Anwendung der E-Vergabe mit DTVP

Das folgende Interview wurde im Nachgang der Veranstaltungsreihe „DTVP-Regionalforum Mecklenburg-Vorpommern“ am 28.02.2023 in Rostock durchgeführt.
Herr Toralf Ahrens stand im Rahmen dieser Veranstaltung als Speaker zur Verfügung und berichtete über die Einführung der E-Vergabeplattform DTVP und über die Erfahrungen mit der E-Vergabe in der Anwendung. Aus den Vortragsinhalten wurde in Zusammenarbeit mit Herrn Ahrens dieses Interview erstellt.

DTVP:
Herr Ahrens, bitte stellen Sie den Lesern Ihre Organisation kurz vor und beschreiben Sie bitte auch einmal kurz die Beschaffungsprozesse in Ihrem Haus.

Toralf Ahrens:
Die IHK zu Rostock, als Körperschaft des öffentlichen Rechts, ist öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 1 Abs. 2 Vergabegesetz M-V und des § 98 Nr. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Ich selber arbeite seit 22 Jahren im Bereich interne Organisation im Geschäftsbereich Finanzen und Organisation.
Beschaffungen mit einem Auftragswert unter 1.000 € werden bei uns dezentral beschafft, das passiert dann in jedem Geschäftsbereich selbstständig. Beschaffungen mit einem Auftragswert über 1.000 € werden über die zentrale Beschaffung (Geschäftsbereich Finanzen und Organisation) gesteuert.

DTVP:
Was sind Beschaffungen in Ihrer Organisation, welche Auftragsgegenstände sind dies?

Toralf Ahrens:
Die Beschaffungen umfassen alle Leistungen, die für die Erfüllung unserer Aufgaben und der technisch-organisatorischen Arbeitsfähigkeit der IHK erforderlich sind. Die Schwerpunktleistungen liegen dabei im Bereich Lieferungen und Dienstleistungen, aber auch im Bereich der VOB bei baulichen Maßnahmen. Freiberufliche Leistungen werden eher seltener nachgefragt.

DTVP:
Wie sind Sie letztendlich auf DTVP gekommen? Wie ist die Systemeinführung realisiert worden?

Toralf Ahrens:
Zu Beginn lagen auch bei uns umfassende Daten einer Markterkundung als Entscheidungsgrundlage vor. Durch einfache Recherchen im Internet, individuelle Präsentationstermine und durch Teilnahme an Seminaren sammelten wir diese validen Daten zur Entscheidungsfindung.

Nachdem wir uns auch innerhalb der IHK-Organisation einen Überblick verschafft haben, sind wir über die IHK-GfI (IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH zu DTVP gekommen. Mitte 2018 fiel dann die Entscheidung über die GfI-Plattform DTVP mit 3 Lizenzen (ohne VMS) zu bestellen.

DTVP:
Was sind für Sie als Anwender elementare Punkte für die Nutzung von DTVP? Welche Vorteile haben sich daraus für Sie ergeben?

Toralf Ahrens:
Was uns von Beginn an überzeugt hat, ist die intuitive Bedienung und die damit verbundene schnelle Einarbeitung ins System. Ein weiterer elementarer und extrem sensibler Fakt ist einfach die Rechtssicherheit bei den Beschaffungsprozessen. Und das Thema der Nachhaltigkeit in Bezug auf die Reduzierung des materiellen Aufwandes durch elektronische Abwicklung und auch der zeitliche Aspekt.
Die umfassende Dokumentation im System und der wirklich sehr gute Support, ob via E-Mail oder Hotline, haben uns auch im Nachgang immer wieder in unserer Entscheidung bestärkt. Eine mittelfristige strategische Überlegung ist aktuell die Einführung eines „Vergabemanagementsystems (VMS)“, damit es eine technische Verbindung zur Vergabeakte gibt.

DTVP:
Hatten Sie Vorbehalte gegenüber der E-Vergabe? Falls ja, worin bestanden diese?

Toralf Ahrens:
Im ersten Moment ist klar, dass eine andere Form der Abwicklung eines Vergabeprozesses mehr Zeit bindet, einfach um sich einarbeiten zu können. Da wir aber bereits vor einigen Jahren mit einer Archivlösung die typische Papierbeschaffungsakte erheblich reduzieren konnten, war die E-Vergabe der konsequente und nächste Schritt in Richtung eines möglichst „papierlosen“ Beschaffungsprozesses. Auch wenn es bis heute nicht ganz ohne Papier geht.

DTVP:
Wie haben die Lieferanten/Bieter für die IHK auf die Umstellung zur E-Vergabe reagiert?

Toralf Ahrens:
Überraschenderweise sehr positiv. Etwaige Hemmnisse lassen sich durch gute Kommunikation schnell überwinden. Bisher gab es nicht einen Bieter, der wegen der technischen Umstellung kein Angebot abgeben wollte.

DTVP:
Wie ist in Ihrem geschäftlichen Umfeld die E-Vergabe grundsätzlich bei den Bietern platziert? Wie nehmen Sie Ihre Bieter mit?

Toralf Ahrens:
Etliche Bieter sind auf dem Vergabemarktplatz bereits registriert. Ist das nicht der Fall, nehme ich mir die Zeit, in den Unternehmen anzurufen und über die Umstellung zu informieren. Da die Registrierung für die Unternehmen kostenfrei und recht einfach ist, gibt es keine großen Probleme. Für mich ist wichtig, dass ich die Unternehmen auf diesem Weg nicht verliere. Habe ich keine Angebote, habe ich auch keinen Wettbewerb.

DTVP:
Haben Sie Empfehlungen für interessierte Vergabestellen in der Anwendung der E-Vergabe, auch mit DTVP?

Toralf Ahrens:
Sinnvoll ist, sich vorher ein kostenfreies Onlineseminar anzusehen. Eine kostenfreie Testphase wird ebenfalls angeboten. Danach kann man beruhigt in die Aktivphase starten. Für alles Weitere steht die Hotline zur Verfügung.

DTVP:
Warum sollten öffentliche Auftraggeber grundsätzlich die E-Vergabe nutzen, obwohl sie national (in Teilen von Deutschland) teilweise noch nicht verpflichtend ist?

Toralf Ahrens:
Die Ausweitung auf den nationalen Bereich ist für mich der logische Schritt nach der gesetzlichen Verpflichtung im Oberschwellenbereich. Wir als IHK zu Rostock wickeln 99 Prozent unserer Vergaben im Unterschwellenbereich ab. Insofern hätte es für mein Empfinden auch gerne andersherum sein können.

Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben bietet die E-Vergabe eine saubere Lösung: Alles läuft über eine Plattform, jeder Vergabevorgang hat seine elektronische Akte. Mit dem VMS wird der Vergabevermerk durch das System im Hintergrund mitgeschrieben. Sofern alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind, kann der gesamte Prozess digital abgebildet und dokumentiert werden. Zudem revisionssicher. Das spart Zeit und setzt Ressourcen für andere Aufgaben frei. Und für die Umwelt: spart unheimlich Papier.

DTVP:
Würden Sie unsere E-Vergabelösung anderen öffentlichen Auftraggebern empfehlen?

Toralf Ahrens:
Auf jeden Fall.

Wir bedanken uns bei Herrn Ahrens für das Interview! Das Interview führte Herr Sebastian Kleemann von DTVP im Februar 2023.