Von der E-Vergabe zum Fax und zurück?

Spätestens ab dem 18.10.2018 müssen öffentliche Auftraggeber im Oberschwellenbereich die gesamte Kommunikation auf elektronischem Wege abwickeln. Doch was gilt eigentlich in der verbleibenden Übergangszeit? Kann da zwischen den verschiedenen Kommunikationswegen hin und her gewechselt werden? Und wie sieht es unterhalb der Schwellenwerte aus?

Sofern der öffentliche Auftraggeber nicht als zentrale Beschaffungsstelle fungiert, kann er (noch) über die Art und Weise der Kommunikationswege frei entscheiden. Trifft der Auftraggeber jedoch eine abschließende Entscheidung, ist er daran gebunden. So wäre es zum Beispiel einem Auftraggeber untersagt, im Rahmen des Vergabeverfahrens auf Fax oder E-Mail umzusteigen, wenn er den Bietern zuvor bekannt gemacht hat, die Kommunikation ausschließlich über eine E-Vergabeplattform abzuwickeln (vgl. VK Bund, Beschluss vom 20.12.2017 – VK 2-142/17). Etwas anderes gilt aber dann, wenn der Auftraggeber mehrere Kommunikationswege zulässt. Im Interesse eines geordneten und vor allem überschaubaren Vergabeverfahrens wird davon aber abgeraten. Die Gefahr, dass zum Beispiel eine Bieterfrage untergeht, ist dabei viel zu groß. 

Ferner ist ein Wechsel der Kommunikationswege denkbar, wenn der Auftraggeber lediglich die Einreichung der Angebote in schriftlicher Form verlangt und im Übrigen keine weiteren Formvorgaben macht. In dieser Konstellation dürfte der Auftraggeber zum Beispiel fehlende Unterlagen per E-Mail nachfordern und auch deren Einreichung per E-Mail zulassen (vgl. VK Sachsen, Beschluss vom 20.01.2017 – 1/SVK/030-16). Eine derartige Kombination der Kommunikationswege ist allerdings nur bis 18.10.2018 möglich. Von da an sind sämtliche Auftraggeber zur reinen elektronischen Kommunikation verpflichtet.

Und was gilt für den Bereich der nationalen Vergaben? Sofern die Regelung der UVgO zur elektronischen Kommunikation eins zu eins auf Länderebene umgesetzt werden, reicht die Übergangsfrist noch bis zum 31.12.2019. Danach muss auch bei nationalen Vergaben von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen die gesamte Kommunikation in elektronischer Form erfolgen. Bis zu diesem Zeitpunkt gilt das vorstehend Gesagte, wobei Auftraggeber bedenken müssen, dass sie Bietern bereits ab 01.01.2019 die Möglichkeit einräumen müssen, ihre Angebote in elektronischer Form einzureichen.

Anders bei Bauvergaben: Nach den derzeitigen Überlegungen dürfen Auftraggeber wohl noch längere Zeit zwischen schriftlicher und elektronischer Kommunikation wählen dürfen. Doch auch hier gilt; entscheidet er sich für die Kommunikation über eine E-Vergabeplattform, ist er daran gebunden. Wählt er die schriftliche Form der Angebotseinreichung und macht sonst keine Vorgaben hinsichtlich der übrigen Kommunikation, so kann er auch auf Fax oder E-Mail umsteigen/ wechseln.

von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht