Referenzen
Aus der Sicht eines Unternehmens:
Im Vergabeverfahren dienen Referenzen grundsätzlich dem Nachweis der Eignung und Leistungsfähigkeit. Dabei kann es sich um eine Liste erledigter Aufträge handeln, aber auch um ausführliche schriftliche Referenzen von Auftraggebern. Am Ende steht eine Dokumentation bisheriger Projekte und Erfahrungen mit Angaben zum Leistungsumfang und Ansprechpartnern bei den jeweiligen Auftraggebern. Zur Angabe als Referenz ist daher immer das Einverständnis des Auftraggebers einzuholen (Datenschutz). In Einzelfällen kann die Vorlage bestimmter Referenzen die Zuschlagschancen erhöhen.
Aus Sicht des Auftraggebers:
Öffentlichen Auftraggebern dienen Referenzen nicht ausschließlich dem Nachweis, ob bereits vergleichbare Aufträge ausgeführt wurden. Wesentlich ist auch die Überprüfung, ob die Auftragsausführung vertragsgemäß erfolgte. So wird sichergestellt, dass Bieter neben Erfahrung und notwendiger Fachkunde auch Zuverlässigkeit bieten, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Zur Gewährleistung von Transparenz und Objektivität in Vergabeverfahren folgen Auswahl und Bewertung von Referenzen klaren Regeln.
In Vergabeverfahren werden unterschiedliche Referenzen – je nach Auftragsgegenstand – beigezogen:
Projektbezogene Referenzen:
Bei der Ausführung von großen, umfangreichen, komplexen oder in anderer Weise anspruchsvollen Projekten können Referenzen früherer, vergleichbarer Projekte beigezogen werden. Dabei müssen die früheren Aufträge nur vergleichbar sein. Wichtig ist hierbei der Nachweis des Know-hows aus der erfolgreichen Durchführung besonderer Projekte.
Branchenbezogene Referenzen:
Diese Referenzen weisen Erfahrungen bei der Ausführung von Aufträge innerhalb eines bestimmten Sachgebietes (z.B. Gebäudereinigung, Grünanlagenpflege etc.) nach. Besonders von Bedeutung sind branchenbezogene Referenzen, wenn der Geschäftszweig besonderer Kenntnisse und Fähigkeiten bedarf.
Zeitliche Referenzen:
Zur Sicherstellung präsenter Sachkenntnisse wird die Vorlage von Referenzen verlangt, denen Aufträge zugrunde liegen, die in den vorangegangen 3-5 ausgeführt wurden. Ein darüber hinausgehender Zeitraum findet nur in Ausnahmefällen Berücksichtigung.
Referenzen für ähnliche Dienstleistungen:
Unternehmen können auch Referenzen für ähnliche Dienstleistungen oder Produkte vorlegen, selbst wenn diese nicht mit dem ausgeschriebenen Auftrag identisch sind. Dies dient dem Nachweis der allgemeinen Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
Internationale Referenzen:
Wenn der Auftrag internationale Komponenten hat, können Referenzen von vergleichbaren internationalen Projekten verlangt werden, um die globale Erfahrung und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens zu bewerten.
Referenzen zur Kundenzufriedenheit:
Manchmal werden Referenzen zur Kundenzufriedenheit verlangt, um ein Feedback von früheren Kunden über die Qualität der erbrachten Leistungen zu erhalten. Dabei ist immer auf die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu achten. Der Bekanntmachung einer Referenz muss der jeweilige Auftraggeber zustimmen.
Die genauen Anforderungen an Referenzen können je nach Ausschreibung und Auftraggeber variieren. Es ist wichtig, dass Unternehmen die spezifischen Anforderungen in den Ausschreibungsunterlagen sorgfältig prüfen und entsprechende Referenzen vorbereiten.
