Checkliste: Die Auftragsbekanntmachung

Vorstellung des Systems und der wichtigsten Funktionen sowie Durchführung einer Beispielausschreibung
Ausschreiben mit dem Deutschen Vergabeportal nach UVgO
Grafische Darstellung der Stufen eines Vergabeverfahrens

Grafik: Stufen eines Vergabeverfahrens

1. Was ist eine Auftragsbekanntmachung?

In der öffentlichen Auftragsbekanntmachung gibt der Auftraggeber bekannt, dass er beabsichtigt, einen öffentlichen Auftrag über eine bestimmte (Bau-, Liefer- oder Dienst-)Leistung zu vergeben und welche Konditionen dabei gelten sollten. Die Auftragsbekanntmachung enthält für die am Auftrag interessierten Unternehmen also alle wesentlichen Informationen zum Vergabeverfahren und für die Durchführung des Auftrags.

2. Welche Informationen enthält eine Auftragsbekanntmachung?

a) Bei Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte (s. Checkliste Schwellenwerte):

  • Bezeichnung und Anschrift des Auftraggebers,
  • Art der Vergabe (zum Beispiel öffentliche Ausschreibung oder beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb),
  • Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind (etwa per Post oder auch bzw. ausschließlich elektronisch),
  • Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung,
  • sofern zutreffend: Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose,
  • gegebenenfalls die Zulassung von Nebenangeboten,
  • etwaige Hinweise auf die Ausführungsfrist,
  • Bezeichnung und Anschrift der Stelle, welche die Vergabeunterlagen abgibt,
  • Angabe der Fristen (Teilnahme- oder Angebots- sowie Bindefrist),
  • eventuell geforderte Sicherheitsleistungen,
  • die mit dem Angebot oder Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen (Eignungsnachweise),
  • sofern verlangt, die Höhe der Kosten für den Versand der Ausschreibungsunterlagen,
  • sowie die Angabe der Zuschlagskriterien.

b) Bei europaweiten Ausschreibungen:

Bei europaweiten Ausschreibungen enthält die Auftragsbekanntmachung darüber hinaus weitere Pflichtangaben. Hierfür sind von der EU vorgegebene so genannte Standardformulare (www.simap. europa.eu) zu verwenden. Hier sind u. a. folgende Fragen zu klären und entsprechende Mindestinhalte in der Bekanntmachung anzugeben:

  • Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
  • Abschnitt II: Auftragsgegenstand
    • Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag?
    • Einzelauftrag, Rahmenvereinbarung oder dynamisches Beschaffungssystem?
    • Aufteilung in Lose oder Gesamtvergabe?
    • Nebenangebote (Varianten/Alternativangebote) zugelassen?
    • Auftragsumfang, Optionen?
    • Ausführungsfrist/Vertragslaufzeit?
  • Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
    • Kautionen, Sicherheiten, Zahlungs- und Finanzierungsbedingungen
    • Besondere Bedingungen an die Auftragsausführung i. S. v. § 128 Abs. 2 GWB
    • Teilnahmebedingungen (= Eignungsnachweise) und Mindestanforderungen
    • Sind Teilnahmebedingungen genannt oder wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen?
    • Sind Mindeststandards gefordert?
    • Bezug zum Auftragsgegenstand?
    • Verhältnismäßig und zumutbar?
  • Abschnitt IV: Verfahren
    • Verfahrensart?
    • Beschränkung des Teilnehmerkreises beabsichtigt? Anhand welcher Kriterien?
    • Zuschlagskriterien angegeben?
    • Ablauf Angebots-/Bewerbungsfrist, Ablauf Bindefrist?
  • Abschnitt VI: Zusätzliche Informationen
    • Informationen zum Rechtsschutz (zuständige Vergabekammer)
    • Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen, insb. Hinweis auf Rechtsbehelfsfrist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB?
    • Worauf muss ich als Bieter besonders achten?
    • S. o. (insb. Teilnahmebedingungen = Eignungsnachweise und Zuschlagskriterien)

3. Wo muss die Ausschreibung bekanntgegeben (veröffentlicht) werden?

a) Europaweite Ausschreibungen

müssen

  • zwingend im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Tenders Electronic Daily – TED) veröffentlicht werden.
  • Online-Formulare für die Vergabebekanntmachung können unter http://www.simap.europa.eu/ abgerufen werden.
  • Für die Veröffentlichung selbst ist eine einmalige kostenfreie Registrierung über eNotices erforderlich.

b) Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungen

sind

  • auf den Internetseiten des Auftraggebers oder auf Internetportalen zu veröffentlichen. Dann müssen sie zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.

Zusätzlich können

  • sie in unterschiedlichen Medien von der lokalen Tageszeitung über städtische Amtsblätter bis hin zu Fachzeitschriften veröffentlicht werden.

Für Bauleistungen

können

  • in unterschiedlichen Medien von der lokalen Tageszeitung über städtische Amtsblätter bis hin zu Bekanntmachungsportalen im Internet oder auch auf www.service.bund.de veröffentlicht werden.

Je nach Bundesland gelten für die Bekanntmachung von Aufträgen unterhalb der Schwellenwerte besondere Regelungen.

Alle öffentlichen Auftraggeber, die dem Bund zuzurechnen sind, müssen ihre Ausschreibungen auf www.service.bund.de veröffentlichen.

4. Was müssen Bieter veranlassen, wenn Sie Unklarheiten oder Fehler feststellen?

  • Bieterfrage(n) stellen? (z. B. zur Auftraggebereigenschaft oder zur Verfahrensart)
  • Rügen (s. Checkliste Rügen) erteilen? (z. B. weil Teilnahmebedingungen fehlen)
  • Achtung! § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Bieter die von ihm beanstandeten Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat.

5. Was müssen Bieter bei Interesse an dem bekanntgemachten Auftrag tun?

  • Bei Interesse an einer Ausschreibung müssen Sie die Vergabeunterlagen nicht beim öffentlichen Auftraggeber anfordern, sondern können die Unterlagen im Internet abrufen und herunterladen.
  • Hierzu muss der Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse (Internetadresse) angeben, unter der die Vergabeunterlagen (s. Checkliste Vergabeunterlagen) unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.
  • Das gilt auch für Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte (s. Checkliste Schwellenwerte).
  • Bei Bauleistungen haben Auftraggeber allerdings die Wahl: werden die Vergabeunterlagen nicht elektronisch zur Verfügung gestellt, so müssen Sie die Vergabeunterlagen beim Auftraggeber anfordern; bei öffentlichen Ausschreibungen werden die Vergabeunterlagen dann unverzüglich in geeigneter Weise übermittelt; bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben werden sie am selben Tag an alle ausgewählten Bewerber versandt.
  • Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen.
  • Eine freiwillige Registrierung ist zulässig.
  • Wie in den Vergabeunterlagen vorgegeben, reichen Sie Ihr Angebot innerhalb der angegebenen Frist ein.
  • Daraufhin ermittelt der öffentliche Auftraggeber das wirtschaftlich günstigste Angebot und erteilt den Zuschlag (s. Checkliste Angebotswertung).

Autoren: Dr. Angela Dageförde, Rechtsanwältin, www.kanzlei-dagefoerde.de Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig-leupolt.de Aktualisierung: (Stand: 19.02.2020): Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig-leupolt.de

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  • Mitarbeiter/-innen von Vergabestellen, die an Vergabeverfahren beteiligt sind

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