officeoptimizer spart Millionen mit DTVP

Das folgende Interview wurde am 06. Dezember 2022 im Rahmen der digitalen Veranstaltungsreihe „DTVP-Regionalforum Baden-Württemberg“ durchgeführt. Der Geschäftsführer der officeoptimizer GmbH, Herr Uwe Bechtel, stand bereits im Vorfeld zur Verfügung und berichtete in diesem Interview über die Einführung einer E-Vergabeplattform und über die Erfahrungen mit der E-Vergabe in der Anwendung.
Im Vorfeld der Online-Veranstaltung wurden die Fragen mit Herrn Bechtel besprochen.

 

DTVP:
Warum ist die officeoptimizer GmbH ein öffentlicher Auftraggeber/Beschaffer?
Stellen Sie uns bitte die officeoptimizer GmbH einmal vor!

Herr Bechtel:
Wir arbeiten bundesweit bei Öffentlichen Auftraggeber als deren „rechte Hand“ im Rahmen von Beschaffungsmaßnahmen. Ausschließlich innerhalb der VgV oder UVgO (Kauf, Miet- + Service-Verträge, Rahmenvereinbarungen).
Die Struktur der officeoptimizer GmbH:

• Geschäftsführung
  • Uwe Bechtel (geschäftsführender Gesellschafter)
• Projektleiter
  • Bernd Ciesielski (Leitung Projektteam)
  • Reinhard Babel

Unsere Standorte:
Der Firmensitz von officeoptimizer ist in Untergruppenbach (Heilbronn). Dazu gibt es eine Niederlassung in Schwabach (Nürnberg).
Zudem arbeiten einzelne Mitarbeiter:innen im Homeoffice aus Neuenstein, Ostfildern, Pfronten und Bochum.

Unsere genutzten Vergabemanagement (VMS)/DTVP-Editionen

• Früher (vor Einführung des VMS): DTVP Vergabemarktplatz für Vergabestellen
• Aktuell (seit Einführung des cosinex VMS, 2022-04): Vergabemanagementsystem Cloud Edition „Expert“- E-Vergabe 360° mit DTVP

DTVP:
Welche Leistungen beschafft die officeoptimizer GmbH als öffentlicher Auftraggeber und wie sieht der Vergabevorgang dafür i.d.R. aus?

Herr Bechtel:
Unsere Leistungen (z.B.):

• Papier-Output-Management (POM)
  • Druck- und Kopier-Systeme (i.d.R. in Miet- und Service-Verträgen inkl. Software-Lösungen)
  • Scan-Lösungen
• DigitalPakt (IT-Hardware-Ausstattung für Schulen)
• IT-Hard- und Software-Bedarfe
• IT-Services (individuelle Anforderungen)
• Schul- und Büromöbel-Beschaffungen

Vergabe-Vorgang

• Abhängig vom Umfang unserer Beauftragung
• Erfassung der IST-Situation
• Beratung und Neukonzeption eines SOLL-Konzeptes
• SOLL-Konzept wird in ein Leistungsverzeichnis „übersetzt“
• Vervollständigen aller notwendigen Ausschreibungsunterlagen inkl. aller notwendiger Formulare (hier nutzen wir seit vielen Jahren das DTVP, seit Mitte des Jahres nun auch das VMS)
• Bekanntmachung der Ausschreibung (Veröffentlichung der Beschaffungsmaßnahme, SIMAP)
• Ausschreibungsbegleitende Maßnahmen (sammeln von Bieterfragen und deren Beantwortung in Abstimmung mit dem Auftraggeber)
• Elektronische Angebotsöffnung (über DTVP) im 4-Augen-Prinzip
• Angebotsauswertung (1. Stufe)
• Aufforderung zur Teststellung/Bemusterung
• Abschließende Angebotsauswertung
• Vergabe-Vermerk (Begleitung Entscheidungsgremium)
• Absage / Frist
• Beauftragung und im Anschluss Bekanntmachung vergebener Aufträge (SIMAP)
• Vergabe- und Rollout-Gespräch mit Auftraggeber und Lieferant/-en
• „Rollout-Begleitung“ & Abnahme-Protokoll

DTVP:
Welche Leistungen werden beschafft?
Wie hoch ist das durchschnittliche Beschaffungsvolumen und für welche Leistungsorte oder Kunden beschafft die officeoptimizer GmbH?

Herr Bechtel:
Wir bieten unsere Dienstleistung seit 20 Jahren bundesweit an und haben mehr als 750 Projekte erfolgreich beraten, begleitet und umgesetzt (lediglich 2x im Rügeverfahren mit Vergabekammern), 80% unserer Ausschreibungen erfolgen nach der VgV. Das durchschnittliche Beschaffungsvolumen beträgt 250.000,00 EUR.

• Kernkompetenz im Bereich:
  • Leistungsverzeichnis und Ausschreibungsunterlagen
  • Marktexpertise
  • Ausschreibungsbegleitende Maßnahmen
  • Angebotsauswertung
  • Vergabe-Vermerk

DTVP:
Hatten Sie Vorbehalte gegenüber der E-Vergabe? Falls ja, worin bestanden diese?
Was war schließlich der Antrieb zur Einführung der E-Vergabe?

Herr Bechtel:
Nein, überhaupt keine Vorbehalte. Hier ein paar Gedanken zu den Vorteilen:

• Keine Medienbrüche, kein Papier (keine Versandkosten)
• Alle Vergabeunterlagen können während der Vorbereitung innerhalb des Projektes (auf dem Portal) gespeichert, gesammelt werden
• Ein zentraler Ort für die Ausschreibungsunterlagen, eine zentrale Plattform

DTVP:
Wie war eigentlich die Ausgangssituation bei Vergabeverfahren, bevor Sie sich für die Nutzung von DTVP entschieden haben? Haben Sie auch schon analog beschafft?

Herr Bechtel:
Ja, wir haben auch schon analog für unsere ÖA beschafft, allerdings war das vor allem für „nationale Beschaffungen“ aufwendiger. Für EU-weite Beschaffungen gab es für uns schnell die Möglichkeit über die SIMAP zu veröffentlichen, war aber immer mit einem Mehr an Aufwand verbunden. Und am Ende auch immer aufwendiger, z.B. das Beantworten von Bieterfragen oder die Angebotsöffnung, zu welcher wir in der Regel immer persönlich vor Ort gefahren waren (egal an welchen Ort innerhalb Deutschlands).

DTVP:
Beschreiben Sie bitte einmal, wie Sie auf das Deutsche Vergabeportal aufmerksam geworden sind.
Was war für Sie entscheidend in den Anforderungen?

Herr Bechtel:
Wir haben eine eigene kurze Markterkundung durchgeführt und dann im Folgenden in einem persönlichen Austausch, in einem Gespräch mit den Produktberatern von DTVP auch relativ kurzfristige für DTVP entschieden. Danach wurden die Zugänge auch sehr schnell von DTVP eingerichtet und die Plattform zur Verfügung gestellt.
Entscheidende Anforderungen waren aus meiner Sicht, das es sehr umfänglich, sehr intuitiv und schnell zu bedienen ist. Eben ein zentraler browserbasierter Zugang mit einer entsprechenden einfachen Nutzung.

DTVP:
Wie verlief die Integration in den täglichen Alltag im Beschaffungsprozess?
Eher eine Hau-Ruck Aktion oder mit Übergangsphasen analog/E-Vergabe? Welche internen Abläufe haben Sie eventuell angepasst?

Herr Bechtel:

• spontane Entscheidung zur Nutzung
• danach jedoch konsequente Anwendung und Integration in die eigenen Abläufe und Prozesse
• Ein Prozess, der auf jeden Fall verändert wurde: die Beantwortung von Bieterfragen
  • Früher haben wir interne Adress-Verteiler angelegt mit allen Bietern (fehlerbehaftet, da manche Bieter erst gegen Ende der Angebotsphase dazu kommen)
  • Bieterfragen wurden vorher sowohl an den ÖA (Vergabestelle oder AP) als auch an uns direkt gestellt. Über das Portal wird sichergestellt, dass Fragen nur über das Portal gestellt werden können.

DTVP:
Wie sieht aktuell die Zusammenarbeit mit DTVP aus?

Herr Bechtel:
Konkret gibt es keine wirkliche Zusammenarbeit, da das Produkt bzw. die Plattform einfach immer funktioniert und ebenso stabil ist. Der Support musste daher kaum bemüht werden. Wir nutzen auch sehr gerne die zahlreichen fachlichen Veranstaltungen des DTVP, für das Update im Vergaberecht und für das Netzwerken innerhalb der Branche – großer Mehrwert.

DTVP:
Nun einmal ein Schwenk auf die Seite der Unternehmen.
Wie haben die Lieferanten/Bieter oder auch Sie als Lieferant/Bieter auf die Umstellung zur E-Vergabe reagiert?

Herr Bechtel:
Aus meiner Sicht nur positiv. Anfänglich hatten unsere Bieter Schwierigkeiten beim Hochladen der Angebotsdokumente. Wir haben verschiedene Standorte über Deutschland verteilt, für uns war es schon immer wichtig, dass wir einen zentralen, digitalen Platz haben, an dem wir unsere Arbeit austauschen, daher haben wir DTVP als Portal sofort positiv begrüßt. In der Zwischenzeit ist die E-Vergabe im Allgemeinen von allen Lieferanten und Bietern akzeptiert.

DTVP:
Wie ist in Ihrem geschäftlichen Umfeld die E-Vergabe grundsätzlich bei den Bietern platziert? Wie nehmen Sie Ihre Bieter mit?

Herr Bechtel:
Wir haben keine Schulung oder Informationen an die Bieter herausgegeben. Wir haben über DTVP veröffentlicht und die Bieter quasi gezwungen den Weg mit zu gehen, das wurde aber in Breite mitgetragen und auch oft begrüßt.

DTVP:
Haben Sie Empfehlungen für interessierte Vergabestellen in der Anwendung der E-Vergabe, auch mit DTVP?

Herr Bechtel:

• unbedingt eigene Markterkundung durchführen und die zahlreichen Angebote nutzen, wie zum Beispiel dieses Regionalforum oder die kostenlosen Webinare von DTVP
• Preisstruktur bewerten und beachten
• wenig „echte“ Anbieter
• technische Umsetzung beachten, teilweise andere Lösungen
• teilweise jedoch deutliche Unterschiede

Hier aufpassen:

• Einige Dienste haben einfach nicht zu uns gepasst
• Keine Flexibilität
• Starre Voraussetzungen

DTVP:
Warum sollten Kommunen in Baden-Württemberg grundsätzlich die E-Vergabe nutzen, obwohl sie national teilweise noch nicht verpflichtend ist?

Herr Bechtel:

• einfach
• digital, ohne Medienbrüche
• alle Beschaffungsmaßnahmen an einem Ort
• Dokumentation und somit Sicherheit

DTVP:
Würden Sie unsere E-Vergabelösung anderen öffentlichen Auftraggebern empfehlen?

Herr Bechtel:
Auf jeden Fall gebe ich eine uneingeschränkte Empfehlung.

DTVP:
Was ist der Mehrwert für eine öffentlichen Auftraggebers in der Zusammenarbeit mit officeoptimizer?

Herr Bechtel:

• hohe Marktexpertise und langjährige Beratungs- und Projektkompetenz
• Vergabekompetenz, um die gesteckten Beschaffungsziele zu erreichen
• Übernahme von Arbeiten/Dienstleistungen
• vergaberechtliche Stolpersteine werden umschifft
• und vor allem: 25-30% durchschnittliche Ersparnis, in Einzelfällen deutlich mehr

Kontakt officeoptimizer GmbH:

Zentrale:
officeoptimzer GmbH
Sofie-Bühler-Straße 14
74199 Untergruppenbach
07131/38292-0

Niederlassung:
officeoptimzer GmbH
Berlichingenstraße 1
91126 Schwabach
09122/18994-0

www.officeoptimizer.de

 

Wir bedanken uns bei Herrn Bechtel für das Interview! Das Interview führte Herr Sebastian Kleemann von DTVP im November 2022.