Checkliste: Eignungsnachweise

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Grafik: Stufen eines Vergabeverfahrens

1. Einführung

Öffentliche Aufträge dürfen nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben werden. Zugleich darf ein Unternehmen auch nicht aufgrund eines zwingenden oder möglichen Ausschlussgrundes vom Vergabeverfahren ausgeschlossen worden sein. So wird sichergestellt, dass nur solche Unternehmen den Zuschlag erhalten, die Recht und Gesetz in der Vergangenheit eingehalten haben und bei denen gesetzestreues Verhalten auch in Zukunft zu erwarten ist.

Wann ist ein Unternehmen geeignet?

• Ein Unternehmen ist geeignet, wenn es die durch den Auftraggeber zur ordnungsgemäßen Durchführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllt.
• Die Eignungskriterien dürfen ausschließlich Folgendes betreffen:– Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung,– wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und die– technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
• Die Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen.
• Sie sind in der Auftragsbekanntmachung (s. Checkliste Auftragsbekanntmachung) oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung aufzuführen.
• Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben, müssen mit ihrem Teilnahmeantrag bzw. mit ihrem Angebot aussagekräftige Unterlagen vorlegen, die belegen, dass sie in der Lage sind, den ausgeschriebenen Auftrag so wie gefordert zu erbringen.

Wo findet man die geforderten Eignungsnachweise?

• Die Vergabestelle gibt in der Auftragsbekanntmachung (s. Checkliste Auftragsbekanntmachung) an, mit welchen Unterlagen (= Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) die Unternehme n ihre Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen haben.
• Die in der Auftragsbekanntmachung geforderten Eignungsnachweise können in den Vergabeunterlagen konkretisiert werden; es dürfen aber keine Eignungsnachweise erstmals in den Vergabeunterlagen gefordert werden.
• Welche Nachweise sie in welcher Qualität und Form für die konkrete Auftragsvergabe fordert, liegt im Ermessen der Vergabestelle.
• Die Vergabestelle soll in erster Linie Eigenerklärungen der Bieter fordern, um den Aufwand für die Bieter möglichst gering zu halten. Unternehmen sollen also die Möglichkeit erhalten,
  • entweder auf einem vom öffentlichen Auftraggeber vorgegebenen Formular oder
  •  mittels einer selbst verfassten Erklärung das Vorliegen bzw. das Nichtvorliegen bestimmter unternehmensbezogener Angaben versichern.
• Sofern der öffentliche Auftraggeber Bescheinigungen, Zeugnisse oder Registerauszüge verlangt, sollten Sie darauf achten,
  • welcher Form (Original, beglaubigte Abschrift, Kopie) diese einzureichen sind und
  • wie aktuell sie sein müssen.

Gibt es weitere Möglichkeiten, die Eignung nachzuweisen?

• Unternehmen können den Nachweis ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ganz oder teilweise auch durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbringen, mit denen die Eignung eines Unternehmens unabhängig vom konkreten Vergabeverfahren allgemein festgestellt wird.
• Für die Vergabe von Bauaufträgen kann der Nachweis der Eignung mittels der direkt abrufbaren Eintragung in die allgemein zugängliche Liste des „Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V.“ (www.pq-verein.de) erfolgen. Öffentliche Auftraggeber, die zur Anwendung der VOB/A verpflichtet sind, müssen den Eintrag in die Liste als Eignungsnachweis verbindlich anerkennen.
• Für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bezieht sich die VgV nicht auf ein bestimmtes Präqualifikationsverzeichnis. Ein bundeseinheitliches Präqualifikationssystem ist die „Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich“ (PQ-VOL – https://amtliches-verzeichnis.ihk.de/). Sie erfasst Unternehmen, die von den Auftragsberatungsstellen oder von den Industrie- und Handelskammern auf ihre Eignung im Liefer- und Dienstleistungsbereich überprüft worden sind.
• Öffentliche Auftraggeber müssen bei europaweiten Vergabeverfahren die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufigen Nachweis der Eignung akzeptieren. Diese muss der Auftraggeber auf Basis eines EU-weiten Standardformulars entsprechend seiner spezifischen Verfahrensbedingungen in den jeweiligen Vergabeverfahren erstellen und den Interessenten mit den Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung stellen.
• Vorteile der EEE für Unternehmen:
  • Durch das Ausfüllen der EEE entfällt für das Unternehmen die Notwendigkeit, bei der Abgabe eines Teilnahmeantrages oder eines Angebots viele umfangreiche Bescheinigungen oder andere Nachweise vorzulegen.
  • Die EEE ersetzt als vorläufiger Nachweis Bescheinigungen von Behörden oder Dritten und reduziert dadurch den Aufwand für die Unternehmen.
  • Nur der erfolgreiche Bieter, an den der öffentliche Auftraggeber den Auftrag vergeben will, muss vor Zuschlagserteilung die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Bescheinigungen und Nachweise vorlegen.
  • Eine bereits früher verwendete EEE kann grundsätzlich wieder verwendet werden, sofern die darin gemachten Angaben weiterhin zutreffend und aktuell sind und soweit die Angaben für die im neuen Vergabeverfahren gestellten Eignungsanforderungen passend sind.
  • Die EEE ist EU-weit einheitlich und erleichtert daher die Teilnahme an Vergabeverfahren in anderen EU-Mitgliedstaaten.

Weitere Hinweise finden Sie u.a. hier: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/J-L/leitfaden- einheitlichen-europaeischen-eigenerklaerung.html

2. Übersicht über Nachweise, die vom Auftraggeber verlangt werden können

Die Übersicht orientiert sich an dem Standard-Bekanntmachungsformular für europaweite Vergaben; dort Ziffer III.1) „Teilnahmebedingungen“.

Eignungsnachweise

Art des Nachweises	Allgemeine Hinweise	Form etc.
III.1.1 Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft	Eigenerklärung oder Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Berufsgenossenschaft.
Nachweis der Eintragung in einem Berufsregister	Gemeint ist die Eintragung in die Handwerksrolle bzw. die Mitgliedsbescheinigung der jeweiligen Industrie und Handelskammer.
Nachweis über die Eintragung im Handelsregister	Zu beachten sind mögliche Vorgaben hinsichtlich der Form (Kopie, Ausdruck aus dem elektronischen Register oder beglaubigte Abschrift) sowie der Aktualität. Der Auszug sollte in der Regel nicht älter als drei Monate sein.
Auszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR) mit Informationen über Verwaltungsentscheidungen, Bußgeldentscheidungen oder Auskünften über Inhaber und Geschäftsführer	Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist ein gewerberechtliches Führungszeugnis, aus dem hervorgeht, ob eine juristische Person oder eine Einzelperson gegen gewerberechtliche Bestimmungen verstoßen hat.	Eigenerklärung auf vorgegebenem Formular. Sofern ein Auszug gefordert wird, sollte dieser nicht älter als drei Monate sein. Die Erteilung ist gebührenpflichtig. Achtung: Sofern ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister ge fordert wird, ist dieser im Original vorzulegen! Auszüge müssen persönlich beantragt werden. Bei juristischen Personen kann auch eine schriftliche Antragstellung erfolgen. Bei persönlicher Beantragung sind erforderlich: Gültiges amtliches Ausweisdokument (Personalausweis/Reisepass) bei natürlichen Personen, bei juristischen Personen: Handelsregisterauszug. Zuständige Stelle ist die Gemeinde/Stadtverwaltung des Wohnorts beziehungsweise des Unternehmenssitzes.
Nachweis, dass über das Vermögen des Bewerbers kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist		In der Regel schriftliche Eigenerklärung, ansonsten Bescheinigung des zuständigen Registergerichts (Amtsgericht).
Nachweis, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet		In der Regel schriftliche Eigenerklärung, ansonsten Bescheinigung des zuständigen Registergerichts (Amtsgericht).
Nachweis, dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit des Bewerbers in Frage stellt (z. B. Straftaten)		In der Regel Eigenerklärung.
Nachweis über die Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung		Häufig kann eine Eigenerklärung abgegeben werden, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge erfüllt hat. Ansonsten Bescheinigung der gesetzlichen Krankenkassen oder der Krankenkasse, bei der die meisten Beschäftigten versichert sind.
Nachweis über die Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben	Häufig kann eine Eigenerklärung abgegeben werden.	Falls eine Bescheinigung gefordert ist: Bescheinigung in Steuersachen stellt das zuständige Finanzamt aus. Gegebenenfalls ist zusätzlich eine Bescheinigung der örtlichen Kommune über die Zahlung von Abgaben erforderlich.
Angaben über wirtschaftliche Verknüpfung mit Unternehmen	Diese Angaben können gefordert werden, um mögliche Interessenskonflikte auszuschließen.
Erklärung über beabsichtigte Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen
III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit	Definition: Finanziell leistungsfähig ist ein Unternehmen, wenn es über hinreichende Finanzmittel verfügt, so dass es seinen laufenden Verpflichtungen gegenüber seinem Personal, dem Staat und sonstigen Gläubigern nachkommen kann.
Erklärung über Gesamtumsatz sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist	Bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre – und nur, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. Die Vorgabe von Mindestumsätzen ist – je nach Einzelfall – möglich, aber nicht immer zulässig. Sofern ein Mindestumsatz verlangt wird, ist dieser auf das Zweifache des geschätzten Auftragswerts zu beschränken. Eine Ausnahme hiervon gilt nur dann, wenn aufgrund der Art des Auftragsegenstands spezielle Risiken bestehen. Der öffentliche Auftraggeber muss eine solche Anforderung in den Vergabeunterlagen oder im Vergabevermerk hinreichend begründen.	In der Regel Eigenerklärung durch den Bieter oder Bestätigung durch einen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater.
Vorlage von Bankauskünften oder Bankerklärungen	Die Bankauskunft soll dem Auftraggeber ein Bild der aktuellen wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens (wirtschaftliche Situation/Zahlungsverhalten) vermitteln.	Eine Bankauskunft bzw. eine Bankerklärung kann von der Hausbank des Unternehmens erbeten werden. Sie sollte möglichst aktuell sein.
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherungsdeckung	Häufig werden Mindestanforderungen an die Versicherungsleistung (Mindestdeckungssummen) und die versicherten Schäden (Personen, Sach und/oder Vermögensschäden) gefordert.	Eigenerklärung bzw. Versicherungsbescheinigungen sind erhältlich bei der jeweiligen Versicherung beziehungsweise beim Versicherungsvermittler.
Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen	Sofern das Gesellschaftsrecht die Offenlegung vorschreibt: bei Kapitalgesellschaften und im Einzelfall bei OHG und KG.
III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit	Definition: Technisch leistungsfähig ist, wer als Unternehmer über die technischen Mittel verfügt, um den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können. Zur technischen Leistungsfähigkeit im Sinne der EU Bekanntmachungsformulare zählt auch die Fachkunde eines Unternehmens. Als fachkundig ist ein Unternehmen anzusehen, dessen Mitarbeiter über die notwendige Sachkenntnis und Erfahrung verfügen, um die ausgeschriebene Leistung fachgerecht vorbereiten und ausführen zu können
Referenzen über vergleichbare Aufträge Beschreibung vergleichbarer früherer Projekte, die in Art und Umfang dem ausgeschriebenen Auftrag entsprechen		Eigenerklärung oder bei Leistungen an öffentliche Auftraggeber durch eine von der zuständigen Behörde ausgestellte oder beglaubigte Bescheinigung, bei Leistungen an private Auf traggeber durch eine von diesen ausgestellte Bescheinigung.
Angaben zur technischen Ausrüstung des Unternehmens und zu Maßnahmen der Qualitätssicherung bzw. Angabe der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens		Eigenerklärung oder Nachweis mit Hilfe eines Zertifikats über ein Qualitätsmanagementsystem.
Angaben zum Lieferkettenmanagement- und überwachungssystem		In der Regel durch Eigenerklärung.
Angabe der technischen Fachkräfte oder technischen Stellen, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen		In der Regel durch Eigenerklärung.
Beschreibung der technischen Ausrüstung (Maschinen, Geräte und Fahrzeugausstattung)		In der Regel durch Eigenerklärung.
Angaben zur Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter und die Zahl der Führungskräfte des Unternehmens
Angaben über die technische Leitung		In der Regel Eigenerklärung mit Angabe von Namen der Personen und berufliche Qualifikationen.
Muster, Beschreibungen, Fotografien		Proben und Muster sind so einzureichen, wie vom Auftraggeber gefordert. Sie müssen deutlich als solche gekennzeichnet sein.
Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung, insbesondere der für die Leitung verantwortlichen Personen		Eigenerklärung – zum Teil wird eine Gliederung nach Berufsgruppen gewünscht.
Angaben zu Umweltmanagementmaßnahmen		Als Nachweis für die technische Leistungsfähigkeit, Bescheinigung unabhängiger Stellen wie etwa EMAS (EcoManagement and AuditScheme) oder DIN EN ISO 14001.
	Zu beachten sind darüber hinaus etwaige landesspezifische Regelungen ja nach Bundesland
Erklärung zur Tariftreue*		In der Regel in Form einer Eigenerklärung.
Vergabespezifischer Mindestlohn*		Je nach Bundesland und Branche.
Beachtung der ILOKernarbeitsnormen		In der Regel in Form einer Eigenerklärung

* Siehe Übersicht unter http://www.forumvergabe.de/vergaberechtlicheinformationen/weiterfuehrendeinformationen/

Autoren:

Dr. Angela Dageförde, Rechtsanwältin, www.kanzlei-dagefoerde.de

Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig-leupolt.de

Aktualisierung (Stand: 19.02.2020): Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig-leupolt.de