Website für das Konferenzformat "Q BERLIN"

1. Ausgangslage

Berlin steht wie keine andere Stadt für Freiheit, Mut und Toleranz. Gleichzeitig gilt: Was in Berlin verhandelt wird, betrifft die Welt, was in der Welt passiert, berührt Berlin. Im zunehmend komplexen und unberechenbaren Zeitgeschehen braucht es Orte des Dialogs - Orte, an denen die drängenden Fragen (Questions) der Gegenwart offen diskutiert werden, um Perspektiven aufzuzeigen und Orientierung zu geben. Die Konferenz Q BERLIN ist so ein Ort.

Sie ist die Konferenz für den globalen Dialog zu den drängendsten Fragen unserer Zeit. Q BERLIN dient als Plattform und Bühne für den internationalen Dialog und Diskurs entscheidender Vordenker:innen, Expert:innen und Bürgermeister:innen sowie als Sprachrohr für wichtige Botschaften, Zukunftsperspektiven und Lösungsansätze. Die Konferenz soll Denkanstöße produzieren, die auch medial weite Verbreitung finden.

Die Q BERLIN ist Bühne, Forum und Sprachrohr für Berlin und die internationalen Teilnehmer:innen. Als Metropolenkonferenz konzentriert sie sich insbesondere auf den Dialog von Städten als den progressiven trans-nationalen Zentren der Welt. Berlin ist Gastgeberin und positioniert sich gleichzeitig im internationalen Diskurs.

Die Q BERLIN wird bereits seit 2017 von der Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) durchgeführt und findet jährlich statt. In diesem Jahr findet sie erneut in einem hybriden Format - vor Ort in Berlin sowie per digitaler Übertragung - statt. Das Programm soll in flexiblen analogen und digitalen Formaten umgesetzt werden - live und als nachträglich zugängliche Dokumentation. Das kreative und innovative Veranstaltungskonzept richtet sich in erster Linie an ein breites, diverses und junges Publikum in Berlin und auf der ganzen Welt. Nach aktuellem Planungsstand startet die Konferenz am 15. September 2022 mit dem Hauptkonferenztag an einem zentralen Ort in Berlin. Vom 16.-17.September wird ein sogenanntes "Satellitenprogramm" ergänzt, in das verschiedene Orte in Berlin einbezogen werden. Konferenzsprache ist Englisch.

Die Q BERLIN beschäftigt sich mit Themen, die in globalem Umfang insbesondere auch Städte aktuell beschäftigen: sozialer Zusammenhalt in wachsenden Metropolen, Urbanisierung, nachhaltiger, stadtverträglicher Tourismus, Stadtentwicklung, Mobilität. Im Zuge der Entwicklung des Konferenzformates Q BERLIN wurde in den letzten Jahren bereits ein Projektdesign erarbeitet und etabliert, welches in diesem Jahr weiterentwickelt und an das Jahresthema der Konferenz angepasst wird. Dieses findet sich u.a. in der Gestaltung der Social Media Kanäle und der Website www.q.berlin wieder.

Zielsetzung der Konferenz

Die Konferenz soll Berlin als liberale Metropole des Austausches, der Freiheit und der Toleranz (und damit den Markenkern als Standort für Wirtschaft, Kultur und Wissenschaft) stärken. Die Konferenz spiegelt in ihrer gesamten Konzeption von Orten bis hin zu Design und Programm die Qualitäten Berlins. Q BERLIN soll die internationale Strahlkraft der Stadt als attraktive Destination zum Reisen, Leben und Investieren stärken.

2. Zielsetzung der Leistung

Die Auftraggeberin beabsichtigt mit der Ausschreibung die Weiterentwicklung und Betreuung der Konferenzwebsite www.q.berlin in Auftrag zu geben.

3. Leistungen

Weiterentwicklung und Betreuung der Konferenzwebsite www.q.berlin

3.1. Weiterentwicklung der Konferenzwebsite für Desktop- und Mobilanwendung

Dazu gehören beispielsweise, aber nicht ausschließlich folgende Leistungen:

- Weiterentwicklung des Websitekonzeptes und dessen Umsetzung unter Berücksichtigung und Integration neuer Konferenzdesigns und Inhalte (Speaker-Informationen, Filme etc.)

- Integration neuer Inhalte (Content), wie z.B. Keyvisuals, Dokumentationsmaterial etc.

- Ggf. Anpassung von Newsletter Templates

- Weiterentwicklung der Website in Hinblick auf Anforderungen der Barrierefreiheit

- Ggf. Deaktivierung von nicht mehr benötigten Inhalten, sofern die Auftraggeberin mit Hilfe des Content Management Systems nicht selbst entsprechende Inhalte deaktivieren/unsichtbar schalten kann

3.2. Wartung/Maintenance

- Maintenance/Sicherheit: technische Updates und Fehlerbehebung

Die Leistungen erfolgen regelmäßig und unaufgefordert durch den Auftragnehmer.

Der Auftragnehmer hat während der gesamten Dauer des Vertrages sicherzustellen, dass die Webseite auch zukünftigen Anforderungen der neuen technischen Weiterentwicklung genügt.

Der Bieter hat für die Teilbereiche 3.1. und 3.2. einen Netto-Stundensatz anzugeben.

3.3. Betriebsbereitschaft/Serverhosting

Der Auftragnehmer hat den kontinuierlichen Betrieb als Gesamtsystem (Online-Schaltung) sicherzustellen. Im Rahmen dessen hat er selbständig alle Maßnahmen durchzuführen, welche die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft gewährleisten. Dies beinhaltet auch die Bereitstellung sämtlicher Hardware und Betriebssystemsoftware oder als Managed Hosting Lösung.

Zur Datensicherheit ist ein mehrstufiges und standortübergreifendes Backup und ein Desaster Recovery vorzusehen und der Auftraggeberin mindestens 1x jährlich ein Backupdatensatz zu übergeben.

Der Bieter hat für den Teilbereich 3.3. einen Pauschalpreis (pro Monat) für den angegebenen Leistungszeitraum anzugeben.

4. Meetings

Die Auftraggeberin setzt während des Leistungszeitraumes bei Bedarf Abstimmungsrunden mit dem Bieter voraus, um sich über den Fortschritt und Verlauf der Leistungen unterrichten zu lassen und Detailfragen zu klären. Aktuell geht die Auftraggeberin von einem digitalen Meeting mit dem Bieter unmittelbar nach Auftragsvergabe (Kick-off) zum Zwecke eines Briefings des Auftragnehmers sowie maximal einem digitalen Meeting pro Monat für etwaige Detailabsprachen aus.

Der Auftragnehmer gewährt der Auftraggeberin das Recht, sich darüber hinaus bei Bedarf auch unabhängig von den geplanten Meetings telefonisch oder per E-Mail über den aktuellen Stand zu erkundigen. Der Auftragnehmer wird in diesem Fall die Auftraggeberin spätestens am nächsten Werktag kontaktieren und über den aktuellen Status informieren.