DTVP-Interview: jaco/edo aus Wuppertal

Die jaco/edo GmbH aus Wuppertal (Nordrhein-Westfalen) hat sich für die Nutzung von DTVP als zentrale E-Vergabeplattform entschieden.
Zu den Gründen für und die Erfahrungen mit DTVP haben wir Herrn Sebastian Gresch, Vertriebsleitung, um ein Interview gebeten.

DTVP:
Bitte beschreiben Sie kurz Ihr Unternehmen und welche Dienstleistungen Sie für die öffentlichen Auftraggeber anbieten!

Herr Gresch:
Die jaco/edo GmbH aus Wuppertal liefert alles um das Thema (Online-)Marketing und Werbedienstleistungen. Jaco/edo sieht sich als „integrierte Marketingabteilung“, die eine Rundum-Betreuung anbietet. Es können damit komplette Projekte übernommen werden. Verstärkte Arbeit in der Optimierung der digitalen Präsenz von Kunden, Reputationsmanagement, Kundengenerierung und Social Media.
Ferner arbeiten wir im Bereich Video- und Fotoproduktion, 3D- und 2D-Animation, Programmierung und App-Entwicklung, SEO/SEM und Textkreation. Darüber hinaus bieten wir auch an, Vergabestellen individuell zu beraten und bei der Gestaltung des Leistungsverzeichnisses zu unterstützen. Gerne auch im Zuge von Beraterverträgen. Aktuell sind wir sieben Mitarbeiter und bilden zusammen ein sehr junges, dynamisches und agiles Team mit viel Berufserfahrung. Zusammengesetzt aus Menschen, die in verschiedensten Bereichen ihre Expertise erlangt haben. So kommen wir aus dem Kommunikationsdesign, der Mediengestaltung, der Betriebswirtschaftslehre sowie aus den Gesellschaftswissenschaften. 

DTVP:
Gab es in der Organisation bereits ausreichend Wissen/Erfahrung zur E-Vergabe? Wie haben Sie sich das Wissen angeeignet?

Herr Gresch:
Primär und zu Beginn rein durch Eigenrecherche. Die Agentur zeichnen ihre agile Arbeitsweise, schnelle Wege in der Kommunikation und breitgestreutes Fachwissen aus. Es sind bereits Erfahrungen in der Abwicklung von öffentlichen Aufträgen bei den Mitarbeitern vorhanden. Dazu haben wir die Mitarbeiter im Rahmen der DTVP-Praktikerwebinare 2021 weiterbilden lassen. Hier wurde ein Grundwissen an vergaberechtlichen Rechten und Pflichten von einem Fachanwalt vermittelt und zusätzlich die Anwendung der Plattform von einem DTVP-Mitarbeiter mit Anleitung gezeigt. Diese Seminar-/Webinarreihe kann ich den Bietern nur empfehlen.

DTVP:                                              
Was war Ihr unternehmerischer Antrieb, sich bei öffentlichen Aufträgen zu platzieren?

Herr Gresch:
Es bietet sich ein großes Potenzial, um das Auftragsvolumen zu erhöhen, da hier insbesondere auf Rahmenvertragsbasis gearbeitet wird. Das passt grundsätzlich zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir sind davon überzeugt, dass langfristige Partnerschaften beiden Vertragsparteien zugutekommen, da so zielgerichtet und kundenorientiert Marketingmaßnahmen entwickelt werden können.

DTVP:
Gab es in Ihrer Organisation einen Fachbereich für öffentliche Aufträge?

Herr Gresch:
Nein. Ausschreibungen wurden neben dem normalen Tagesgeschäft bearbeitet. Für die Geschäftsführung steht die wertschöpfende Beteiligung und Mitwirkung im öffentlichen Bereich an vorderster Stelle. Insbesondere in der aktuellen Krise durch die Corona-Pandemie konnten wir uns u.a. bei Projekten bezüglich Rückreisen aus Risikogebieten und den richtigen Verhaltensweisen durch 2D-Animationen in Social Media beteiligen. Die Animationen wurden in 13 Sprachen verfasst, sodass keine sprachlichen Barrieren im Wege stehen. Wir haben uns durch unsere Expertise der Gesellschaft und Öffentlichkeit gegenüber verpflichtet gefühlt, unseren Teil zur Minimierung der Gefahren durch Covid-19 beizutragen.

DTVP:
Wie sind Sie als Unternehmen eigentlich auf DTVP aufmerksam geworden?

Herr Gresch:
Ein neuer Mitarbeiter hat bereits fortgeschrittene Erfahrungen im Bereich der öffentlichen Ausschreibungen mitgebracht und das Portal bereits bei einem ehemaligen Arbeitgeber kennen- und sehr zu schätzen gelernt. Der zentrale Gedanke als Suchplattform und E-Vergabelösung von DTVP vereinfacht für uns die Recherche um ein Vielfaches und beschleunigt den internen Evaluations- und Bearbeitungsprozess.

DTVP:
Warum das Deutsche Vergabeportal?

Herr Gresch:
Das Deutsche Vergabeportal ist der zentrale Ort, auch gerne als Marktplatz bezeichnet, für bundesweite Ausschreibungen, wir können individuelle Suchprofile erstellen. Hierbei profitieren wir auch von der sehr guten persönlichen Beratung durch die Mitarbeiter in der Produktberatung. Hinzu kommt natürlich auch die einfache Handhabung des Systems auf Bieterseite. Das Deutsche Vergabeportal ist die erste zentrale E-Vergabeplattform für uns.

DTVP:
Wie war die Ausgangssituation Ihrer Organisation, bevor Sie DTVP als Ihre zentrale Vergabeplattform festgelegt haben?

Herr Gresch:
Vereinzelt und willkürlich hat die Agentur bei circa 10 landesweiten Vergabeportalen gesucht. Diese waren grundsätzlich flächendeckend kostenfrei in der Registrierung, jedoch mit enormem Zeitaufwand bei der Recherche verbunden. Das erzeugt dann ebenso Kosten. Durch die Suchprofile und den zugehörigen E-Mail-Benachrichtigungsdienst verlieren wir keine Zeit mehr mit der Suche. Täglich erhalten wir passende Treffer in das E-Mail-Postfach. Hier kann schon entschieden werden, ob ein Auftrag wirtschaftlich interessant ist oder eben nicht.

DTVP:
Bitte beschreiben Sie kurz einmal rückblickend, wie eine Angebotserstellung und -abgabe vor der Nutzung von DTVP ablief.

Herr Gresch:
In der Regel haben 2 Mitarbeiter an der Suche nach passenden Ausschreibung gearbeitet. Der ungefähre Zeitaufwand belief sich dabei auf 10 Std. die Woche für die manuelle Suche nach passenden Ausschreibungen über die vorher genannten 10 ausgewählten Plattformen. Es folgte eine Evaluation der gefundenen Ausschreibungen und eine Teilnahme, wenn der Auftrag als passend bewertet wurde.

DTVP:
Nach der Registrierung bei DTVP, wie ging es dann für Sie weiter?

Herr Gresch:
Wir konnten sofort mit der Suche beginnen. Wir haben uns gleich für die Professional-Edition entschieden. Der kostenlose 30-Tage-Test hat uns bekräftigt. Keine manuelle Suche, die Suchprofile arbeiten im System für uns, das fanden wir sehr interessant und zielführend. Die professionelle sehr zufriedenstellende und kundenfreundliche Unterstützung durch Herrn Kaiser seitens DTVP möchte ich gerne hervorheben. Das komplettierte ein Gesamtbild und half uns bei der Entscheidung für die Professional-Edition.
Auch hier kann ich nur diesen kostenlosen 30-Tage-Test sehr empfehlen. Man ist nicht allein in dieser Testphase, die kompetenten DTVP-Produktberater stehen immer zur Verfügung und melden sich zeitnah zurück bei Anfragen. Wer nicht testet, kann es auch nicht beurteilen, und diese Ersparnis von Zeit und Personal ist bei uns wirklich spürbar. Besonders hervorzuheben ist auch der wirklich gute telefonische Support.

DTVP:
Inwieweit konnte DTVP Ihre Mitarbeiter bei der Durchführung von Angebotsabgaben unterstützen?

Herr Gresch:
Die Vorab-Bewertung von öffentlichen Aufträgen konnte um ein Vielfaches beschleunigt werden, da der enorme Zeitaufwand bei der Recherche entfällt und für die Evaluierung der Aufträge genutzt werden kann.

DTVP:
Hat die Durchführung von elektronischen Vergaben Ihnen einen weiteren Zusatznutzen gebracht, den Sie vorher noch gar nicht im Auge hatten?

Herr Gresch:
Das enorme Potenzial von öffentlichen Aufträgen auszuschöpfen und zeitgleich im öffentlichen Raum mitwirken zu können. Aber auch einfach den Namen des Unternehmens zu platzieren, ist ein wichtiger Aspekt. Trotz des teilweise starken Wettbewerbs und einem circa 5- bis 10-stündigen Zeitaufwand pro Verfahren, erleichtert vor allem die elektronische Vergabe gegenüber der klassischen postalischen Abgabe die Bearbeitung, sodass wir uns auch weiterhin an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen werden.  
 

DTVP:
Wie würden Sie die grundsätzliche Nutzung von DTVP beschreiben?

Nach unseren bisherigen Erfahren – durchweg sehr positiv. Die Anwendung ist sehr leicht zu verstehen, trotz des eher intransparenten Bereichs der öffentlichen Ausschreibungen. DTVP zentralisiert das Ganze für die Bieter und gibt Mut, sich mehr an öffentlichen Ausschreibungen zu beteiligen.

Wir bedanken uns bei Herrn Gresch für das Interview!
Das Interview führte Herr Sebastian Kleemann von DTVP.