Dokumentation des Vergabeverfahrens

Aus Gründen der Verfahrenstransparenz (§ 97 Abs. 1 S. 1 GWB) muss jedes Vergabeverfahren fortlaufend dokumentiert werden, vgl. § 8 Abs. 1 VgV.
Hierzu sind die einzelnen Stufen des Verfahrens, die getroffenen Maßnahmen und Entscheidungen sowie deren Begründung in Textform gemäß § 126 b BGB festzuhalten. Zur Dokumentation eines Vergabeverfahrens gehören nach § 8 Abs. 1 S. 2 VgV etwa die Kommunikation mit Unternehmen und interne Beratungen, die Vorbereitungen der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, die Öffnung der Angebote, die Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, die Verhandlungen und die Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie die Gründe für die Auswahlentscheidung und der Zuschlag.

Ein Dokumentationsmangel ist dann rügefähig, wenn sich der Mangel auf die Rechtstellung des Bieters im Vergabeverfahren negativ auswirken kann.