Formvorgaben bei Konzeptbewertungen

Sollen im Rahmen der Angebotswertung Konzepte Berücksichtigung finden, kann es sinnvoll sein, hierzu vonseiten des öffentlichen Auftraggebers konkretere (Form-)Vorgaben – insbesondere hinsichtlich des Umfangs – zu machen. Anderenfalls wissen Bieter bspw. nicht, wie detailliert und ausführlich (bestimmte) Ausführungen gewünscht sind. Die vergaberechtskonforme Wertung von Konzepten birgt einen großen Aufwand. Dieser kann – auf für den Auftraggeber selbst – mittels bestimmter Vorgaben verringert werden. Doch Vorsicht! Vorgaben durch den Auftraggeber sind ihrerseits nur im Rahmen vergaberechtlicher Anforderungen zulässig.

Dazu, welche Anforderungen konkret zu beachten sind, hat die VK München (Beschluss vom 06.08.2024 – 3194.Z3-3_01-24-25) in jüngerer Vergangenheit ausgeführt.[1]

Sachverhalt

Im der Entscheidung zugrunde liegenden Fall waren bezüglich des als Teils des Wertungskriteriums Qualität einzureichenden Konzepts neben einer maximalen Seitenzahl auch Schriftart, Zeilenabstand und Schriftgröße vorgegeben. Für den Fall des Abweichens von „Vorgaben in den Vergabeunterlagen“ war eine Wertung mit 0 Punkten vorgesehen.

Der für den Zuschlag vorgesehene Bieter hatte in seinem Konzept Abbildungen inkl. textlicher Ausführungen eingefügt, die den Formvorgaben nicht entsprachen.

Formvorgaben ja, aber …

Die Angebotswertung konnte keinen Bestand haben, da die formellen Vorgaben nicht eindeutig und klar waren und damit nicht den Anforderungen des § 127 Abs. 4 Satz 1 GWB entsprachen. Danach müssen Zuschlagskriterien so festgelegt und bestimmt sein, dass u.a. eine wirksame Überprüfung möglich ist, ob und inwieweit die Angebote die Zuschlagskriterien erfüllen.

Zwar darf der Auftraggeber bestimmen, ob die Angebote etwaigen Formvorgaben entsprechen müssen und welche dies sein sollen. Entscheidet er sich aber dafür, (formelle) Vorgaben aufzustellen, ist ein besonderes Augenmerk darauf zu richten, dass die gemachten Vorgaben auch hinreichend konkret, präzise und eindeutig sind. Diese Anforderungen können sich verschärfen, je konkreter die gemachten Vorgaben ausfallen.

Beispielsweise genügt die Vorgabe eines „Zeilenabstands von 1,5“ ohne weitere Präzisierung den Anforderungen nicht, da sich dieser Zeilenabstand bei Word- und PDF-Dokumenten unterscheidet. Zu ungenau ist auch die Vorgabe einer „Schriftgröße 12“ ohne den Zusatz „Pt.“

Festzulegen ist auch, wie mit Abbildungen, die textliche Ausführungen enthalten, die nicht den formellen Vorgaben entsprechen, im Rahmen der Konzeptbewertung umzugehen ist. Es sind nämlich auch die jeweiligen Sanktionen bei Nichterfüllung gemachter Vorgaben hinreichend genau zu bestimmen und transparent zu machen. Insoweit genügt es auch nicht den Anforderungen, 0 Punkte vorzusehen, wenn nicht klar ist, welche konkreten Vorgaben – bzw. Abweichungen von selbigen – die Sanktionierung darstellt .

Und schließlich muss sich der öffentliche Auftraggeber im Rahmen der Angebotswertung dann auch ganz konkret mit den aufgestellten Vorgaben auseinandersetzen und diese Auseinandersetzung hinreichend dokumentieren.

Fazit

Die Vergabekammer stellt den Freiheiten des Auftraggebers, in Bezug auf das Angebot bestimmte Vorgaben zu machen, ganz konkrete Anforderungen entgegen. Denn: Wertungskriterien, die Auslegungen zulassen, entsprechen nicht dem Transparenzgebot und damit auch nicht dem Gleichbehandlungsgebot.

Und: Wenn formelle Vorgaben, die bei der Konzepterstellung zu beachten sind und daran anknüpfende Sanktionsmöglichkeiten, unklar sind, leidet die Ausschreibung an einem schwerwiegenden Mangel, der eine Rückversetzung des Vergabeverfahrens in den Stand vor Bekanntmachung der Ausschreibung bedingen kann!

[1] Ein weiterer Fokus dieser Entscheidung liegt auf der Wertung von Konzepten, mit der sich die Vergabekammer textbuchmäßig auseinandersetzt.

von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht