Was sind eForms und wie wirken sie sich auf die elektronische Auftragsvergabe aus?
Was sind eForms und wer ist von ihnen betroffen?
Bei eForms handelt es sich um neue elektronische Standardformulare. Sie werden in EU-weiten Vergabeverfahren eingesetzt, um Bekanntmachungen zur Vergabe öffentlicher Aufträge zu veröffentlichen.
Bisher wurden zu diesem Zweck EU-Standardformulare in Papierform bzw. im PDF-Format verwendet. Die Europäische Union treibt mit den eForms den Wandel voran: weg von der bisherigen Darstellung hin zu einer rein technischen Beschreibung der jeweils zu veröffentlichenden Information.
Als Vorteile der eForms werden u.a. ihre Anpassungsfähigkeit an nationale Besonderheiten sowie die Möglichkeit ihrer Integration in die verschiedenen nationalen Vergabeplattformen angeführt.
Was ändert sich durch die Einführung von eForms?
Die eForms unterscheiden sich von den bisherigen Standardformularen insofern, als dass sie keine festen Vorlagen sind, sondern sich aus den im Einzelfall vom Auftraggeber genutzten Datenfeldern zusammensetzen. Für die Vergabestellen kann dies bedeuten, dass der Umfang der Daten und insbesondere der Pflichtangaben in der Bekanntmachung tendenziell zunehmen wird.
Der Anhang der eForm-Durchführungsverordnung sieht knapp 300 Datenfelder vor, denen wiederum verschiedene Kategorien zugeordnet sind. Teilweise ist die Nutzung der Datenfelder verpflichtend, zum Teil dürfen die Mitgliedstaaten die Nutzung national regeln. Auch eine optionale Nutzung ist bei einigen Feldern vorgesehen.
Welchem Zweck dienen eForms?
Mithilfe von eForms sollen Unternehmen, die sich für öffentliche Aufträge interessieren, Bekanntmachungen leichter finden. Außerdem erhofft sich die EU eine Verringerung des Verwaltungsaufwands. Insgesamt soll es mithilfe der eForms darüber hinaus einfacher werden, Entscheidungen über öffentliche Ausgaben datengestützt zu treffen und Vergabeverfahren für Bürger transparenter zu machen.
eForms sind Bestandteil der digitalen Transformation und tragen zur Standardisierung und Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs bei, so das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). Auch die E-Vergabe öffentlicher Aufträge werde durch den Einsatz von eForms weiter gestärkt.
eForms: Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Einführung von eForms ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Europäischen Kommission vom 23. September 2019 (eForm-Durchführungsverordnung). Die Verordnung sieht vor, dass ab dem 25. Oktober 2023 ausschließlich eForms anstelle der bisherigen EU-Standardformulare einzusetzen sind.
Die eForm-Durchführungsverordnung ersetzt die bislang geltende Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986. Sie ist auf die Vergabe öffentlicher Aufträge anzuwenden, wenn deren geschätzter Auftragswert die EU-Schwellenwerte erreicht oder übersteigt.
Ab wann wird die Verwendung von eForms verpflichtend?
Öffentliche Auftraggeber können bereits seit November 2022 freiwillig eForms einsetzen. Ab dem 25. Oktober 2023 wird ihr Einsatz bei Auftragsvergaben, auf die das EU-Vergaberecht Anwendung findet, für Vergabestellen verpflichtend – das Amt für Veröffentlichungen wird keine andere Art der Bekanntmachung mehr akzeptieren.
Bekanntmachungen mittels bisheriger Standardformulare, die bis einschließlich 24. Oktober 2023 eingehen, werden weiterhin veröffentlicht.
Einführung von eForms oberhalb der EU-Schwellenwerte?
Die eForms sollen in Deutschland zentral in einem neuen § 10a Vergabeverordnung (VgV) bei den Regeln über die Kommunikation im Vergabeverfahren geregelt werden.
Nach „§ 10a Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen; Datenaustauschstandard eForms“ VgV-E wird die Anwendung von eForms oberhalb der EU-Schwellenwerte zur Pflicht. Vorgesehen ist zudem, dass Datenfelder, die nach EU-Recht optional auszufüllen sind, in Deutschland für verpflichtend erklärt werden können.
Einführung von eForms unterhalb der EU-Schwellenwerte?
Das BMWK strebt an, auch bei Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte eForms als Standard zu etablieren. Es will sich dazu eng mit den Ländern abstimmen, um auch bei diesen Vergabeverfahren die Transparenz von beschaffungsbezogenen Anforderungen und Ergebnissen massiv zu steigern – für Unternehmen und für Bürger.
Was bedeutet das für unsere Nutzer?
Die Einführung von eForms bringt für die Nutzer des Deutschen Vergabeportals umfangreiche Änderungen mit sich. Diese Änderungen umfassen sowohl technische Aspekte als auch die Art und Weise der Datenübermittlung. Darüber hinaus ist ein neuer Bekanntmachungsdienst des Bundes als zentrale Datendrehscheibe für die Übermittlung der eForms geplant.
Die Umsetzung der eForms hat aktuell Priorität
Die Einführung der eForms hat bei cosinex, dem Technologie-Partner des Deutschen Vergabeportals, aktuell Priorität, da sie tiefgreifende Auswirkungen auf alle Vergabestellen hat. Als Lösungsanbieter ist cosinex bestrebt, die Vergabestellen bei den technischen und rechtlichen Änderungen bestmöglich zu unterstützen.
Für DTVP-Kunden hat cosinex eine Übersicht über die häufigsten Fragen und Antworten zur Umsetzung von eForms im Deutschen Vergabeportal zusammengesellt. Melden Sie sich hierfür mit ihrem Account im cosinex Service-& Support-Center an. Sollten Sie noch kein DTVP-Kunde sein und nach einer kurzfristig einsatzbereiten E-Vergabe-Software suchen, um EU-weite Aufträge zu veröffentlichen, zeigen Ihnen unsere Produktberater gerne die Funktionsweise des Deutschen Vergabeportals im Rahmen von einer unverbindlichen Produktvorstellung.
Im Rahmen von unseren kostenfreien Webinaren zeigen unsere Produktberater die Änderungen, die bedingt durch die EU-eForms bei der Durchführung von oberschwelligen Vergabeverfahren in Kraft getreten sind.
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