Mit Compliance Management Ausschluss vom Vergabeverfahren vermeiden

Ausschluss von Vergabeverfahren vermeiden

Im Vergabeverfahren sind vergaberechtliche Vorschriften einzuhalten. So weit, so einleuchtend. Ein Ausschluss vom Vergabeverfahren ist aber auch möglich, wenn dem Unternehmen Compliance-Verstöße – unabhängig vom konkreten Vergabeverfahren – vorzuwerfen sind. Das können nach §§ 123, 124 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) u.a. Betrug, Bestechung und Geldwäsche, aber beispielsweise auch Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen sein. Nur zuverlässige und gesetzestreue Bieter sollen am Vergabeverfahren teilnehmen und den Zuschlag erhalten dürfen.

Um sicherzugehen, dass es nicht zum Ausschluss vom Vergabeverfahren kommt, sollten Unternehmen sich mit ihrem Compliance Management auseinandersetzen. Sie sollten sicherstellen, dass einschlägige Gesetze, interne Richtlinien und Arbeitsanweisungen allen Mitarbeitern bekannt sind und von ihnen beachtet werden.

Das Ziel: Regelkonformität

Die Kataloge in §§ 123 und 124 GWB helfen bei der Identifizierung der für das Unternehmen relevanten Regelungen – zumindest im vergaberechtlichen Kontext. Zu beachten ist hierbei, dass der Katalog in § 123 GWB zwingende Ausschlussgründe enthält, bei einem Verstoß gegen § 124 GWB hat der öffentliche Auftraggeber hingegen einen Ermessensspielraum (fakultative Ausschlussgründe). Hat man die für sein Unternehmen einschlägigen Regelungen erst einmal identifiziert, muss man sie anschließend „nur“ noch einhalten.

Je nach Unternehmensgröße und Risikobewertung bietet sich hierfür ein Compliance Management System (CMS) an. Ein CMS unterstützt Unternehmen dabei, das Ziel der Regelkonformität zu definieren und zu erreichen. Hierzu erfasst es das gesamte Unternehmen und benennt bereichsspezifische Maßnahmen. So werden Risiken erkennbar und Normverstöße bestenfalls vermieden.

Wesentliche Schritte

Wichtig ist bei der Implementierung eines CMS zunächst, die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens festzulegen. Grundsätzlich verantwortlich ist die Geschäftsleitung, sie kann Compliance-Tätigkeiten aber an sachkundige Mitarbeiter delegieren.

Diese sorgfältig ausgewählten Mitarbeiter sollten die wesentlichen Prozesse innerhalb des CMS zunächst einmal aufzeichnen. Sie sollten zuallererst ein Rechtskataster mit allen Regelungen zusammenstellen, die für das Unternehmen relevant sind – seien es Regelungen aus dem Vergaberecht, zur Geldwäscheprävention oder zur verpflichtenden Einrichtung einer Kontaktstelle zur Meldung von Compliance-Verstößen usw. Außerdem sollten sie andere Mitarbeiter, aber auch Lieferanten über die Anforderungen, die das Unternehmen im Rahmen der Compliance an sie stellt, informieren. Dabei reicht es nicht, einfach schriftlich fixierte Richtlinien auszuhändigen. Ein Schulungsproramm für Führungskräfte und Mitarbeiter ist wesentlich zielführender und nachhaltiger.

Vorteile eines effizienten CMS

Ist ein Compliance Management System im Unternehmen vorhanden, trägt das nicht nur zur Verhinderung von Normverstößen bei. Kommt es nämlich trotz eines grundsätzlich wirksamen CMS zu einem Regelverstoß, kann sich das zum einen vor Gericht strafmindernd auswirken. Zum anderen wird aber auch der öffentliche Auftraggeber das Vorhandensein eines ansonsten wirksamen CMS wohlwollend in seine Entscheidung über einen Ausschluss vom Vergabeverfahren einbeziehen. Jedenfalls dann, wenn es sich bei dem festgestellten Verstoß um einen fakultativen Ausschlussgrund nach § 124 GWB handelt.

Folgen für die Praxis

Compliance Management im Unternehmen ist nicht nur sinnvoll, wenn man einen Ausschluss vom Vergabeverfahren vermeiden möchte. Regelkonformes Verhalten verhindert darüber hinaus auch Reputationsschäden und rechtliche Konsequenzen. Informieren Sie sich im comply.Dossier Compliance Management, wie Sie Ihr Unternehmen compliance-fit machen.
Marieke Stöcker-Pritz, Reguvis Fachmedien GmbH