Den richtigen CPV-Code nutzen

„ARD, ZDF, C und A, BRD, DDR und USA…..“, wie schon die deutsche Musikgruppe „Die fantastischen Vier“ im Jahr 1999 besang, sind Abkürzungen und Akronyme ein Bestandteil in vielen Feldern im beruflichen Kontext.

Im Rahmen der Vergabeverfahren, im Speziellen der E-Vergabe, hat sich eine weitere dieser Abkürzungen etabliert, doch nicht jeder Anwender kann diese genau zuordnen. Egal ob aufseiten der Vergabestellen, also Auftraggeber, oder auf der Bieterseite, den Auftragnehmern.

CPV (Common Procurement Vocabulary) steht für „Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge“, welches bei EU-Vergabeverfahren zu nutzen ist. Öffentliche Auftraggeber verwenden es bei der Beschreibung des Auftragsgegenstandes. Dieser „CPV-Katalog“ hat eine begriffliche Harmonisierung der Zuordnung von Tätigkeitsfeldern zwischen den EU-Staaten zum Ziel, d.h. dass die zu vergebende Leistung in allen EU-Staaten gleichermaßen beschrieben und verständlich ist. Erreicht wird dies durch eine einheitliche Nomenklatur; es sind zu den jeweiligen Leistungen Ziffern hinterlegt, welche in EU-Bekanntmachungen zu verwenden sind.

Dass beim Deutschen Vergabeportal DTVP zahlreiche Bekanntmachungen nach dem CPV erfasst sind, können sich Unternehmen (Bieter) bei ihren Recherchen zunutze machen. Sie sind hiermit nicht mehr darauf beschränkt, lediglich Suchbegriffe zu verwenden (z.B. Suchbegriff „Bauarbeiten“), sondern können gezielt nach Aufträgen eines konkreten Gegenstands- bzw. Dienstleistungsbereichs suchen, indem sie den passenden CPV-Code angeben. Zahlreiche öffentliche Auftraggeber setzen mittlerweile auch unterhalb der EU-Schwellenwerte auf den CPV-Code.
Die Auswahl möglichst passender CPV-Codes durch die öffentlichen Auftraggeber hilft Bietern, passende Ausschreibungen schneller und präziser zu finden. Vergabestellen erhalten so mehr qualifizierte und wirtschaftlichere Angebote. Die Bedeutung von CPV-Codes wird in der Praxis häufig unterschätzt.
Das Wissen der Bieter ist teilweise nicht vorhanden, aber die Notwendigkeit (Pflicht bei EU-weiten Ausschreibungen) durchaus gegeben. Auch im Unterschwellenbereich wird das Thema immer wichtiger, da die Vergabestellen diese CPV-Codes auch hier angeben, um die Tätigkeiten zu beschreiben.

Dem CPV-Code liegt eine Baumstruktur aus maximal neun Ziffern zugrunde. Jeder Ziffer wird eine Bezeichnung zugeordnet, die den Auftragsgegenstand beschreibt.
Der neunstellige CPV-Code ist unterteilt in sogenannte:

• Abteilungen, die durch die beiden ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden,
• Gruppen, die durch die drei ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden,
• Klassen, die durch die vier ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden,
• Kategorien, die durch die fünf ersten Ziffern des Codes bezeichnet werden.

Jede der drei letzten Ziffern eines CPV-Codes entspricht einer weiteren Präzisierung innerhalb der einzelnen Kategorien. Eine neunte Ziffer dient zur Überprüfung der vorstehenden Ziffern (sogenannte „Prüfziffer“).

Um eine beidseitige Übereinstimmung zu erzielen, sollten Vergabestellen idealerweise den einschlägigen und präzisesten CPV-Code (also im Sinne einer „tiefen“ Einsortierung in der Baumstruktur) für die Klassifizierung ihrer Auftragsgegenstände in den Bekanntmachungen verwenden. Bieter wiederum denselben (oder übergeordneten) Code bei der Suche.

Wie im Kartenspiel Skat „Ober sticht Unter“ werden so nachgelagerte Codes durch eine obere Auswahl des Codes mit abgedeckt. Nur so können potenzielle Bieter die für sie relevanten Ausschreibungen identifizieren.

Ein Beispiel:

Ein Bieter interessiert sich für Aufträge aus dem Bereich „Einbau von Türschwellen“. Dieser Bereich hat im CPV-Katalog keine untergeordneten Kategorien oder Leistungen, d.h., genauer als mit dem CPV-Code „45421120-1“ kann ein Bieter nicht festlegen, wonach er sucht.
Falls sich der Auftraggeber jedoch für die Angabe eines weniger genauen CPV-Codes entscheidet, zum Beispiel für die übergeordnete Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5), können Bieter die entsprechende Bekanntmachung bei ihrer Recherche in diesem Fall nicht finden, da die Suchfunktion immer nur berücksichtigt, was mindestens gleich ihrem ausgewählten CPV ist bzw. unterhalb hiervon, also tiefer in der Baumstruktur.
Die Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5) liegt in der Baumstruktur des CPV weiter oben als „Einbau von Türschwellen“ (45421120-1). Die Suchkriterien wären nicht optimal gewählt.
Bieter sollten daher lieber die übergeordnete Kategorie „Einbau von Türen und Fenstern sowie Zubehör“ (4521100-5) auswählen.

Die kostenfreie Suchmaschine für die deutschen CPV-Codes unseres technischen Partners cosinex hilft, die richtigen CPV-Codes für Ihr Suchprofil schneller zu finden: https://www.cpvcode.de

Die CPV-Code-Suchmaschine in weiteren Sprachen finden Sie unter https://www.cpvcode.eu

Als Bieter können und sollten Sie sich diesen CPV-Code bei der Recherche nach öffentlichen Aufträgen unbedingt zunutze machen, auch und besonders effektiv, wenn Sie den E-Mail-Benachrichtigungsdienst des Deutschen Vergabeportals nutzen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden für die automatische Suche nach Aufträgen.

von Sebastian Kleemann, DTVP GmbH, Marketing