Vergabe zur Zeit der Covid-19-Pandemie – Umfrage Bitkom e.V.

Zahlreiche Branchen und Wirtschaftszweige, nicht nur in Deutschland, auch europa- und weltweit, haben mit den notwendigen Einschränkungen im Rahmen der Eindämmung der Covid-19-Verbreitung zu kämpfen.
Eine der markantesten Veränderungen für viele Unternehmen ist der plötzliche Einzug des Homeoffice in den Berufsalltag vieler Mitarbeiter. Aber auch für die Mitarbeiter in den öffentlichen Organisationen ist das eine neue Erfahrung.

Hier müssen sich viele Unternehmen erst einmal neu organisieren. Dabei sollten sie aber nicht die Aufträge der Öffentlichen Hand aus den Augen verlieren. Zahlreiche privatwirtschaftliche Aufträge entfallen oder sind auf unbestimmte Zeit verschoben. Andere Unternehmen stellen Beauftragungen komplett ein. Erschwerend kommt der Personalmangel durch notwendige Veränderungen der Rahmenbedingungen hinzu.

Hier zeigt sich auch aktuell eine gewisse Flexibilität bei der Durchführung von Vergabeverfahren. Der Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche (Bitkom e.V.) führte dazu Anfang April 2020 eine Umfrage unter seinen Mitgliedern durch.

Die Firma cosinex, der technische Partner des Deutschen Vergabeportals, hat als Bitkom-Mitglied an dieser Umfrage teilgenommen. Zu den Erfahrungswerten, die direkt in Zusammenhang mit der Corona-Pandemie und öffentlichen Auftraggebern einhergehen, gaben 20% der Unternehmen an, dass bereits Ausschreibungen in der aktuellen Situation aufgehoben wurden. 23% gaben an, dass die Abgabefristen verkürzt wurden und 27% meinten, grundsätzlich wurde die aktuelle Situation in den Vergabeunterlagen berücksichtigt. Hinzu kommt, dass drei von zehn Unternehmen Anfragen zur Direktvergabe von Aufträgen erhielten. Auch die oben bereits erwähnte neue Homeoffice-Situation zeigt sich in den Ergebnissen dieser Umfrage. Seit Beginn dieser außergewöhnlichen Situation haben 39% der Unternehmen Onlinemeetings (z.b. via Skype oder GoToWebinar) für Verhandlungsrunden mit öffentlichen Auftraggebern genutzt. Lediglich 7% haben noch Präsenzmeetings abgehalten.

Die Corona-Pandemie hat unterschiedliche Auswirkungen auf laufende öffentliche Aufträge und Projekte für Unternehmen. Bei über 40% der befragten Unternehmen wurden oder werden laufende Verträge ausgesetzt. Bei knapp einem Drittel der Teilnehmer wurden oder werden aktuell bestehende Verträge sogar erweitert. Alleine bei 5% der Unternehmen werden oder wurden laufende Verträge dauerhaft gestoppt.
Auch allgemeine Anpassungen der Arbeitsweisen von Dienstleistern wurden genannt, wie etwa der verstärkte Einsatz von Remote-Arbeit, Ausdehnung der Servicezeiten auf das Wochenende oder das Auftreten von Lieferengpässen. Schnellere und flexiblere Beschaffungen auf der einen Seite, Verzögerungen und rechtliche Fragestellungen auf der anderen. Das sind Aspekte, mit denen Unternehmen laut dieser Umfrage konfrontiert werden. Es wurden teilweise Verträge als „systemrelevant“ betrachtet, es wurden Möglichkeiten zur Beschaffung ausgenutzt, um Betriebsbereitschaft zu gewährleisten, Abgabefristen nach Antragstellung problemlos verlängert oder auch das Abgabedatum pauschal weiter in die Zukunft terminiert. Unnötige Verlängerungen, bedingte Mitzeichnungsprozesse ohne Voraussetzung einer technischen Alternative oder auch einfache rechtliche Bedenken im Umgang mit Vergabeverfahren erschwerten aber auch die Bearbeitung von öffentlichen Aufträgen.

Grundsätzlich ist es in der aktuellen Situation sicher nicht von Nachteil, wenn sich Unternehmen auf öffentlichen Auftraggeber konzentrieren, auch um hier das Geschäftsfeld zu erweitern. Die öffentliche Hand ist sicher auch in den kommenden Wochen und Monaten in der Lage Aufträge zu vergeben und im Endeffekt zu zahlen.