Standkonzept und Standbau WTM London 2023

Für den touristischen Messeauftritt der Hauptstadt Berlin auf der WTM London 2023 schreibt visitBerlin folgende Leistungen aus:

Die Konzeption, Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus der Hauptstadt Berlin anlässlich des World Travel Markets, London 2023. Es handelt sich um einen Antrag für das laufende Jahr 2023 und als Option für WTM London 2024.

World Travel Market (WTM) London 2023

Der World Travel Market in London findet vom 6. bis 8. November 2023 statt. Im Fokus der internationalen Reisemesse steht der Austausch zwischen Fachleuten des In- und Outboundtourismus. Mehr als 50.000 Reisefachleute nehmen teil, um Kontakte zu knüpfen und sich darüber zu informieren, wie führende Unternehmen ihr Geschäft umgestaltet haben, und um Einblicke in trendige Reiseziele und Produkte zu erhalten.

Die B2B-Veranstaltung bietet Tourismusunternehmen aus der ganzen Welt die Möglichkeit, ihre Marke zu präsentieren und auf der Messe zusammen mit den größten Namen in der Beherbergungs- und Gastronomiebranche, bekannten Reisezielen und Attraktionen, innovativen Anbietern von Reisetechnologie und Fluggesellschaften auszustellen. Weitere Informationen unter https://www.wtm.com/london/en-gb.html

3. Anforderungen an einen Gemeinschaftsstand Berlins auf dem WTM 2023

Auf dem WTM 2023 soll der Auftritt von visitBerlin, gemeinsam mit acht Vertretern des visitBerlin Partnerhotels e.V. und mit voraussichtlich zwei bis drei Vertretern weiterer kultureller Leistungsträger/Partnern als Unteraussteller realisiert werden. Die Gesamtatmosphäre des Standes soll die Hauptstadtregion optimal repräsentieren, es sind keine Aktions- oder Themenflächen vorgesehen.

Die Standfläche des Gemeinschaftsstandes beträgt 60,75 m². Funktionelle und möglicherweise gemeinsam genutzte Bereiche wie Garderobe, Schließfächer, Catering (weitere Details im Folgenden) sind in diese Fläche zu integrieren. Ziel ist eine möglich effiziente Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums.

Vorgesehen ist 2023 ein Kopfstand mit drei Zugängen entlang einem der Hauptlaufwege (bei der engen Seite). Der genaue Grundriss und die Hallenaufplanung (Stand) sind der Anlage 1 und 2 zu entnehmen. Das vorzuschlagende Standkonzept ist auf Basis einer 4.5 m x 13.5 m Kopfstandfläche zu erstellen.

Das Standkonzept soll sich durch eine übergreifende Darstellung Berlins auszeichnen, mit Kennzeichnung des visitBerlin Partnerhotels e.V. und der einzelnen beteiligten Unteraussteller visitBerlins.

Der Schwerpunkt der Nutzung des Standes liegt auf den Fachgesprächen, d.h. der Fokus soll auf einer Besprechungsfläche für Aussteller, Unteraussteller und Fachbesucher liegen. Die Lounge beinhaltet Brandingflächen für die Säule Themen- & Zielgruppenmarketing des visitBerlin Partnerhotels e.V. Hier sollen die Marketingthemen der Hotelmarketinggruppe Darstellung finden (pink pillow Hotels, Familien, Fahrrad, Barrierefreiheit, Be Local). Es sollten Besprechungsmöglichkeiten für mind. 12 Personen vorhanden sein. Die Unteraussteller nutzen den Besprechungsbereich mit oder haben eigene Gesprächsnischen. Es bedarf keiner festen Tische, sondern vielmehr variabel nutzbare Sitzmodule oder Stehflächen für je zwei bis maximal 4 Gesprächspartner.

Für die Fläche sind Möglichkeiten der Partnerintegration (z.B. zwei bis drei kulturelle Einrichtungen) anzubieten. Dies können separate Meeting Points oder andere Darstellungsformate haben (z.B. mittels Monitorfläche oder anderer flexibel bespielbarer Darstellungsflächen, -optionen) und sollen für den Besucher als Unteraussteller identifizierbar sein. Sie sollen jedoch in der visuellen Darstellung den Auftritt visitBerlins nicht überblenden.

Der Stand selbst ist barrierefrei zugänglich, darüber hinaus sind die operativen Vorgaben des WTM zu beachten.

Für den Empfang der Kunden/Gäste von visitBerlin ist ein Empfangs- bzw Eingangsbereich vorzusehen. Von visitBerlin sind über den gesamten Messezeitraum drei Mitarbeiter zur Kundenbetreuung und für eigene Termine vor Ort.

Für die Bewirtung der Aussteller und Fachbesucher ist die Einrichtung eines funktionalen Cateringbereichs für Getränke (Kaffee, Tee, Kaltgetränke) und ggf. kleine kalte Speisen vorzusehen. Weiterhin ist eine abschließbare Garderobe inkl. Schließfächer für das Standpersonal (visitBerlin, Vertreter des visitBerlin Partnerhotels e.V. und Unteraussteller) und eine kleine Lagermöglichkeit für Material zu planen.

Weitere Aktionsflächen o.ä. sind nicht geplant.

Für die Anordnung und Funktionalität des Empfangs, der Besprechungsmöglichkeiten, funktionalen Bereiche und Wege sind die vorgegebenen Hygienemaßnahmen zu berücksichtigen.

Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten neben der Konzeption, Gestaltung, Grafikerstellung und mietweisen Gestellung der Messeeinrichtung sowie der Durchführung des Standbaus, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss und den technischen Support während der Messe. Die Standelemente werden nur mietweise für den Messeauftritt zum WTM London 2023 (+ Option für WTM London 2024 + Option für WTM London 2025) zur Verfügung gestellt. Die Richtlinien der Messe sind einzuhalten.

Bei der Konzeption und Realisierung des Messestandes ist auf eine umweltverträgliche und ressourcenschonende Umsetzung zu achten.

Die Buchung der Standfläche bei der Messe Berlin erfolgt durch visitBerlin. Weiter werden auch die Kosten der für den eigentlichen Messebetrieb notwendigen Leistungen und Services von visitBerlin getragen (z.B. Reinigung und Müllentsorgung während der Messelaufzeit). Die technischen Installationen (Strom, Wasser, Telefon, Internet) sowie Genehmigungen, Anmeldungen etc., die den Standbau betreffen, werden vom Auftragnehmer mit dem Messeveranstalter oder zuständigen Subunternehmen abgestimmt.

Die Standbauvorgaben des Messeveranstalters können hier eingesehen werden: https://www.wtm.com/london/en-gb/exhibitor-manual/your-stand/Stand_Build_Regulations.html

Etwaige notwendige Formulare und zu berücksichtigende Deadlines finden Sie hier: https://www.wtm.com/london/en-gb/exhibitor-manual/operations/operations-documents-order-forms.html

Informationen zu Aufbauzeiten: https://www.wtm.com/london/en-gb/exhibitor-manual/event-info.html#Event-Info_Timetable

visitBerlin bekommt vom Auftragnehmer einen zentralen Ansprechpartner für den gesamten Projektverlauf genannt.

4. Vergütung

Der Messestand ist mit einer übersichtlichen und aussagefähigen Kostenübersicht anzubieten. Neben den Standbauleistungen sind die Kosten für die Konzeptionierung, Grafikerstellung (für alle vorgesehenen Grafikflächen), technischen Support während der Messe, für den Messebetrieb notwendige Leistungen und Services (z.B. Reinigung, Müllentsorgung, sowie ggf. vorgezogener Aufbau, Abhängepunkte etc.) und Auf- und Abbaukosten auszuweisen und in den Angebotspreis zu inkludieren.

Es ist ein Maximalbudget von 70.000 EUR netto für die Gesamtleistung vorgesehen. Angebote, die diese Budgetvorgabe überschreiten, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen und erhalten damit keinen Zuschlag.

Die Rechnungslegung des Auftragnehmers erfolgt nach Projektfortschritt und entsprechend der tatsächlich erbrachten Leistungen in zwei Teilrechnungen an visitBerlin:

- 50% des Angebotspreises nach Vorliegen und Abstimmen des ersten Entwurfs des Feinkonzeptes im September 2023

- Abrechnung der Restsumme im November 2023 nach Auftragsabschluss

Wir machen darauf aufmerksam, dass nach finaler Standplatzierung eventuelle Anpassungen des Leistungsverzeichnisses möglich werden und diese innerhalb der Budgetvorgaben liegen müssen.