RV Social-Media-Aktivitäten und Social-Media-TÜV

Die Friedirch-Ebert-Stiftung hat im Jahr 2022 eine Governance ("Social-Media-Toolbox") entwickelt, die für den Kanaleinsatz bzw. für Social-Media-Aktivitäten einen Entscheidungs- und Handlungsrahmen vorgibt, somit die Aktivitäten stärker planbar macht, diese bündelt und kanalisiert.

Die Bestandteile der Toolbox sind: Die Qualitätskontrolle, der Support und das Coaching.

Um die Toolbox weiterhin mit Leben zu füllen und die genannten Ziele zu erreichen, soll ein Rahmenvertrag mit einer Agentur geschlossen werden, die die FES dabei unterstützt, die Kanalaktivitäten zu monitoren, Kolleg:innen zu coachen und die Toolbox weiterzuentwickeln. Die Agentur steht der FES einerseits als Berater zur Seite, andererseits als Qualitätskontrolleur.

Die genauen Aufgaben des Rahmenvertrags ergeben sich aus der folgenden Leistungsbeschreibung.

Qualitätskontrolle (ca. 30% des Volumens):

- Jährlicher Review der Social-Aktivitäten:

o Bestandsaufnahme unbekannte Kanäle, d.h. der Kanäle, die an den vorgegebenen Prozessen vorbei aufgesetzt wurden.

o Qualitätskontrolle der bekannten Kanäle anhand des QM-Kriterienkatalogs - dabei werden einmal im Jahr alle Kanäle begutachtet anhand einfach zu überprüfender Kriterien, anlassbezogen oder stichprobenmäßig wird genauer nachgeschaut

o Dazu gehört der Abgleich der Dokumentation der Kanäle mit den Unterlagen: Wo fehlen Ansprechpartner, wo fehlen Zugangsdaten, etc.

- Startbegleitung von neuen Kanälen. Es ist geplant, dass neue Kanäle gemeldet werden müssen, d.h. diese Daten werden auch zentral erfasst. Die Agentur übernimmt eine Qualitätskontrolle der Kanäle und weist ggfs. auf Lücken hin. Aufgaben:

o Qualitäts- und Compliance-Check von neuen Kanälen: Sind rechtliche Infos vorhanden, sind Basisinfos vorhanden, wird das CD eingehalten, stimmen minimale Standards (siehe Kriterienkatalog)

- Beim Abschluss von Projekten bzw. einem Offboarding übernimmt die Agentur eine Abschlussüberprüfung: Sind alle Daten abgelegt? Sind Kanäle korrekt dokumentiert und nachher gelöscht worden?

Support (ca. 40% des Volumens):

- Helpdesk und Hotline für Kanalverantwortliche ( Die FES geht von ca. 12-20 Anfragen / Monat aus, dies stellt jedoch lediglich eine Schätzung dar und kann nicht garantiert werden)

- Service: Übernahme von Teilaufgaben, wie das Einrichten von Accounts oder Ad-Accounts in einem Umfang von ca. 5 Personentagen pro Jahr (dies stellt jedoch lediglich eine Schätzung dar und kann nicht garantiert werden bzw. auch höher ausfallen)

- Laufendes Monitoring und Reporting - hier wird darauf hingearbeitet, eine Verknüpfung der Accounts mit Fanpagekarma aufzusetzen

Coaching (ca. 30% des Volumens):

- Ordnungsrahmen aktualisieren, mindestens 1x im Jahr, ansonsten bei Bedarf: Die Toolbox muss regelmäßig inhaltlich auf Aktualität überprüft werden, indem Neuerungen auf den einzelnen Kanälen sich hier wiederfinden. D.h. müssen bei Bedarf Textbausteine oder Screenshots der Toolbox ausgetauscht werden.

- Durchführen von Webinaren oder Aufnahme von Video-On-Demand-Inhalten zu den Themen Kanal-Basics, Strategieentwicklung, Erfolgsmessung, Netzwerken, Kanal-Management, Schreiben für Social Media - die unter Berücksichtigung eines Coaching-Konzepts vom Auftragnehmer erstellt werden.