Verhandlungsvergabe
Die Verhandlungsvergabe (früher: freihändige Vergabe) ist ein Vergabeverfahren, das nach den Bestimmungen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) eingesetzt wird, wenn besondere Umstände eine flexible Vertragsgestaltung erfordern. Im Gegensatz zu den strenger regulierten Verfahren wie der öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung ermöglicht die Verhandlungsvergabe den Auftraggebern, direkt mit einem oder mehreren Unternehmen Verhandlungen über Angebote und Vertragsbedingungen zu führen.
Anwendungsbereiche und Voraussetzungen für eine Verhandlungsvergabe
Die Verhandlungsvergabe darf nur unter bestimmten, gesetzlich geregelten Umständen gemäß § 8 Abs. 4 UVgO angewandt werden. Die Verhandlungsvergabe ist zulässig, wenn die Eigenschaften des Auftrags Verhandlungen erfordern oder als zielführend erscheinen. Dies gilt beispielsweise bei hohen Anforderungen an Konzeption und Innovation, besonderer Komplexität oder risikoreichen finanziellen oder rechtlichen Umständen, Anforderungen, die vorab nicht hinreichend und erschöpfend beschreibbar sind, der Dringlichkeit einer Leistungsbeschaffung, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte oder bei einer „vorteilhaften Gelegenheit“ zu einer wirtschaftlicheren Beschaffung. Die Verhandlungsvergabe ist auch zulässig, wenn ausschließlich eine Behindertenwerkstatt, eine Justizvollzugsanstalt oder ein anderes Sozialunternehmen beauftragt werden kann. Darüber hinaus ist sie möglich, wenn der zu vergebende Auftrag an einen vorangegangenen anknüpft, z.B. wenn zur Vermeidung technischer Risiken bereits erbrachte Leistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer erneuert oder erweitert werden. Die Verhandlungsvergabe kann außerdem ohne strikte Einhaltung der üblichen Zulassungsvoraussetzungen erfolgen, sofern dies durch Bestimmungen eines Bundes- oder Landesministeriums bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist.
Verfahrensablauf einer Verhandlungsvergabe
Das Verfahren der Verhandlungsvergabe kann entweder mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Bei einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb beginnt das Verfahren mit einer öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen. Nach der Vorauswahl geeigneter Unternehmen werden diese zur Abgabe von Angeboten und zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert. Während der Verhandlungen können die Bieter ihre Angebote präzisieren und anpassen. Nach Abschluss der Verhandlungen wählt der Auftraggeber das wirtschaftlichste Angebot aus. Bei einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber mehrere, in der Regel mindestens drei Unternehmen direkt zur Abgabe von Angeboten auf. Auch hier können die Bieter ihre Angebote während der Verhandlungen anpassen. Der Auftraggeber wählt danach das wirtschaftlichste Angebot aus.
Bedeutung der Verhandlungsvergabe für Vergabestellen und Unternehmen
Für Vergabestellen bietet die Verhandlungsvergabe eine nützliche Alternative, wenn Regelverfahren nicht zweckmäßig sind. Es ist essentiell, die spezifischen rechtlichen Rahmenbedingungen zu verstehen, um rechtskonform zu handeln. Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bemühen, müssen bei diesem Verfahren besonders flexibel reagieren können und sollten über die Fähigkeit verfügen, ihre Angebote während der Verhandlungen zu optimieren.
Verhandlungsvergabe im Deutschen Vergabeportal DTVP
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