Der Countdown läuft … – die E-Vergabe wird am 18.10.2018 verbindlich für alle

Lange wurde darüber gesprochen; in diesem Jahr ist es soweit: Ab dem 18.10.2018 findet die E-Vergabe im Oberschwellenbereich umfassend Anwendung. Was dies konkret bedeuten wird, soll im Folgenden zusammenfassend dargestellt werden. Bereits seit dem 18.04.2016 Timetablemüssen Auftraggeber die Bekanntmachungen elektronisch übermitteln und zudem alle Vergabeunterlagen elektronisch bereitstellen. Hierfür ist es erforderlich, dass öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung eine elektronische Adresse angeben, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können.

Für die zentralen Beschaffungsstellen gilt zudem bereits seit dem 18.04.2017 die Pflicht zur umfassenden elektronischen Kommunikation. Ab dem 18.10.2018 werden nunmehr auch die übrigen Vergabestellen verpflichtet sein, die Kommunikation mit den Bewerbern/Bietern auf elektronischem Wege abzuwickeln. Öffentliche Auftraggeber müssen damit ab dem 18.10.2018 folgende Aspekte bei EU-weiten Vergaben beachten:

• keine Verwendung exotischer Dateiformate, d.h., dass die elektronischen Mittel und deren technische Merkmale allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein müssen,
• kein Registrierungszwang, d.h., dass von den Bietern für das bloße Betrachten der Bekanntmachung und den Download der Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangt werden darf,
• keine Entgeltlichkeit, d.h., die Bieter müssen die elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen unentgeltlich abrufen können,
• ausreichende Verfügbarkeit, d.h., dass die eingesetzten elektronischen Mittel und deren technische Merkmale nicht den Zugang der Unternehmen zum Vergabeverfahren einschränken dürfen,
• vollständige Abrufbarkeit der Vergabeunterlagen, d.h., die Bieter müssen die Vergabeunterlagen uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufen können.

Im Bereich der Unterschwellenvergabe verbleibt den Auftraggebern hingegen noch etwas Zeit. Für den Bereich der Liefer- und Dienstleistungen müssen Auftraggeber in einem ersten Schritt die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten mittels elektronischer Mittel akzeptieren. Stichtag ist hierbei der 01.01.2019. Ein Jahr später, mithin ab dem 01.01.2020 dürfen Angebote und Teilnahmeanträge dagegen nur noch auf elektronischen Weg eingereicht werden. Ebenso muss ab diesem Tage die gesamte Kommunikation mittels elektronischer Mittel erfolgen.

Und im Baubereich? Im Rahmen von Bauvergaben wird den Auftraggebern eine Wahlfreiheit eingeräumt. Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 S. 1, 2 VOB/A dürfen Auftraggeber ab dem 18.10.2018 selbst darüber entscheiden, ob sie schriftliche Angebote zulassen oder nicht. Bis dahin bleibt es dabei, dass öffentliche Auftraggeber schriftlich Angebote zulassen müssen.

Fazit: Sofern noch nicht geschehen, müssen sich Auftraggeber zwingend mit der E-Vergabe auseinandersetzen. Viel Zeit bleibt nicht mehr – der Countdown läuft.

von Prof. Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht