Mehrfachregistrierungen auf Vergabeplattformen: Wenn der falsche Account zum Kommunikationsrisiko wird

Mehrere Benutzerkonten desselben Unternehmens auf Vergabeplattformen sind in der Praxis keine Seltenheit. Unternehmen registrieren sich etwa über verschiedene Standorte, Fachabteilungen, projektbezogene Ansprechpartner oder einzelne Mitarbeitende. Vergaberechtlich problematisch ist eine solche Mehrfachregistrierung für sich genommen nicht. Risiken entstehen jedoch dann, wenn aktive Benutzerkonten nicht mehr kontrolliert, intern nicht eindeutig zugeordnet oder nach personellen Veränderungen nicht deaktiviert werden.

Elektronische Kommunikationsbereiche auf Vergabeplattformen sind nicht nur technische Hilfsmittel. Über sie werden in Vergabeverfahren regelmäßig verfahrensrelevante Informationen bereitgestellt und Mitteilungen übermittelt. Wer ein Benutzerkonto unterhält, sollte deshalb organisatorisch sicherstellen, dass Plattformpostfächer, hinterlegte E-Mail-Adressen und Zuständigkeiten laufend gepflegt werden.

Elektronische Kommunikation als vergaberechtlicher Regelfall

Elektronische Kommunikation ist im Vergaberecht heute grundsätzlich angelegt. Im Oberschwellenbereich bestimmt § 97 Abs. 5 GWB, dass Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel verwenden. Für Vergaben nach der VgV konkretisiert § 9 Abs. 1 VgV diesen Grundsatz. Nach § 53 Abs. 1 VgV übermitteln Unternehmen ihre Interessenbekundungen und -bestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote in Textform mithilfe elektronischer Mittel.

Auch andere vergaberechtliche Regelwerke knüpfen an die elektronische Kommunikation an. So sieht § 11 EU Abs. 1 VOB/A für EU-Bauvergaben vor, dass der öffentliche Auftraggeber und die Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung verwenden. § 11 EU Abs. 4 VOB/A regelt zudem, dass Unternehmen ihre Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und -bestätigungen in Textform mithilfe elektronischer Mittel übermitteln. Für nationale Bauvergaben enthält § 11 Abs. 4 VOB/A eine entsprechende Regelung für Angebote und Teilnahmeanträge. Soweit die UVgO Anwendung findet, ist die elektronische Kommunikation ebenfalls angelegt (§ 7 Abs. 1 UVgO). Landesrechtliche Vorgaben, Anwendungsbefehle und Ausnahmen bleiben zu beachten.

Damit sind Plattformzugänge, Bieterpostfächer und hinterlegte Kommunikationsdaten keine bloßen Nebenfragen der Verfahrensorganisation. Sie gehören zur praktischen Infrastruktur der elektronischen Verfahrenskommunikation.

Welche Bedeutung haben Nachrichten im Plattformpostfach?

Welche Bedeutung Nachrichten haben, die über ein Bieterpostfach, einen Bieterbereich oder eine vergleichbare Nachrichtenfunktion einer Vergabeplattform bereitgestellt werden, lässt sich nicht losgelöst von der konkreten Plattform, den Vergabeunterlagen, den Nutzungsbedingungen und dem jeweiligen Kommunikationsvorgang beantworten.

Die Spruchpraxis der Vergabekammern zeigt jedoch, dass Nachrichtenbereiche auf Vergabeplattformen rechtlich erhebliche Bedeutung erlangen können. So hat die VK Sachsen für die dort verwendete Vergabeplattform entschieden, dass das Bieterpostfach und der Bieterbereich zum Machtbereich des Bieters gehören (VK Sachsen, Beschl. v. 28.07.2021 – 1/SVK/043-20). Auch die VK Westfalen hatte sich mit der Frage zu befassen, unter welchen Voraussetzungen eine in das Postfach des Bieters auf der Vergabeplattform eingestellte Nachricht dem Bieter zugehen kann (vgl. VK Westfalen, Beschl. v. 31.03.2021 – VK 1-09/21).

Für Unternehmen folgt daraus jedenfalls: Wer ein Benutzerkonto auf einer Vergabeplattform unterhält und über dieses Konto an einem Vergabeverfahren beteiligt ist, sollte nicht darauf vertrauen, dass dort eingehende Nachrichten intern folgenlos bleiben. Plattformpostfächer und Nachrichtenbereiche sind organisatorisch so zu behandeln, dass verfahrensrelevante Mitteilungen rechtzeitig erkannt und bearbeitet werden können.

Das gilt umso mehr, wenn ein Unternehmen mehrere aktive Benutzerkonten unterhält. Denn dann steigt das Risiko, dass Mitteilungen zwar technisch bereitgestellt werden, intern aber nicht eindeutig zugeordnet oder nicht rechtzeitig zur Kenntnis genommen werden.

