Checkliste: Welche Fristen gilt es zu beachten?

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Grafische Darstellung der Stufen eines Vergabeverfahrens

Grafik: Stufen eines Vergabeverfahrens

1. Wo finden Bieter die maßgeblichen Fristen?

Die Fristen für die Bearbeitung und Abgabe der Angebote bzw. der Teilnahmeanträge finden sich in der Auftragsbekanntmachung (s. Checkliste Auftragsbekanntmachung) und den Vergabeunterlagen (s. Checkliste Vergabeunterlagen). Auch die übrigen Fristen finden Sie in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen.

2. Welche Fristen gibt es?

  • Innerhalb der Teilnahme oder Bewerbungsfrist (Ausschlussfrist) muss der Teilnahmeantrag (inkl. der geforderten Unterlagen) eingereicht worden sein.
  • Unter der Angebotsfrist (Ausschlussfrist) wird der Zeitraum verstanden, in dem Sie Ihr Angebot erarbeiten und beim Auftraggeber einreichen müssen. Mit dem Teilnahmeantrag bewerben Sie sich darum, ein Angebot abgeben oder an den Verhandlungen teilnehmen zu können.
  • Mit dem Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Bindefrist. Innerhalb dieses Zeitraums sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Nach Ablauf der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot nicht mehr ändern oder zurückziehen.
  • Bindefrist und Zuschlagsfrist haben eine identische Laufzeit. Innerhalb der Zuschlagsfrist entscheidet die Vergabestelle über den Zuschlag. Die Zuschlagsfrist sollte nicht länger als der Zeitraum bemessen sein, den der Auftraggeber voraussichtlich benötigt, um die Angebote zu prüfen und zu werten und das wirtschaftlich günstigste Angebot auszuwählen.
  • Innerhalb einer ausreichend bemessenen Ausführungsfrist sollte der Auftrag ausgeführt werden.

Hinweis: Sie können Ihr Angebot auf eine Ausschreibung nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückziehen. Dies kann erforderlich sein, wenn Sie sich verkalkuliert haben oder die Kapazitäten Ihres Unternehmens zwischenzeitlich anderweitig gebunden sind und die Ausführung des Auftrags gefährdet wäre. Die Rücknahme ist nur gültig, wenn sie in derselben Form erfolgt wie die Angebotsabgabe.

3. Nach welchen Regeln wird die Dauer der Fristen bemessen?

Bei Ausschreibungen von Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte (s. Checkliste Schwellenwerte) gilt:

  • Es gibt keine Mindestfristen für die Teilnahme und die Angebotsabgabe.
  • Die Fristen sollten ausreichend sein.
  • Über die Angemessenheit der Fristen entscheidet die Vergabestelle.
  • Üblicherweise werden für die Angebotsfrist als absolutes Minimum angesehen.

Bei Ausschreibungen oberhalb der EU-Schwellenwerte (s. Checkliste Schwellenwerte ) gibt es weniger Spielraum bei der Bestimmung der Fristen:

  • Je nach Vergabeverfahren gelten für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten unter schiedliche Mindestfristen.
  • Die Mindestfristen werden ab Absendung der Auftragsbekanntmachung berechnet und gelten daher nicht ab dem Veröffentlichungsdatum. Der Tag der Absendung wird dabei nicht mit berechnet. Erster Tag der Angebots bzw. Bewerbungsfrist ist damit der Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung.
  • Die Fristen enden mit Ablauf der letzten Stunde des letzten Tages der Frist.
  • Gibt der Auftraggeber nicht nur den Tag des Fristablaufs an, sondern auch eine Uhrzeit, so endet die Frist zu diesem Zeitpunkt.
  • In die Fristen werden alle Kalendertage einbezogen, Feiertage, Sonnabende und Sonntage werden mitgezählt.

Hinweis: Das Verspätungsrisiko tragen grundsätzlich Sie als Bieter, Sie müssen also dafür Sorge tragen, dass Ihr Angebot fristgerecht eingeht. Eine Ausnahme greift nur dann, wenn Sie die Gründe für die Verspätung nachweislich nicht zu vertreten haben. Sie sollten sich daher rechtzeitig um die Erarbeitung und Übermittlung ihrer (elektronischen) Angebote bemühen, da etwa technische Probleme der Vergabeplattform u.ä. niemals auszuschließen sind. Auch sollten Sie u.a. sicherstellen, dass sie über die notwendige aktuelle Software verfügen und das Angebot über das richtige „Tool“ einreichen, also nicht etwa über das allgemeine Kommunikationstool o.ä..

4. Übersicht Mindesfristen EU-weite Vergabeverfahren

FristWannOffenes VerfahrenNicht offenes VerfahrenVerhandlungsverfahren
für die Beantwortung von Auskünftenimmerbis spätestens sechs Tage vor Ablauf Angebotsfristbis spätestens vier Tage vor Ablauf der Angebotsfristbis spätestens vier Tage vor Ablauf Angebotsfrist
Bewerbungsfrist / TeilnahmefristIm Regelfall__30 Tage30 Tage
bei hinreichend begründeter Dringlichkeit__15 Tage15 Tage
AngebotsfristIm Regelfall35 Tage30 Tage30 Tage
bei hinreichend begründeter Dringlichkeit15 Tage10 Tage10 Tage
elektronische Angebote sind zugelassen30 Tage25 Tage25 Tage
nach einer Vorinformation15 Tage10 Tage10 Tage
Bindefrist / Zuschlagsfristimmerangemessenangemessenangemessen

Autoren: Dr. Angela Dageförde, Rechtsanwältin, www.kanzleidagefoerde.de

Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattigleupolt.de

Aktualisierung: (Stand: 19.02.2020): Oliver Hattig, Rechtsanwalt, www.hattig leupolt.de

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