Konfektionierung und Versand von Erstlesebüchern an Schulen in Hessen und Thüringen

Warenannahme, Konfektionierung und termingerechter Versand von Erstlesebüchern (79.000 Exemplare) an Schulen in Hessen und Thüringen

Vorbemerkung

Mit den beiden Projekten "Buchgeschenke für Erstklässler zur Unterstützung des Leselernprozesses in Schule und Elternhaus in Hessen" bzw. "... in Thüringen" möchten die Stiftung Lesen und der Sparkassen- und Giroverband Hessen-Thüringen alle Eingangsklassen in Hessen sowie Thüringen mit Klassensätzen geeigneter Erstlesebücher ausstatten. Gerade Kindern, die in einem bildungsfernen Umfeld aufwachsen und die in ihrer Sprachentwicklung sowie beim Lesenlernen oft weniger familiäre Unterstützung erfahren, wird damit der Zugang zum Lesen erleichtert.

1. Auftragsgegenstand

Warenannahme, Lagerung, Konfektionierung und Versand von 79.000 Erstlesebüchern an 1130 - 1160 Grundschulen in Hessen und 500 - 530 Grundschulen in Thüringen. Die zu versendenden abgezählten Klassensätze des Erstlesebuches werden vom Auftragnehmer in eine geeignete, vom Auftragnehmer bereitzustellende Kartonage konfektioniert.

Bei dem Erstlesebuch handelt es sich um eine Sonderausgabe für die Stiftung Lesen und dem Sparkassen- und Giroverbands Hessen-Thüringen des folgenden Buches:

"Eine Klasse mit Wuff - Schulhund auf Probe", Penguin Verlag

Hardcover, 48 Seiten

Format 17, 6 x 24,4 cm

Gesamtgewicht ca. 300 g (inklusive beigelegtem Eltern-Flyer) pro Buch

Auflage 79.000 Exemplare, davon sind vorgesehen 60.000 Exemplare für Grundschulen in Hessen und 19.000 Exemplare für Grundschulen in Thüringen.

2. Leistungsbeschreibung

a) Warenannahme und Lagerung

Anlieferung der Bücher auf Eurotausch-Paletten voraussichtlich 30./31. KW 2025 (oder nach Absprache) von GCC - Grafisches Centrum Cuno GmbH & Co. KG, 39240 Calbe (Saale).

Die Lieferung erfolgt in 5er-Bündelung, offen und verschränkt abgesetzt und mit Schrumpffolie gesichert.

Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen.

Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität und Qualität zu prüfen. Die Kontrolle der Stückzahl kann auch durch Abwiegen erfolgen. Wareneingänge, die über der genannten Stückzahl liegen, sollten nach logistischen Kriterien überprüft werden (Anzahl der Paletten, Fassungsvermögen, Angabe auf den Lieferdokumenten etc.). Die Qualitätsprüfung erfolgt anhand von Stichproben aus unterschiedlichen Liefereinheiten. Der Wareneingang sowie mögliche Mängel sind vom AN zu dokumentieren (Art des Mangels, Foto des Mangels, Mitarbeiter, der die Beschädigung festgestellt hat, Datum, Uhrzeit) und der Auftraggeberin unverzüglich unter Angabe der konkreten Mängel in Form einer Kopie des Lieferscheins anzuzeigen.

Der AN sendet eine Kopie des Lieferscheins sowie eine Wareneingangsliste unaufgefordert zu Beginn nach jedem Wareneingang als Excel-Liste per Email an die AG. Die Vorlage dazu muss der AN selbst erstellen. In der Excel-Liste ist in der Kopfzeile jeweils das Erstellungsdatum der Liste manuell seitens des ANs einzutragen bzw. zu ändern. Mindermengen- und Mehrmengenlieferungen sind unverzüglich nach Wareneingang bei der AG zu melden.

Entsorgung von Verpackungsrückständen

Nicht mehr benötigte Verpackungen werden durch den Auftragnehmer unter Berücksichtigung gesetzlicher Auflagen und umweltgerecht entsorgt.

b) Druck Begleitschreiben & Konfektionierung Buchpakete

- Adressdatenverarbeitung, Portooptimierung. - Die Adressen werden dem Auftragnehmer rechtzeitig, d. h. mindestens vier Wochen vor Lieferung (KW 29) nach den Richtlinien des Datenschutzes übermittelt.

- Druck eines Begleitschreibens, Din A4, 4/0-farbig per digitalem Laserdruck, FSC-mix und/oder Recycling-Papier und adressieren (schwarz) - Vorlage wird geliefert.

- Kommissionierung: Zusammenstellen der Buchpakete pro Schule und pro Klasse nach gelieferter Liste. Die Stückzahl pro Klasse soll exakt der von der Schule gemeldeten Menge entsprechen (ca. 20 - 40 Erstlesebücher pro Klasse).

- Versandlabel erstellen

- Lieferschein-Taschen aus Papier, transparent

- Anschreiben falzen und in LS-Tasche stecken, auf Karton kleben

- Die Kartonagen müssen die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

Faltkiste mit stoßenden Boden- und Deckelklappen, Wellpappe, fefco 0201;

Qualität: 2.30 BC;

Verschlussart: geklebt oder ggf. mit Umreifungsbändern gesichert.

Geeignetes Füllmaterial, um das Verrutschen von Material zu vermeiden.

c) Lieferbeschaffenheit & termingerechter Versand (inkl. Reporting und Retourenmanagement)

Es sind gängige Liefer- und Verpackungsstandards anzuwenden, um eine Lieferung der Ware ohne Beschädigungen zu gewährleisten. Der Lieferung ist ein Lieferschein beizulegen, bei mehreren Lieferungen muss jede Lieferung einen Lieferschein enthalten.

- Versand ab 2025 KW 34

- Retourenmanagement (Prüfen der Ware auf Vollständigkeit, Beschädigungen; Retourenliste, Benachrichtigung an AG)

- Zweitversand der Retourenpakete oder Einlagern

- kostenlose Rücknahme der Transportverpackungen

3. Leistungszeitraum

Der Zeitpunkt der Leistungserbringung beginnt in der KW 30 mit Annahme der Waren-lieferung. Konfektionierung, Kommissionierung und Versand erfolgen sukzessive ab KW 34 2025 auf Abruf der Auftraggeberin und enden voraussichtlich im Oktober 2025.

4. Umweltschutz

Der AN verpflichtet sich, bei seinen Leistungen und auch bei Zulieferungen oder Nebenleistungen Dritter im Rahmen der wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten ressourcenschonend zu handeln. Aus diesem Grund sollen die Faltkiste und insbesondere das Füllmaterial mineralöl-(plastik)frei sein, das Füllmaterial möglichst aus Recyclingmaterial bestehen. Ein Umweltsiegel wie EMAS, EU Ecolabel, Blauer Engel, UW-609 oder ein gleichwertiges Zertifikat ist gewünscht, aber letztlich entscheidet der Preis.