Besser gemeinsam beschaffen! – Teil 1: Chancen und Erfolgsfaktoren

Jedes Jahr wendet die öffentliche Hand in Deutschland etwa 500 Mrd. € für Beschaffungen auf. Dieses immense Beschaffungsvolumen verteilt sich auf ca. 30.000 selbstständige öffentliche Auftraggeber. Ein öffentlicher Auftraggeber ist jedoch nicht gezwungen, allein zu beschaffen, sondern kann in vielfältiger Form mit anderen öffentlichen Auftraggebern kooperieren. Der zweiteilige Beitrag widmet sich deshalb den Chancen und Erfolgsfaktoren (Teil 1) sowie den rechtlichen Rahmenbedingungen (Teil 2) der Beschaffungskooperation.

Beschaffungskooperation: Ein Instrument mit vielen Möglichkeiten

Eine Beschaffungskooperation kann vielfältige Formen annehmen. Im Kern geht es immer darum, Beschaffungstätigkeiten der öffentlichen Auftraggeber zu bündeln. Zum Beispiel könnte eine Stadt, die eine Rahmenvereinbarung für Büroausstattung abschließt, anderen Kommunen erlauben, als Abrufberechtigte „aufzuspringen“. Die Stadt kann dadurch mit geringem Mehraufwand andere Kommunen an der Rahmenvereinbarung teilhaben lassen. Eine weitere Möglichkeit wäre ein sogenanntes Lead-buying-Konzept. In diesem Fall arbeiten mehrere öffentliche Auftraggeber zusammen, wobei jeder bestimmte Leistungen für alle einkauft. Ein Kooperationspartner könnte sich auf Büromaterial konzentrieren, der nächste auf die IT-Ausstattung und ein weiterer auf Leistungen des Facility-Managements. Außerdem könnten öffentliche Auftraggeber ihre Beschaffungstätigkeit gar auf eine eigens dafür gegründete zentrale Beschaffungsstelle ausgliedern. Beispiele für derartige Stellen sind der IT-Dienstleister Dataport, der von sechs Bundesländern und einem kommunalen IT-Verbund getragen wird sowie das Kommunale Kaufhaus Rheinland-Pfalz, das durch den Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz betrieben wird.

Chancen und Erfolgsfaktoren der Beschaffungskooperation

Die kooperative Durchführung der Beschaffung verspricht eine Reihe von Vorteilen. Einkaufspreise sowie -aufwand können durch bündelungsbedingte Skaleneffekte und Standardisierung erheblich sinken. Eine Reduzierung der Einkaufspreise von mehr als 10 % ist nach wirtschaftswissenschaftlichen Studien realistisch. Zudem bietet die Kooperation gegenüber der selbstständigen Beschaffung einen deutlich besseren organisatorischen Rahmen für die Professionalisierung und die Spezialisierung der Beschaffungsstellen. Das gesteigerte Marktwissen und das Know-how dieser Beschaffungsstellen schlägt sich ebenfalls in besseren Beschaffungsergebnissen nieder.

Wichtig ist, dass sich in einer Beschaffungskooperation geeignete Partner in einer passenden Form zusammenfinden. Geeignete Kooperationspartner haben gegenseitiges Vertrauen, gemeinsame Ziele und ähnliche Organisationstrukturen. Gerade bei gleichartigen öffentlichen Auftraggebern, wie z.B. kleine Kommunen, öffentliche Krankenhäuser oder Universitäten, sind diese Faktoren typischerweise erfüllt. Alle Partner sollten mit kompatiblen Erwartungen in die Kooperation gehen. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber mit hohen Qualitätsansprüchen mit einem Partner zusammenarbeitet, dem es nur um einen günstigen Einkauf geht, sind intensive Diskussionen vorprogrammiert. Das kann die Vorteile der Kooperation aufreiben. Manche Kooperationsformen bringen es mit sich, dass bestimmte Kooperationspartner mehr Beschaffungsaufwand leisten als andere. Hier kann es sinnvoll sein, finanzielle Aufwandsentschädigungen vorzusehen, um Gewinn und Kosten der Beschaffungskooperation fair zu verteilen.

Gebündelte Beschaffungen stehen zuweilen in der Kritik, dass sie den Mittelstand aus der öffentlichen Auftragsvergabe verdrängen und damit den Wettbewerb beeinträchtigen. Deswegen sollten gebündelte Beschaffungen immer auch im Dialog mit den angesprochenen Branchen erfolgen. So kann sichergestellt werden, dass das gewählte Ausschreibungsdesign mittelständischen Unternehmen die Teilnahme weiterhin erlaubt.

How to start?

Wenn ein öffentlicher Auftraggeber in Zukunft kooperativer beschaffen will, stellt sich die Frage, wie er damit am besten beginnt. Zunächst sollte sich der öffentliche Auftraggeber darüber informieren, ob es bereits verselbstständigte Organisationen gibt, die als zentrale Beschaffungsstelle agieren und ob er diese nutzen kann. Andernfalls ist es ein guter Anfang, gemeinsam mit anderen gleichgesinnten öffentlichen Auftraggebern einzelne Beschaffungen durchzuführen. Wenn erste Erfolge zu verbuchen sind, wachsen Beschaffungskooperationen oft äußerst rasch und organisch. Spätestens dann sollten die Strukturen der Kooperation rechtlich verstetigt und formalisiert werden, um die Weichen für die Zukunft richtig zu stellen.

Dr. Tassilo Schröck,
Fachanwalt für Vergaberecht,
Redeker Sellner Dahs Partnerschaft von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten