Beschaffung einer Software zur Vorlesungs- & Prüfungsplanung sowie zur Raumbuchung an der htw saar

Die Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes (htw saar) beabsichtigt die Beschaffung einer Softwarelösung zur automatisierten Vorlesungs- und Prüfungsplanung sowie zur Raumbuchung. Im Vorfeld des Vergabeverfahrens wird eine Markterkundung durchgeführt, um geeignete Lösungen und Anbieter zu identifizieren.

Die Markterkundung dient insbesondere dazu, die Marktsituation zu analysieren und die Eignung möglicher Lösungen für die spezifischen Anforderungen der Hochschule zu bewerten.

Die htw saar beabsichtigt, den Auftrag im Wege einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb zu vergeben. Die Durchführung eines entsprechenden Vergabeverfahrens ist ab Kalenderwoche 39 vorgesehen.

Der geschätzte Auftragswert liegt voraussichtlich unterhalb des EU-Schwellenwertes für Liefer- und Dienstleistungsaufträge (derzeit 216.000 EUR netto bezogen auf die vorgesehene Vertragslaufzeit von 4 Jahren). Das Verfahren richtet sich daher nach den Vorgaben der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. den einschlägigen landesrechtlichen Vergabevorschriften des Saarlandes in der derzeit gültigen Fassung.

Gegenstand der geplanten Leistung:

Gegenstand der Beschaffung ist eine Cloud-SaaS-Lösung (Software as a Service), die als integrierbare, voll funktionsfähige, modular aufgebaute Softwarelösung für Hochschulen folgende Kernfunktionen bietet:

- automatisierte Vorlesungsplanung auf Basis definierbarer Planungsparameter

- automatisierte Prüfungsplanung auf Basis definierbarer Planungsparameter

- integriertes Raumbuchungssystem

- Anpassbarkeit an hochschulspezifische Prozesse

- Implementierung, technische Schulungen und laufender Betrieb / Support

Erforderlich ist eine bidirektionale Schnittstelle zum Campusmanagementsystem SIM (SAP SLCM-basiert) zur Synchronisation von Planungs- und Stammdaten.

Die Lösung muss zudem die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aktueller IT-Sicherheitsstandards erfüllen und die digitale Barrierefreiheit beachten.

Mindestanforderung:

Im Rahmen der Markterkundung ist darzulegen, dass die technische Realisierung einer bidirektionalen Schnittstelle zu SAP SLCM-basierten Campusmanagementsystemen grundsätzlich möglich ist.

Voraussichtlich relevante Eignungsanforderungen für ein späteres Vergabeverfahren:

Im späteren Vergabeverfahren ist vorgesehen, folgende Eignungskriterien zu berücksichtigen:

- Nachweis von mindestens drei, höchstens fünf abgeschlossene Referenzen über den produktiven Einsatz der angebotenen oder vergleichbaren Softwarelösung, davon mindestens zwei an Hochschulen oder vergleichbaren Bildungseinrichtungen im deutschsprachigen Raum innerhalb der letzten 5 Jahre

- Nachweis der Integration in bestehende SAP-basierte Campus-IT-Systeme

- Nachweis der Umsetzung von Schnittstellen zu SAP SLCM oder vergleichbaren Campusmanagementsystemen

- Nachweis der Nutzung von Authentifizierungsverfahren wie Shibboleth oder vergleichbaren Single-Sign-On-Lösungen

Vertragsrahmen:

Die geplante Vertragslaufzeit beträgt zunächst 2 Jahre mit Verlängerungsoption auf maximal 4 Jahre.

Darüber hinaus wird im späteren Vertragswerk die Verpflichtung des Auftragnehmers festgeschrieben, bei Beendigung des Vertragsverhältnisses die Datenbankinhalte vollumfänglich und in einem standardisierten, offenen Format exportierbar bereitzustellen und an die htw saar zu übergeben.

Interessenbekundung:

Interessierte Unternehmen werden gebeten, eine Interessenbekundung einschließlich kurzer Darstellung der technischen Lösung in einem Umfang von maximal 5 DIN-A4-Seiten einzureichen. Im Mittelpunkt steht dabei insbesondere die Schnittstellenfähigkeit zur beschriebenen Systemlandschaft.

Die Interessensbekundungen sind bis einschließlich 21.08.2026 an vergabestelle@htwsaar.de zu richten.

Bitte beachten Sie, dass die Einreichungsfrist für Interessensbekundungen am 19.08.2026 bis zum 04.09.2026 verlängert wurde.

Hinweise:

Diese Markterkundung dient ausschließlich der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens. Es besteht kein Anspruch auf Teilnahme am späteren Verfahren. Eine Empfangsbestätigung, Rückmeldung oder Auswahlbegründung erfolgt nicht.

Die im Rahmen der Markterkundung gewonnenen Erkenntnisse können bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens sowie bei der Erstellung der Vergabeunterlagen berücksichtigt werden.