Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle: Ein Erfolgsmodell

Wie lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Vergabestelle während der Markterkundung optimieren?

Diese Frage ist keine theoretische Spielerei, sondern entspringt der Praxis – dem Alltag, in dem Fachabteilungen, Einkäufer und Vergabestellen immer wieder aufs Neue ihre Rollen finden müssen. Im ersten Halbjahr dieses Jahres widmeten sich Robert Raps, Geschäftsführer der Consulting UG, sowie Sebastian Kleemann und Lucas Spänhoff (beide DTVP) dieser Herausforderung. Gemeinsam zogen sie von Heidelberg über Frankfurt am Main, Leipzig, Berlin bis nach Bochum und sprachen mit Mitarbeitern aus Vergabestellen und Einkauf. Sie alle vereinte eine Grundüberzeugung: Die Markterkundung braucht frische Impulse und den Mut zum Perspektivenwechsel.

Herausforderungen: Wenn Zahnräder nicht ineinandergreifen
Die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und Vergabestellen gleicht einem feinmechanischen Uhrwerk. Doch allzu oft hakt es:

Zu spätes Einbinden des Einkaufs: Häufig wird die Vergabestelle erst ins Spiel gebracht, wenn die Fachabteilung bereits konkrete Vorstellungen entwickelt hat. Der wertvolle Rat des Einkaufs geht dadurch verloren.

Einseitige Marktlage: Recherchen der Fachbereiche zeigen nicht selten, dass es für eine geplante Ausschreibung nur einen relevanten Anbieter gibt. Das verengt die Spielräume und gefährdet Wettbewerb wie Qualität.

Verfahren mit angezogener Handbremse: Dauer und Komplexität der Vergabeprozesse wirken für viele Beteiligte lähmend. Die Folge: Frust, Zeitverlust und unnötige Reibungen.

Perspektivenwechsel: Den Kompass neu ausrichten
Die Zukunft der Beschaffung verlangt Mut – Mut, die eingetretenen Pfade zu verlassen. Die rechtliche Grundlage für diesen Aufbruch ist längst gelegt: § 28 VgV und § 20 UVgO eröffnen die Möglichkeit einer frühzeitigen Markterkundung.

Wenn Marktteilnehmer, Fachabteilungen und Vergabestellen von Beginn an miteinander sprechen, entsteht ein Raum für Innovation.

Breiteres Lieferantennetzwerk: Statt sich auf einen Dienstleister zu stützen, entsteht ein Ökosystem verschiedener Anbieter.

Effizientere Prozesse: Standardisierte Abläufe und digitale Tools erleichtern die Markterkundung und schaffen Transparenz.

Stärkere Innovationskraft: Frühzeitige Einbindung fördert neue Lösungsansätze und sichert nachhaltigere Ergebnisse.

Servicepartner als Brückenbauer
Doch der Weg in die Zukunft gelingt nicht im Alleingang. Servicepartner spielen eine Schlüsselrolle:

DTVP unterstützt mit dem Bieterverzeichnis, das Vergabestellen den Zugang zu potenziellen Marktteilnehmern erleichtert.

Regelmäßige Schulungen und Benchmarks sorgen dafür, dass Wissen geteilt und weiterentwickelt wird.

Nachhaltigkeit im Blick: Mit dem ESG-Score lassen sich Anbieter auch im Hinblick auf Umwelt, Soziales und Governance bewerten.

Impulse durch Start-ups: Über Partner wie GovMind können innovative Marktteilnehmer frühzeitig in den Prozess eingebunden werden.

Fazit: Ein Uhrwerk der Zusammenarbeit
Die Optimierung der Zusammenarbeit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein stetiger Prozess. Es braucht Engagement, Innovationsbereitschaft und den Willen, aus gewohnten Mustern auszubrechen.
Wenn Fachabteilung, Einkauf und Marktakteure rechtzeitig ins Gespräch kommen, entsteht ein präzise laufendes Uhrwerk:
Jedes Zahnrad greift ineinander, die Zeit läuft im Takt – und am Ende gewinnen alle Beteiligten.

Robert Raps, Geschäftsführer Raps Consulting UG (haftungsbeschränkt), Leipzig

Sebastian Kleemann und Lucas Spänhoff, beide DTVP GmbH