verbräuche und Statusmeldungen (Toner, Papier, ...)

automatisierte Übermittlung von Zählerständen (als csv-Datei), Störungen, Tonerbedarf, usw. per SMTP an eine E-Mail-Adresse des Auftraggebers

Exportfunktion der Daten z.B. als CSV-Datei

Unterstützung von benutzerdefinierten Reports: erstellten, ausführen, exportieren bzw. Versandoption per SMTP an eine E-Mail-Adresse des Auftraggebers

Administrations- und Authentifizierungssoftware

Es wird eine vom Gerätehersteller unabhängige Softwarelösung angeboten, für die der Auftragnehmer den Support und die Wartung erbringt. Diese wird über das systemeigene Display bedient.

Lizenzen, Softwarepflege, Schulungen und Installation

Folgende Leistungen sind enthalten:

- alle erforderliche Lizenzen, Wartung und Softwarepflege inkl. Updates und Upgrades

- Installation und Einrichtung der Kartenleser an den Systemen (sofern notwendig)

- Installation und Konfiguration der Software auf den Servern des Auftraggebers (Windows Server 2016 oder neuer)

- Schulung und Training der Administratoren

- Einweisung der Anwender (Kurzeinweisung bei Installation der Systeme)

Installation und Dokumentation

Benötigte Softwarekomponenten (Services, Applikationen) können über eine Softwareverteilung ("Silent") installiert werden. Alle Dokumentationen (Handbücher, technische Referenz, etc.) werden in deutscher Sprache als durchsuchbares PDF und auf Wunsch auch in Papierform zur Verfügung gestellt.

Verschlüsselung und Sicherheit

Die Übertragung von Anmeldedaten vom und zum Gerät erfolgt mindestens über eine 256bit Verschlüsselung.

Alle Druck- und Scanaufträge werden ebenfalls mit mindestens 256bit verschlüsselt übertragen.