Das kleine 1×1 zu Bieterfragen
Bieterfragen kosten nichts. Der fehlerhafte Umgang mit Bieterfragen kann öffentliche Auftraggeber allerdings teuer zu stehen kommen. Der „Preis“ hierfür kann bis zur Rückversetzung des Vergabeverfahrens in den Stand vor der Bekanntmachung gehen. Was im Umgang mit Bieterfragen zu beachten ist, soll daher Gegenstand der weiteren Ausführungen sein.
Auftraggeber haben einen Anspruch auf ein geordnetes Vergabeverfahren. Daher ist es ihnen erlaubt, klare Regeln für Bieterfragen vorzugeben. Hierzu gehört auch, eine Frist für den Eingang von Bieterfragen zu setzen (OLG Saarbrücken, Beschl. v. 18.05.2016 – 1 Verg 1/16). In der Regel wird bei europaweiten Ausschreibungen die Frist für den Eingang von Bieterfragen ca. 10 – 12 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsabgabefrist gesetzt.
Allerdings heißt dies nicht, dass Auftraggeber Bieterfragen, die nach Ablauf der Frist eingehen, unbeantwortet lassen können. Deckt eine Frage Defizite oder Unklarheiten der Vergabeunterlagen auf, müssen Auftraggeber eine sachliche Klarstellung bzw. Korrektur herbeiführen. Hierbei spielt es keine Rolle, wie kurzfristig die Frage vor dem Ablauf der Angebotsfrist eingeht. Führt die Klarstellung/Korrektur dazu, dass die Frist zur Angebotserstellung nicht mehr ausreichend ist, müssen Auftraggeber diese ausreichend verlängern. Wird die notwendige Klarstellung/Korrektur unterlassen, droht die Rückversetzung des Vergabeverfahrens (VK Bund, Beschl. v. 28.01.2017 – VK 2-129/16).
Ferner gebietet es der Grundsatz der Gleichbehandlung, dass Auftraggeber die gestellten Fragen sowie die entsprechenden Antworten allen Unternehmen zur Verfügung stellen. Auftraggeber dürfen nur im Einzelfall eine Bieterfrage individuell beantworten und zwar dann, wenn die allseitige Beantwortung der Frage Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse verletzt oder die Identität des fragenden Bieters preisgeben würde (VK Sachsen, Beschl. v. 24.08.2016 – 1/SVK/017-16).
Fazit: Jeder Bieter muss sein Angebot in dem Vertrauen erstellen können, dass er über dieselben Informationen wie seine Mitbewerber verfügt. Es ist daher erforderlich, dass Bieterfragen (und vor allem die Antworten hierauf) allen Bietern zur Verfügung gestellt werden. Sofern die Korrekturen und Klarstellungen Einfluss auf die Angebotserstellung haben, ist die Angebotsabgabefrist angemessen zu verlängern. Dies gilt selbst dann, wenn die Bieterfragen nach Ablauf der Frist gestellt werden.
von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht
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