DTVP-Interview: DAB Digitalagentur Berlin GmbH

Die Digitalagentur Berlin ist die zentrale Koordinierungsstelle für Digitalisierung in Berlin für alle Berliner Unternehmen – gefördert und finanziert vom Land Berlin. Die Digitalagentur bietet eine offene Kommunikationskultur und agile, prozessorientiere Beratung und verbindet Unternehmen mit passenden Expert*innen und Dienstleistungsunternehmen. Das kostenfreie Angebot richtet sich an Berliner Unternehmen in allen Phasen der Digitalisierung. 

Die DAB Digitalagentur Berlin GmbH hat sich für die Nutzung von DTVP für die Vergabeverfahren entschieden.
Zu den Gründen für und Erfahrungen mit DTVP haben wir Frau Melanie Tirkot, Referentin Vergabe und Finanzen der DAB Digitalagentur Berlin GmbH um ein Interview gebeten.

DTVP:
Sehr geehrte Frau Tirkot, Sie haben das Angebot von DTVP bei der Digitalagentur Berlin als E-Vergabelösung eingeführt. Was waren die ausschlaggebenden Gründe dafür?

Frau Tirkot:
Ich selbst habe bei meinem vorherigen Arbeitgeber schon erfolgreich das Deutsche Vergabeportal als Vergabeplattform integriert. Somit waren mir die Vorteile der technischen Anwendung und die Voraussetzungen zur Integration bestens bekannt.

DTVP:
Welche Vorteile haben Sie gegenüber den Entscheidungsträgern bei der Digitalagentur Berlin angebracht?

Frau Tirkot:
Besonders hervorheben möchte ich die Transparenz und die jederzeit offene Preiskommunikation und die bis ins Detail nachvollziehbare Preisstruktur. Durch den festen Pauschalpreis ist eine valide Kostenkalkulation möglich. Der/die Nutzer*in ist zudem nicht gezwungen, langfristige Verträge einzugehen. Außerdem  kann das gebuchte Paket jederzeit den Bedürfnissen (Anzahl der Zugänge) angepasst werden. Diese Aspekte gehörten zu den entscheidenden Kriterien, denn wer kann schon weit in die Zukunft sehen und das Volumen der Vergabeverfahren und den damit verbundenen Aufwand über Monate oder Jahre genau kalkulieren?

DTVP:
Was wurde von den Mitarbeiter*innen der DAB Digitalagentur Berlin GmbH in Zusammenhang mit der Einführung von DTVP geäußert? Mit welchen internen Anforderungen wurden Sie konfrontiert?

Frau Tirkot:
Ein Hauptpunkt, der von fast allen Mitarbeiter*innen kam, war die fachliche Betreuung durch eine reale Person bei DTVP. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur letztlichen Übergabe des Systems stand uns Herr Spänhoff von DTVP mit Rat und Tat zur Seite. Die Mitarbeiter*innen von DTVP waren immer erreichbar und auch bei der Service- und Support-Hotline sind in den Kernzeiten echte Menschen am anderen Ende der Leitung. Hier wird dem Anliegen Gehör geschenkt und man fühlt sich als Kunde / Kundin wahrgenommen. Hinzu kommt die kurze Antwortzeit auf Anfragen via E-Mail oder eben am Telefon.

DTVP:
Wie konnten Sie die Kolleg*innen mit dem System vertraut machen?

Frau Tirkot:
Eine ganz tolle Option sind die wöchentlich stattfindenden und kostenlosen Webinare für Kund*innen und auch für Nicht-Kund*innen. Hier werden den Teilnehmer*innen in knapp 90 Minuten viele Anwendungsaspekte zum Erstellen der Vergabeunterlagen erläutert und auch eine Veröffentlichung exemplarisch gezeigt. Zudem gibt es für die unterschiedlichen Vergabeordnungen separate Termine der Webinare. Eine Teilnahme kann ich nur allen empfehlen.

DTVP:
Im letzten Jahr gab es viele Anpassungen hinsichtlich der pandemiebedingten Arbeitsplatzgestaltung und auch rechtliche Rahmenbedingungen wurden weiter vorangetrieben. Welche Erfahrungen konnten Sie hier mit dem DTVP machen?

Frau Tirkot:
Da fallen mir sofort zwei äußerst positive Dinge ein. Zum einen ist das die Umsetzung der Meldepflicht nach der Vergabestatistikverordnung zum 1.Oktober 2020 durch Bereitstellung einer technischen Schnittstelle, für die vom DTVP keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden. Dies erleichtert uns öffentlichen Auftraggebern, der Meldepflicht schnell und unkompliziert nachzukommen. Zum anderen die scharfe und gesetzestreue Umsetzung des 4-Augen-Logins an zwei voneinander getrennt stehenden Rechnern. So konnten auch bei Auslagerung der Tätigkeiten ins Homeoffice nahezu übergangslos die Vergabeverfahren fortgesetzt werden.

DTVP:
Was geben Sie interessierten Vergabestellen als Rat mit auf den Weg, worauf sollten sie Wert legen bei der Auswahl einer E-Vergabelösung?

Frau Tirkot:
Hier kann ich Ihnen gerne einige Punkte aufführen, die mir selbst sehr wichtig im Vorfeld waren und es auch immer noch sind, denn wir arbeiten mit der Vergabeplattform von DTVP. Es muss eine benutzerfreundliche Oberfläche sein, bei der die Anwender*innen jederzeit das Gefühl eines sicheren Umgangs haben, eine intuitive Benutzerführung zeichnet hier das DTVP aus.
Die Abbildung einer klaren Struktur der Vergabeverfahren aus Sicht der Vergabestellen wie aus Bietersicht war uns ein elementares Kriterium. Auch hier ist die Umsetzung Spitze und anwenderfreundlich. Das bestätigen uns auch immer wieder die Unternehmen.
Die Reihenfolge der Abarbeitung der Dokumente ist klar strukturiert, aber auch die Dokumente selbst sind es. Jede*r Anwender*in kann zu jedem Zeitpunkt den Stand der Bearbeitung erkennen.
Durch das Rollen-und-Rechte-Prinzip können z.B. auch Fachabteilungen oder externe Projektant*innen hinzugefügt werden, um fachliche Tiefe oder auch einfach nur die Vertretung bspw. bei Urlaub zu gewährleisten.

DTVP:
Gab es von Ihrer Seite auch explizite rechtliche Anforderungen bei der Auswahl?

Frau Tirkot:
Das ist natürlich ein ebenso wichtiger Aspekt bei der Wahl einer Vergabeplattform und im Prozess der Auftragserteilung.
Hier haben sich auch zahlreiche Dinge etabliert und uns in der Auswahl bestätigt. Die Kommunikation mit den bietenden Unternehmen ist eindeutig, klar nachvollziehbar und wird vollumfänglich dokumentiert. Die DSGVO-Konformität und IT-Sicherheit müssen garantiert sein
Dazu kommt, dass es unter Umständen erforderlich sein kann, alle Aktivitäten zu prüfen. Hier bekommen wir auf Nachfrage vom technischen Support einen Freigabecode und können alle Aktivitäten einsehen.

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Wir bedanken uns bei Frau Tirkot für das Interview!