Empfangs- und Schließdienst inkl. Alarmaufschaltung in einem Verwaltungsgebäude der VBG - Bezirksverwaltung Hamburg

Die VBG beabsichtigt, für die Bezirksverwaltung Hamburg einen vertrauensvollen Dienstleister für den Empfangs- und Schließdienst inkl. Alarmaufschaltung zum 01.09.2023 für drei Jahre neu zu vergeben. Zurzeit plant die VBG einen Umzug und wird voraussichtlich die aktuell genutzten Flächen im Gebäude frühestens ab dem 01.01.2026 nicht weiter betreiben. Durch etwaige Verzögerungen im Bauverlauf kann sich ein Umzug, längstens bis zum 31.08.2026, ergeben. Eine Vertragsverlängerung über den 31.08.2026 hinaus ist grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, es treten unvorhergesehene Ereignisse ein, die eine weitere, kurzfristige Vertragsverlängerung bedingen, wie z. B. die Aufhebung einer für diesen Leistungsgegenstand durchgeführten Ausschreibung oder eine weitere Verzögerung im Bauverlauf. Innerhalb der ersten sechs Monate kann die AG den Vertrag ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des Kalendermonats kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sollte die AG das zu betreuende Gebäude nicht weiter betreiben, kann sie den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des Kalendermonats gegenüber dem AN schriftlich

kündigen. Für die Zeit vom 15.08.2023 bis 31.08.2023 ist eine Vorbereitungs- und Einarbeitungszeit fest einzuplanen. Es gibt die Möglichkeit, das Objekt zwischen dem 02.05.2023 bis 11.05.2023 zu besichtigen. Ein Termin ist mit der AG telefonisch oder per email abzustimmen.

Ziel der Ausschreibung ist der Empfangs- und Schließdienst inkl. Alarmaufschaltung am Standort Hamburg, Das Gebäude der VBG-Bezirksverwaltung Hamburg befindet sich in der Sachsenstraße 18 in 20097 Hamburg. Der Standort gehört zur City Süd (Stadtteil Hammerbrook) und liegt in Nähe der Hamburger City. Das 2015 fertiggestellte Gebäude verfügt über sechs Etagen und eine Tiefgarage mit ca. 70 Pkw-Stellplätzen. Im Erdgeschoss befinden sich der Zentrale Empfang und die Poststelle. Im 1. Obergeschoss befindet sich das Betriebsrestaurant, die Sitzungsumgebung und der Sportraum. Die Etagen 2 bis 6 beherbergen hauptsächlich Büro- und einige Funktionsräume wie Teeküchen sowie Kopierräume. Die Etagen sind über zwei Treppenhäuser und vier Aufzüge erreichbar. Das 3. OG ist untervermietet. Im Gebäudebereich der VBG arbeiten bis zu 250 Mitarbeiter in der Zeit von 06:00 Uhr bis 20:00 Uhr. Das Gebäude verfügt über eine Brandmeldeanlage (BMA), eine Einbruchmeldeanlage (EMA), eine Videoüberwachungsanlage (VÜA), sowie eine Wechselsprechanlage (WSA) zwischen Tiefgarageneinfahrten und Zentralem Empfang.

Für alle in der Leistungsbeschreibung genannten Tätigkeiten hat der Auftragnehmer einen Personalstamm vorzuhalten, die vollständig in die Ablauf- und Arbeitsorganisation eingewiesen sind und somit das Objekt kennen und die Bedienung der technischen Einrichtungen (z. B. EMA) beherrschen. Alle Empfangs- und Schließdienste inkl. Alarmaufschaltung sind unter Einhaltung der aktuellen DIN 77200 zu erbringen. Darüberhinausgehende Anforderungen und Besonderheiten sind in der Leistungsbeshreibung aufgeführt:

- Auftragsvorbereitung im Zeitraum vom 15.08.2023 bis 31.08.2023,

- Morgendlicher Schließdienst in der Zeit Montag bis Freitag von 05:15 bis 05:45 Uhr (ausgenommen sind Tage an gesetzlichen Feiertagen sowie Schließzeiten der AG),

- Empfangsdienst (1 Mitarbeiter/in) in der Zeit Montag bis Freitag von 12:00 bis 20:00 Uhr (ausgenommen sind Tage an gesetzlichen Feiertagen sowie Schließzeiten der AG), Zusatzaufgaben ab 19.00 Uhr,

- Aufschaltung Alarm- und Störungsmeldungen,

- Alarm-Intervention,

- Personalanforderungen,

- Zentrale Ansprechperson (Projektleiter / Einsatzleiter).

Die Empfangs- und Schließdienste inkl. Alarmaufschaltung, deren Art und Umfang jeweils vorab von der AG festgelegt werden und die nicht in der beschriebenen Leistungsbeschreibung enthalten sind, werden separat beauftragt und nach den im Preisblatt angegebenen Stundenverrechnungssätzen zzgl. der Mehr-, Nacht-, Wochenend- und Feier- und Ruhetagzuschläge gemäß Lohn- und Tarifvertrag für das Wach- und Sicherheitsgewerbe abgerechnet. Die in der Leistungsbeschreibung samt Anlagen beschrieben Leistungsgegenstand ist Bestandteil des abzuschließenden Vertrages und ist durch den AN auf Plausibilität zu prüfen. Sollten in den Beschreibungen Fehler sein, die eine sachgerechte und einwandfreie Dienstleistung nicht gewährleisten, so hat der AN die AG im Rahmen der Angebotserstellung darauf aufmerksam zu machen. Die Leistungsinhalte werden dann im Rahmen der Ausschreibung entsprechend angepasst.

Das in den sonstigen gesetzlichen Bestimmungen geregelte Recht zur Beendigung des Vertrages aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen - insbesondere der Leistungsbeschreibung - zu entnehmen.