Nachhaltige Beschaffung bei der VBG

Die gesetzlichen Vorgaben zur Berücksichtigung von Umweltaspekten bei der öffentlichen Beschaffung gewinnen zunehmend an Bedeutung – vom Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge bis hin zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in Hamburg hat eine Beschaffungsordnung erstellt, um Bedarfsträger bei der Berücksichtigung aller Aspekte – auch hinsichtlich Nachhaltigkeit – zu unterstützen. Frau Dr. Kristina Hase-Grebennikova, LL.M., Leitung der Stabsstelle Beschaffung und Nachhaltigkeit bei der VBG sprach mit Lucas Spänhoff, Leitung der Produktberatung für Öffentliche Auftraggeber beim Deutschen Vergabeportal, über die Zielsetzungen und gewonnenen Erfahrungen.

Wie ist die VBG organisatorisch aufgestellt, um den gestiegenen Nachhaltigkeitsanforderungen zu begegnen?

Die Rolle der Nachhaltigkeit und Umweltfragen ist in den letzten Jahren in allen Unternehmensbereichen deutlich gestiegen. Das liegt nicht nur an der geltenden Klimapolitik, sondern auch an der Integration von Nachhaltigkeitsthemen in privaten- und Geschäftsbereichen.

Die VBG hatte bereits im Jahr 2018 mit der Einführung eines Umweltmanagementsystems (UMS) begonnen und dieses 2022 bundesweit an allen zwölf Standorten eingeführt. 2021 wurde dieser Aufgabenbereich in der Abteilung Zentrale Dienste neben den Bereichen Gebäudemanagement und Beschaffung & Vergaben unter meiner Leitung angesiedelt, um eine bessere zentrale Koordination des Themas zu gewährleisten. Die heutige Stabsstelle Beschaffung und Nachhaltigkeit besteht aus den Sachgebieten Vergabe, Strategischer Einkauf und UMS mit insgesamt 15 Mitarbeitenden.

Die Zusammenführung der Themen von Beschaffung und Nachhaltigkeit ist den Entwicklungen der letzten Jahre geschuldet, in denen man gemerkt hat, dass die Beschaffung eines der effektivsten Instrumente für eine nachhaltige Organisationsentwicklung darstellt. Die Beschaffung wird in diesem Rahmen als Instrument für die Unterstützung einer nachhaltigen Entwicklung eingesetzt. Das zuständige Sachgebiet Umweltmanagement koordiniert den bundesweiten Betrieb des Umweltmanagementsystems der VBG und dient als Schnittstelle zu den anderen Organisationseinheiten bei den Themen einer nachhaltigen Organisationsentwicklung.

Sie haben kürzlich eine Beschaffungsordnung als internes Regelwerk aufgesetzt. Können Sie uns hierzu einen kleinen Einblick geben?

Richtig, die VBG hat die bestehende Beschaffungspraxis und die aktuellen gesetzlichen Vorgaben an die Durchführung von Vergabeverfahren 2023 in Form einer Beschaffungsordnung als Regelwerk für interne Beschaffungsprozesse festgehalten und veröffentlicht. Das Thema Nachhaltigkeit spielt in diesem Regelwerk eine wichtige Rolle und soll die Bedarfsträger bei der Vorbereitung von Beschaffungsvorhaben dabei unterstützen, die möglichen umweltbezogenen und Nachhaltigkeitsaspekte in Vergabeunterlagen zu berücksichtigen. Als Hilfestellung wurden auch einige Anlagen zur Beschaffungsordnung erstellt, zum Beispiel Informationen zu bestehenden Umweltzeichen für verschiedene Produktgruppen, eine kurze Übersicht von gesetzlichen Vorgaben und eine Checkliste für die Durchführung von nachhaltigen Veranstaltungen. Diese Informationen stellen eine praxisorientierte und komprimierte Version von gesetzlichen Vorgaben und Vorgaben des Maßnahmenprogramms des Bundes für eine klimaneutrale Verwaltung dar.

Bei der Vorbereitung des Regelwerks hat das Sachgebiet UMS eine beratende Rolle wahrgenommen, um einen Orientierungsrahmen für eine nachhaltige Beschaffung von mehreren Produktgruppen wie Papier, Druckdienstleistungen, Büromöbel zu schaffen.

Welche größeren Projekte gab es hierzu in der jüngeren Vergangenheit oder sind für die Zukunft geplant?

Unter VBG-Projekten mit einer Nachhaltigkeitsrelevanz ist das Projekt „Das grüne Büro“ zu erwähnen. Wir hatten einen Arbeitsplatz in der Hauptverwaltung ausschließlich mit nachhaltigen Artikeln ausgestattet: von den Büromöbeln bis zum Kugelschreiber. Das Projekt hatte das Ziel, den Beschäftigten eine nachhaltige Büroausstattung zu präsentieren. Außerdem haben wir die entsprechenden Beschaffungsaktivitäten der VBG neugestaltet. Bei diesem Projekt wurden vor allem die Herstellungsprozesse, eingesetzte Materialien, Entsorgungswege und die Logistik von Lieferanten analysiert. Auch die Wiederverwendbarkeit des Büromaterials lag sehr stark im Fokus. Das Grüne Büro wurde für sechs Monate als Ausstellungsbüro konzipiert. Dabei konnten alle Beschäftigten diesen Arbeitsplatz als Shared Desk für einen oder mehrere Tage buchen, um selbst einen Eindruck von nachhaltiger Büroausstattung zu bekommen. Am Ende der Projektlaufzeit wurden die angemieteten Büromöbel an den Lieferanten im Sinne der Nachhaltigkeit zurückgegeben.

In diesem Jahr wurde die VBG auch von einem bekannten Hardwareanbieter mit einem Nachhaltigkeitspreis ausgezeichnet, da durch die Rückführung gebrauchter IT-Hardware anstelle der Vernichtung über 1.000 Tonnen CO₂ eingespart werden konnte.

In der Vorbereitung befindet sich zudem aktuell auch die komplette Umstellung auf Recycling-Papier in den VBG-Dienststellen. Darüber hinaus wird intensiv an einer Umstellung der Kfz-Flotte gearbeitet. Auch das Job-Ticket wurde unter der Prämisse einer umweltfreundlichen Mobilität eingeführt.

Haben Sie Beispiele dafür, was sich bei den Leistungsbeschreibungen und/oder Zuschlagskriterien verändert hat, um dem Ziel der nachhaltigen Beschaffung gerecht zu werden?

Ein klassisches Beispiel hierfür ist die Beschaffung von Büromöbeln. Dabei wird die Vorlage von entsprechenden Umweltzeichen in den Leistungsbeschreibungen als Mindestanforderung formuliert. Eine ähnliche Tendenz ist bei den Beschaffungen vom sonstigen Bürobedarf festzustellen: Druckerpapier, Büromaterial, Catering. Bei bestimmten Dienstleistungen wie Postdienstleistungen bildet eine Umweltzertifizierung bereits ein Eignungskriterium.
Was sich aber am meistens geändert hat, ist das aktive Interesse unter Bedarfsträgern, solche Kriterien bei der Vorbereitung einer Beschaffung zu berücksichtigen.

Setzen Sie hierbei auch auf Innovationen oder fördern diese sogar, oder konzentrieren Sie sich eher auf bereits etablierte, am Markt verfügbare Lösungen?

Da es sich bei Beschaffungen der VBG im Großteil um die Unterhaltung von mehreren Verwaltungsgebäuden handelt, greifen wir in der Regel auf verfügbare Lösungen zurück. Dabei entwickelt sich der Markt so dynamisch, dass eine Innovationsbereitschaft von verschiedenen Anbietern aktiv umgesetzt wird. Dieser steht die VBG sehr offen gegenüber.

Auf ihrer Webseite schreibt die VBG über das übergeordnete Ziel, eine klimaneutrale Verwaltung zu werden. Wie weit ist der Weg dahin und welche Schritte oder Hürden müssen noch genommen werden?

Der Wegweiser dafür ist das Maßnahmenprogramm für eine nachhaltige Verwaltung aus 2021. Es gilt für alle Bundesverwaltungen mit dem Ziel, bis 2030 klimaneutral zu werden. Nach der Veröffentlichung dieses Programms hat die VBG eine umfassende IST-Analyse durchgeführt, um unsere Handlungsfelder bis 2030 zu identifizieren. Diese werden von zuständigen Akteuren VBG-weit weiterverfolgt.

Da das Maßnahmenprogramm auch auf der Gesetzesebene sehr stark unterstützt wird, etwa durch den neuen Energieeffizienzgesetzentwurf, werden noch mehrere interne Prozesse umzustellen sein. Erwähnenswert ist die hohe Akzeptanz und Bereitschaft der Beschäftigten sich für Nachhaltigkeit und Klimaschutz einzusetzen. Auch das Thema interne Ressourcen spielt eine sehr große Rolle. Auch das benötigte Investitionsvolumen ist nicht zu unterschätzen

Welchen Tipp würden Sie anderen Verwaltungen mit auf den Weg geben, die sich aktuell oder zukünftig intensiv mit diesem Thema auseinandersetzen?

In diesem Zusammenhang würde ich gern Molière zitieren: „Wir sind nicht nur verantwortlich für das, was wir tun, sondern auch für das, was wir nicht tun“. Übernehmen Sie diese Verantwortung nicht als Last, sondern als eine Chance, unsere Umwelt zu schützen.

Unsere Interviewpartnerin Dr. Kristina Hase-Grebennikova, LL.M. ist als Leitung der Stabsstelle Beschaffung und Nachhaltigkeit der VBG in der Hauptverwaltung
in Hamburg tätig. Promoviert hat sie 2018 an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel.
Bei der VBG ist sie seit 2017 beschäftigt und betreut das Umweltmanagementsystem der VBG seit 2021 als bundesweite Koordination.

Über die VBG

Von A wie Architekturbüro bis Z wie Zeitarbeitsunternehmen – über 1,6 Millionen Unternehmen aus mehr als 100 Branchen mit rund 36 Millionen Versicherten sind Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung VBG. Die Berufsgenossenschaft steht ihren Mitgliedern in zwei wesentlichen Bereichen zur Seite: bei der Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie bei der Unterstützung im Schadensfall. Im Jahr 2022 wurden rund 404.000 Unfälle und Berufskrankheiten registriert. Die VBG kümmert sich darum, dass Versicherte bestmöglich wieder zurück in den Beruf und ihr soziales Leben finden. 2.300 Beschäftigte an elf Standorten arbeiten an dieser Aufgabe mit.

Weitere Links zu dem Thema:

VBG-Umweltagenda: Nachhaltigkeit – Die VBG – VBG

Erfahrungen zur Einführung eines Umweltmanagementsystems