Der weiterhin aktive Alt-Account: Die Entscheidung der VK Bund

Wie relevant die Pflege von Plattformzugängen im Einzelfall werden kann, zeigt ein Beschluss der VK Bund vom 13.07.2022 (VK Bund, Beschl. v. 13.07.2022 – VK 2-62/22).

Dem Beschluss lag ein Vergabeverfahren zugrunde, in dem ein Unternehmen über mehrere Accounts auf einer E-Vergabeplattform verfügte. Nach Zurückversetzung des Vergabeverfahrens stellte die Vergabestelle neue Unterlagen bereit. Dabei nutzte sie nicht den Account, den das Unternehmen im konkreten Vergabeverfahren verwendet hatte, sondern einen anderen, weiterhin aktiven Account. Dieser war von einem mittlerweile ausgeschiedenen Mitarbeiter angelegt worden und wurde von der späteren Antragstellerin in diesem Vergabeverfahren nicht genutzt.

Die Antragstellerin erhielt die neuen Unterlagen deshalb später als andere Bieter. Die VK Bund stellte fest, dass die Vergabestelle für die Kommunikation nach Zurückversetzung den Account hätte nutzen müssen, den die Antragstellerin im konkreten Vergabeverfahren verwendet hatte. Die Vergabestelle hatte damit eine Mitursache für den späteren Erhalt der Unterlagen gesetzt.

Die VK Bund berücksichtigte jedoch auch, dass der von der Vergabestelle tatsächlich genutzte Account seitens der Antragstellerin freigeschaltet und weiterhin aktiv war. Nach der Entscheidung hätte es der Antragstellerin oblegen, diesen Account auf der E-Vergabeplattform zu löschen, insbesondere, wenn im Unternehmen niemand mehr Zugriff auf diesen Account hatte, weil er einem ausgeschiedenen Mitarbeiter zugeordnet war.

Die Entscheidung zeigt, dass ein weiterhin aktiver, intern nicht mehr kontrollierter Account im Vergabeverfahren erhebliche praktische und rechtliche Folgen haben kann. Entscheidend ist dabei weniger die bloße Anzahl vorhandener Benutzerkonten als deren organisatorische Beherrschung.

Praxishinweise für Unternehmen

Unternehmen sollten ihre Benutzerkonten auf Vergabeplattformen regelmäßig überprüfen. Dazu gehört ein Überblick darüber, welche Accounts auf welchen Plattformen bestehen und welchen Personen, Standorten oder Abteilungen diese zugeordnet sind. Nicht mehr benötigte Zugänge sollten deaktiviert oder gelöscht werden, soweit dies technisch möglich und mit laufenden Verfahren vereinbar ist.

Unternehmen mit mehreren Standorten oder Niederlassungen sollten zusätzlich festlegen, ob Vergabeplattformen zentral oder dezentral betreut werden. Bestehen mehrere aktive Benutzerkonten, sollte unternehmensweit nachvollziehbar sein, welcher Account welchem Standort, welcher Abteilung oder welchem Verfahren zugeordnet ist. Gerade bei dezentralen Strukturen kann sonst das Risiko entstehen, dass Plattformnachrichten intern nicht rechtzeitig an die zuständige Stelle gelangen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Zugänge ausgeschiedener Mitarbeitender, nicht mehr genutzte E-Mail-Adressen und projektbezogene Accounts. Unternehmen sollten intern festlegen, wer welche Plattformpostfächer kontrolliert, wer Benachrichtigungen erhält und wie im Vertretungsfall sichergestellt wird, dass fristgebundene Mitteilungen rechtzeitig bearbeitet werden.

Auch nach Abschluss eines Vergabeverfahrens sollte geprüft werden, ob projektbezogene Zugänge, Kontaktpersonen oder hinterlegte E-Mail-Adressen noch aktuell sind. Gerade alte, nicht mehr genutzte, aber weiterhin aktive Accounts können später zu einem Problem werden.

Fazit

Mehrfachregistrierungen auf Vergabeplattformen können zu Kommunikations- und Organisationsrisiken führen, wenn aktive Benutzerkonten nicht gepflegt, nicht überwacht oder intern nicht eindeutig zugeordnet werden.

Die elektronische Kommunikation ist heute ein zentraler Bestandteil des Vergabeverfahrens. Wer sich über Vergabeplattformen an Verfahren beteiligt, sollte die dazugehörigen Benutzerkonten, Plattformpostfächer und Kommunikationsdaten deshalb als verfahrensrelevante Infrastruktur behandeln. Ein klar organisiertes Account-Management hilft, verfahrensrelevante Mitteilungen rechtzeitig zu erkennen, Zuständigkeiten eindeutig zuzuordnen und unnötige Risiken im Vergabeverfahren zu vermeiden.

Linda Winkler, Rechtsanwältin, Böke Rechtsanwälte, Düsseldorf