Payroll, Managemnet und Service

3. Art und Umfang der zu vergebenden Leistungen

Der Umfang der externen Gehaltsabrechnung für visitBerlin umfasst demnach folgenden Leistungen:

a. Einrichtung:

- Einrichtung in der vom Gehaltsservice genutzten Software-Lösung

- Einrichtung in HR4YOU in Zusammenarbeit mit HR4YOU (z.B. Reporting, Darstellung Abrechnungen, Nachweise, Meldungen, ...), ggf. unter zusätzlicher, nicht einkalkulierter Inanspruchnahme von Unterstützungsleistungen durch HR4YOU

- Schnittstelle zu/von HR4YOU, ggf. unter zusätzlicher, nicht einkalkulierter Inanspruchnahme von Unterstützungsleistungen durch HR4YOU

- teilautomatisierte Datenübertragung zu Microsoft Dynamics NAV 2018

- Erstbefüllung mit Daten (Massentransfer-/Einrichtung)

- Migration von der bisherigen Gehaltsabrechnung, soweit erforderlich bzw. als Verfahren, z.B. für möglicherweise in 2026 erforderliche Korrekturen aus 2025 bei einzelnen Mitarbeiter/innen

- Nachweis der korrekten Einrichtung, insbesondere bzgl. der Schnittstelle Hr4YOU

- Einweisung HR und ggf. IT bzgl. Vorbereitung der Daten / Nutzung der Ergebnisse in

HR4YOU, Übernahme der Buchhaltungsdaten und ggf. Direktzugriff in dem vom

Dienstleister genutzten System als BackUp / Notzugriff.

b. Regelleistung:

- In Eigenverantwortung des Dienstleisters: Monatsgenaue Anpassung der genutzten Software an alle gesetzlichen Änderungen zwecks Sicherstellung einer fehlerfreien Gehaltsabrechnung.

Die Verpflichtung bzgl. Updates umfasst auch ggf. erforderlichen Anpassungen bzgl. der Datenübergabe aus bzw. der Datenübernahme in HR4YOU sowie erforderliche Anpassungen aus möglichen Veränderungen im visitBerlin-Kontenplan.

- Anpassung an Veränderungen bzgl. Personal / Übernahme aus HR4YOU

- Support von HR zu Fragen bzgl. Gehaltsabrechnung

- Durchführung der Gehaltsabrechnungen unter Anwendung aller

gültigen, gesetzlichen Regelungen, ggf. inkl. Korrekturen für Vormonate

(s. Standardfunktionalitäten im IST / Anforderungskatalog)

- Durchführung der elektronischen Meldungen

- Elektronische Lieferung der für die Nutzung in HR4YOU bzw. Microsoft Dynamics NAV 2018 benötigten Daten bzw. Dokumente per Schnittstelle. Bzgl. HR4YOU ist überbrückungsweise eine Dokumentenbereitstellung zulässig, perspektivisch wird eine direkte Datenübertragung benötigt. Diese ist Bestandteil der Einrichtung, ggf. per Nachlieferung. Bzgl. Microsoft Dynamics NAV 2018 (Buchhaltung) sind die Daten mit dem visitBerlin-Kontenplan so zu verknüpfen, dass diese nach Einspielen direkt übernommen werden können incl. vorbereiteter Stapelbuchungen für die Zahlungen.

- Feste(r) persönliche(r) Ansprechpartner/in für HR

- Der benötigte Vorlauf bzw. die Bearbeitungszeit für die Gehaltsabrechnung soll maximal drei Arbeitstage betragen, inkl. Probeabrechnung. Die Bereitstellung der Ergebnisse an visitBerlin soll mindestens 3 Arbeitstage vor dem monatlichen SV-Zahlungszieltermin erfolgen.

Alle zuvor genannten Leistungen sind in gleicher Weise auch für die Stadt und Land Reisen GmbH zu erbringen.

Die Regelleistung wird ab dem Aprilgehalt 2026 benötigt. Dies setzt einen Vorlauf für die Einrichtung und Integration der Gehaltsabrechnung voraus. Der beauftragte Zeitraum umfasst die Gehaltsabrechnung für April bis Dezember 2026, das gesamte Jahr 2027 sowie Januar 2028. Nach Ablauf des Leistungszeitraumes endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigungserklärung einer Partei bedarf.

Die Auftraggeberin behält sich vor, diesen Vertrag einmalig für ein Abrechnungsjahr, mithin bis 31.01.2029 zu verlängern. Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 1 Monat vor Ablauf des Abrechnungsjahres, mithin bis zum 31.12.2027.