Welche Vorteile hat das PQ-Verfahren für Vergabestellen?

Teil 3: Welche Vorteile hat das PQ-Verfahren für Vergabestellen?

Die Angebotsphase ist überstanden und es geht darum die eingereichten Unterlagen zu prüfen. Der Stapel an Papier wird immer größer und es kann nicht sichergestellt werden, dass die von den teilnehmenden Unternehmen eingereichten Nachweise gemäß VOB/A § 6a vorliegen, vollständig und plausibel sind.

Gleichzeitig muss die Vergabestelle bei der Bewertung der Angebote noch die verschiedenen Gewichtungsfaktoren berücksichtigen. Stress, den jede Vergabestelle kennt. Das PQ-Verfahren kann diesen Stress nicht vollständig nehmen, aber es kann den Vergabestellen das Leben zumindest ein wenig vereinfachen.

Präqualifizierte Unternehmen des Bauhaupt- und Baunebengewerbes haben über die Teilnahme am PQ-Verfahren bereits ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachgewiesen.
Mit der Teilnahme am PQ-Verfahren erfolgt eine angebots-/auftragsunabhängige Prüfung der nach
§ 6a VOB geforderten Nachweise hinsichtlich ihrer Gültigkeit und Plausibilität. Die Vergabestellen werden durch das PQ-Verfahren allerdings nicht von ihrer Pflicht entbunden, selbst noch einmal zu überprüfen, ob die für das Vergabeverfahren notwendigen Sachverhalte aus den Nachweisen eindeutig hervorgehen und korrekt sind. Sie können jedoch davon ausgehen, dass die Unterlagen aktuell, vollständig und plausibel sind.
Des Weiteren reduziert sich der Aufwand bei der Prüfung der Angebote, da die Unterlagen über das PQ-Verzeichnis bei Bedarf eingesehen werden können; im Gegensatz zu Angeboten, bei denen die Unterlagen direkt eingereicht wurden und die somit eventuell Papier- oder Datenmüll darstellen.

Die bedarfsbedingte Einsicht der Unterlagen über das PQ-Verzeichnis hat auch gegenüber Angeboten, denen das Formblatt 12 VHB „Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen“ oder der „Einheitlichen europäischen Eigenklärung – EEE“ beigefügt wurde Vorteile. Bei Angeboten, denen entsprechende Dokumente beigefügt wurden, sind die Vergabestellen verpflichtet, bei einer geplanten Auftragsvergabe die Nachweise gemäß § 6a VOB/A anzufordern und zu prüfen. Dieses stellt einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand dar, da die Unternehmen aufgefordert werden müssen und eine vollständige Prüfung erfolgen muss, bei der nicht sichergestellt ist, dass die Nachweise vollständig, aktuell und plausibel sind.

Das Vergabeverfahren wird somit zusätzlich in die Länge gezogen und eventuell fallen die besten Angebote spätestens zu diesem Zeitpunkt aus, da die entsprechenden Unternehmen die geforderte Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nicht nachweisen können.

Wenn die Vergabestelle dann den Auftrag trotzdem an ein entsprechendes Unternehmen vergibt, verhält sie sich grob fahrlässig und muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.

Das PQ-Verfahren bietet daher viele Vorteile für Vergabestellen:

• Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit von Unternehmen sind nachgewiesen
• Nachweise sind aktuell, gültig und auf Plausibilität geprüft
• Nachweise können dann eingesehen werden, wenn sie benötigt werden
• der bürokratische Aufwand bei der Angebotsprüfung wird reduziert

Da man über das PQ-Verzeichnis auch gezielt nach Unternehmen suchen kann, die die Leistungen anbieten, die ausgeschrieben werden sollen, können Vergabestellen auch bei freihändigen oder beschränkten Vergabeverfahren vom PQ-Verfahren profitieren.

Sie können gezielt die Firmen auswählen, die anhand der Präqualifikation bereits ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachgewiesen haben. Bewusst kann somit der Aufwand bei der Dokumentenprüfung reduziert werden.

Das reduziert den bürokratischen und zeitlichen Aufwand enorm.

Fazit:
Das PQ-Verfahren trägt dazu bei, den Aufwand bei Vergabeverfahren in den Vergabestellen zu reduzieren.

Teil 1: PQ-VOB – Was ist das? Auf- oder Abbau von bürokratischen Hürden

Teil 2: Welche Vorteile hat das PQ-Verfahren für Unternehmen?

Bildquelle: DVGW Cert GmbH