Kann ein Bieter sein Angebot zurückziehen?

Ein Blick aus der Ausschreibungspraxis

Die Vergabestelle freut sich, im Vergabeportal ein eingegangenes Angebot zu sehen. Einen Tag später ist das Angebot wieder weg. Der Bieter hat das Angebot zurückgezogen. Aber kann ein Unternehmen ein bereits abgegebenes Angebot überhaupt einfach so wieder zurückziehen?

Die kurze, aber nicht eindeutige Antwort lautet: Es kommt darauf an, wann diese Entscheidung getroffen wird. Denn je nachdem, in welcher Phase sich das Vergabeverfahren befindet, unterscheiden sich die rechtlichen und praktischen Möglichkeiten der Bieter.

(Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern greift typische Konstellationen aus der Vergabepraxis auf.)

Vor Ablauf der Angebotsfrist: Änderungen sind meist noch möglich

Solange die Angebotsfrist noch läuft, besteht in der Regel die Möglichkeit, ein elektronisch eingereichtes Angebot zurückzunehmen, zu ändern oder durch ein neues Angebot zu ersetzen. Über viele Vergabeplattformen – beispielsweise das Deutsche Vergabeportal (DTVP) – lässt sich dies technisch ohne größeren Aufwand umsetzen. Aus Bietersicht ist das der naheliegendste Weg, wenn vor Fristablauf festgestellt wird, dass das Angebot kalkulatorisch nicht tragfähig ist, wichtige Informationen fehlen oder sich Fehler eingeschlichen haben. Das Zurückziehen kann sogar notwendig werden, wenn die Vergabestelle nach der Angebotsabgabe des Bieters noch einmal die Vergabeunterlagen abändert. In diesem Fall sind die Bieter sogar dazu gezwungen, das Angebot zurückzuziehen und neu abzugeben.

Mindestens genauso wichtig ist jedoch ein anderer Punkt, der ein „Zurückziehen“ des Angebots von vornherein umgehen könnte: Offene Fragen sollten möglichst frühzeitig geklärt werden. Bieterfragen sind oft die zentrale Möglichkeit, Unklarheiten in Leistungsbeschreibungen, Leistungsverzeichnissen oder Vertragsbedingungen anzusprechen. Das betrifft nicht nur klassische Verständnisfragen, sondern auch Risiken, die für die Kalkulation oder spätere Vertragsdurchführung relevant sein können.

Unsere Erfahrung zeigt: Diese Möglichkeit wird in der Praxis häufig noch zu wenig genutzt. Dabei lassen sich viele Probleme bereits vor Angebotsabgabe lösen – und müssen später nicht mühsam im Verfahren oder gar während der Vertragsdurchführung aufgefangen werden.

Viele Verzögerungen lassen sich vermeiden

Natürlich lassen sich nicht alle Entwicklungen vorhersehen. Dennoch zeigt die Praxis, dass viele spätere Probleme ihren Ursprung bereits in der Angebotsphase haben. Wer die Vergabeunterlagen sorgfältig prüft, ausreichend Zeit für die Kalkulation einplant und offene Punkte frühzeitig adressiert, schafft oft die Grundlage für einen deutlich reibungsloseren Verfahrensablauf. Das gilt ebenso für Auftraggeber: Je klarer Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und Risikoverteilung ausgestaltet sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit späterer Konflikte.

Nach Ablauf der Angebotsfrist: Die Bindung an das Angebot greift

Mit Ablauf der Angebotsfrist ändert sich die Situation grundlegend. Der Bieter ist nun grundsätzlich bis zum Ende der Bindefrist an sein Angebot, das abgegeben wurde, gebunden. Genau diese Bindungswirkung sorgt dafür, dass Vergabeverfahren für Auftraggeber planbar bleiben. Gleichzeitig kann sie für Unternehmen herausfordernd sein – insbesondere dann, wenn sich Marktpreise verändern, Kalkulationsfehler entdeckt werden oder sich Verfahren deutlich länger hinziehen als ursprünglich erwartet. In solchen Situationen entsteht mitunter der Wunsch, sich vom Angebot zu lösen.

Ein einfacher Rückzug nach Ablauf der Angebotsfrist ist jedoch nicht vorgesehen. Zwar kommen in Ausnahmefällen allgemeine zivilrechtliche Instrumente, wie eine „Anfechtung“, in Betracht, deren Voraussetzungen sind jedoch eng und können je nach Fallgestaltung mit weiteren Risiken verbunden sein (zudem ist eine Umsetzung ohne rechtsberatende Begleitung schwierig zu erwirken). Ein nachträglich erkannter Kalkulationsfehler oder die Erkenntnis, dass ein Angebot wirtschaftlich ungünstig ist, führt daher nicht automatisch dazu, dass sich ein Bieter problemlos von seinem Angebot lösen kann.

Ausbleibende Rückmeldungen des Bieters nach Angebotsabgabe

In der Praxis erleben Vergabestellen häufig eine andere Form des „Rückzugs“: Das Angebot bleibt formal bestehen, die Mitwirkungsbereitschaft des Bieters nimmt jedoch deutlich ab. Aufklärungsersuchen werden nur verzögert beantwortet, Nachforderungen bleiben liegen oder Rückmeldungen erfolgen gar nicht mehr. Für Auftraggeber bedeutet das meist zusätzlichen Aufwand und Verzögerungen im Verfahren.

Auch aus Sicht der Bieter ist dieser Weg selten sinnvoll. Vergabeverfahren verursachen auf beiden Seiten erhebliche Ressourcenaufwände. Ein offener Umgang mit Schwierigkeiten ist daher meist zielführender als ein faktisches Abtauchen aus dem Verfahren.

Unser Praxistipp: Halten Sie die E-Mails im Auge, die von dem Vergabeportal versandt werden. Unter den Benachrichtigungen können Aufforderungen der Vergabestelle versteckt sein, Unterlagen im Vergabeverfahren auch nach der Angebotsabgabe noch nachzureichen.

Nach dem Zuschlag: Aus dem Angebot wird ein Vertrag

Mit dem Zuschlag endet die Angebotsphase. Aus dem Angebot wird durch die Annahme der Vergabestelle (die Zuschlagserteilung) ein verbindlicher Vertrag. Ab diesem Zeitpunkt geht es nicht mehr um die Frage, ob ein Angebot zurückgezogen werden kann, sondern um die Erfüllung der vertraglich übernommenen Leistungen.

Werden Leistungen nicht erbracht, können die üblichen vertraglichen Konsequenzen folgen – abhängig von den jeweiligen Vertragsregelungen und den Umständen des Einzelfalls. In der Praxis zeigt sich dabei häufig ein Missverständnis: Der Zuschlag ist kein Einstieg in weitere Verhandlungen. Wer darauf setzt, wirtschaftliche Schwierigkeiten erst nach Vertragsschluss über Nachträge oder Vertragsänderungen aufzufangen, bewegt sich oftmals auf schwierigem Terrain. Gerade bei öffentlichen Aufträgen sind nachträgliche Vertragsänderungen nicht beliebig möglich. Wesentliche Änderungen können vergaberechtliche Grenzen berühren und unter Umständen sogar ein neues Vergabeverfahren erforderlich machen.

Hinzukommt ein weiterer praktischer Aspekt: Nachträge sind häufig zeitaufwendig, konfliktträchtig und belasten nicht selten die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Was vor Vertragsabschluss nicht geklärt wurde, lässt sich später oft nur mit erheblichem Aufwand korrigieren.

Fazit
Ob ein Angebot zurückgezogen werden kann, hängt maßgeblich vom Zeitpunkt ab.

Vor Ablauf der Angebotsfrist bestehen regelmäßig noch Handlungsmöglichkeiten. Nach Fristablauf greift dagegen grundsätzlich die Bindung an das Angebot und nach dem Zuschlag steht die Vertragserfüllung im Vordergrund.

Aus unserer Sicht entstehen die größten Schwierigkeiten häufig nicht durch klare Entscheidungen, sondern durch ungeklärte Risiken, fehlende Kommunikation und aufgeschobene Fragen. Je früher kritische Punkte angesprochen werden, desto größer sind die Handlungsspielräume – sowohl für Bieter als auch für Auftraggeber.

Lorena Kirchherr, Geschäftsführerin, Ausschreibungscoach GmbH