Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle: Ein Erfolgsmodell

Wie ist es möglich, die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle während der Markterkundung zu optimieren?

Dieser Frage gingen im ersten Halbjahr dieses Jahres Robert Raps, Geschäftsführer der Consulting UG, Sebastian Kleemann und Lucas Spänhoff (DTVP) gemeinsam in Gesprächen mit Mitarbeitern der Vergabestellen und Einkäufern von Heidelberg über Frankfurt am Main, Leipzig, Berlin bis Bochum nach. Alle einte ein gemeinsames Interesse an der Weiterentwicklung der Markterkundung und eines möglichen Perspektivenwechsels.

Herausforderungen

Die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle ist oft mit Herausforderungen verbunden. So wird beispielsweise der Einkauf in der Vorbereitung der Vergabe zu spät eingebunden. Recherchen der Fachabteilungen zeigen darüber hinaus, dass für eine mögliche Ausschreibung oftmals nur ein Dienstleister zur Verfügung steht. Dies schränkt die Auswahlmöglichkeiten natürlich ein. Teils dauern Vergabeverfahren dann sehr lange, was den Prozess weiter verkompliziert.

Perspektivenwechsel

Um die Zukunft aktiv umzugestalten, ist es wichtig, die bestehende Komfortzone zu verlassen. Die Markterkundung nach § 28 VgV und § 20 UVgO bietet hierfür eine gute Grundlage: Durch Einbindung der Marktteilnehmer als auch der Fachabteilungen in den laufenden Prozess lässt sich die Innovationskraft steigern. So kann ein Lieferantennetzwerk mit einer breiteren Auswahl an Anbietern aufgebaut werden, was die obigen Herausforderungen senkt. Die Implementierung von Tools zur Markterkundung, der beschriebene Aufbau eines Lieferantennetzwerks und die Definition standardisierter Prozesse sind dazu wichtige und geeignete Maßnahmen.

Als Servicepartner agieren

Auch die Kooperation mit Servicepartnern ist hier ein weiterer wichtiger Erfolgsschritt. Das Deutsche Vergabeportal (DTVP) unterstützt als Servicepartner beispielsweise die Vergabestellen mit dem Bieterverzeichnis bei der Identifikation potenzieller Marktteilnehmer. Auch werden regelmäßige interne Schulungen angeboten und Benchmark-Unterlagen zur Inspiration bereitgestellt.
Für die Unterstützung des Fachbereichs in Bezug auf Nachhaltigkeit kann der ESG-Score hilfreich sein, der beim Rating in Bezug auf Nachhaltigkeit und Ethik in den Bereichen Umwelt (Environment), Soziales (Social) und Unternehmensführung (Governance) des betrachteten Unternehmens Aussage gibt. Bei der Suche nach Start-ups bietet GovMind wertvolle Unterstützung.

Fazit
Die Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle ist ein kontinuierlicher Prozess, der Engagement und Innovationsbereitschaft erfordert. Mit den richtigen Strategien und Partnern an der Seite kann dieser Prozess jedoch erfolgreich gestaltet werden. Damit am Ende die Marktteilnehmer, die Fachabteilung und der Einkauf wie ein Uhrwerk zusammen agieren.

Robert Raps, Geschäftsführer Raps Consulting UG (haftungsbeschränkt), Leipzig

Sebastian Kleemann und Lucas Spänhoff, DTVP GmbH