Mündliche Präsentationen im Vergabeverfahren

Mündliche Präsentationen im Vergabeverfahren – Zulässigkeit und Ausgestaltung

Nach dem Wortlaut des § 9 Abs. 2 VgV ist eine mündliche Kommunikation über Angebote nicht zulässig. Zudem besagt die Regelung des § 53 Abs. 1 VgV, dass Angebote grds. in Textform einzureichen sind. Müssen Auftraggeber beide Vorschriften dergestalt verstehen, dass mündliche Präsentationen als Teil des Angebots unzulässig sind?

Die Vergabekammer Südbayern (Beschluss vom 2.4.2019, Z3-3-3194-1-43-11/18) meint: ja! Zu demselben Ergebnis kommt auch die Vergabekammer Rheinland (Beschluss vom 19.11.2019, VK 40/19): Danach müssen Angebote in Textform vorliegen, ein rein mündlicher Vortrag des Angebotsinhalts genügt nicht. Zwar dürfe über Angebote mündlich kommuniziert werden, die mündliche Kommunikation dürfe den Angebotsinhalt allerdings nur beeinflussen und nicht selbst einen Bestandteil des Angebots bilden. Dies gelte unabhängig von einer ausreichenden und geeigneten Dokumentation.

Anders sieht dies die Vergabekammer des Bundes (Beschluss vom 22.11.2019, VK 1 – 83/19). Sie erachtet mündliche Präsentationen für zulässig. Zur Begründung verweist die Vergabekammer auf Art. 22 Abs. 2 RL 2014/24/EU. Darin heiße es, dass „die mündliche Kommunikation mit Bietern, die einen wesentlichen Einfluss auf den Inhalt und die Bewertung des Angebots haben könnte, in hinreichendem Umfang und in geeigneter Weise dokumentiert werden“ müsse. Aus der Dokumentationspflicht schließt die Vergabekammer, dass der EU-Richtliniengeber die Berücksichtigung eines mündlichen Vortrags auch im Rahmen der Angebotswertung als zulässig erachte.

Entscheidend sei jedoch eine hinreichende und geeignete Dokumentation der mündlichen Präsentation. D.h., dass die für die Zuschlagserteilung maßgeblichen Erwägungen in allen Schritten so eingehend dokumentiert werden, dass Nachprüfungsinstanzen nachvollziehen können, welcher Umstand konkret mit welchem Gewicht in die Bewertung eingegangen ist. Bloße Ergebniswidergaben genügen ebenso wenig wie pauschale Aussagen, wie etwa „Kriterien gut dargestellt“ oder formelhafte Formulierungen. Zudem muss aus der Dokumentation erkennbar sein, ob die Bewertung einer Präsentation im Vergleich zu anderen Präsentationen plausibel ist.

Fazit:
Ob mündliche Präsentationen ohne Basis in textförmlichen Angeboten überhaupt zulässig sind, wird – wie dargestellt – unterschiedlich beurteilt. Bis zu einer obergerichtlichen Entscheidung zu diesem Thema bleiben sie mithin risikobehaftet. In jedem Fall ist der Dokumentation im Rahmen mündlicher Präsentationen besondere Aufmerksamkeit zu schenken – dies gilt gleichermaßen für Präsentationen auf Basis der textförmlichen Angebote wie für davon unabhängige. Dies gilt umso mehr, als Mängel in der Dokumentation nicht ohne Weiteres nachträglich heilbar sind.

von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht