Rahmenvereinbarungen – Effiziente Beschaffungsmethode – Was gilt es zu beachten?

Rahmenvereinbarungen waren bereits unter Geltung des „alten“ Vergaberechts ein beliebtes Instrument zur flexiblen und ressourcenschonenden Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen. Daran wird sich auch nach der Vergaberechtsreform nichts ändern. Allerdings sah sich der Gesetzgeber genötigt, einige Präzisierungen vorzunehmen. Um welche Aspekte es sich dabei handelt und was im Zusammenhang mit Rahmenvereinbarungen noch zu beachten ist, soll im Weiteren dargelegt werden.

Festlegung des Auftragsvolumens

Wie auch nach der Vorgängerregelung ist gem. § 21 Abs. 1 Satz 2  VgV das Auftragsvolumen so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden. Zwar ist es Rahmenverträgen gerade immanent, dass das Auftragsvolumen nicht immer exakt bestimmbar ist. Insoweit müssen die Auftragsvolumina auch nur „so genau wie möglich“ aufgestellt werden. Vollständig im Unklaren lassen darf der Auftraggeber die Bieter aber nicht. Ihm bekannte, zugängliche oder zumutbar, d. h. unschwer zu beschaffende Informationen über den voraussichtlichen Auftragsumfang hat er Bietern mit den Vergabeunterlagen uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen.

Ausreichend aber auch erforderlich ist mithin eine gründliche Schätzung auf Grundlage der durchschnittlich zu erwartenden Leistung oder entsprechenden Vergleichswerten aus der Vergangenheit. Steht der Bedarf noch nicht im Ansatz fest, ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung unzulässig (vgl. OLG Karlsruhe vom 16.11.2012, 15 Verg 9/12).

Spezifikation des Auftragsgegenstandes

Sinngemäß gelten die vorstehenden Ausführungen auch in Bezug auf die Spezifikation des Auftragsgegenstands. Gemäß § 121 Abs. 1 Satz 1 GWB ist auch im Rahmen der Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung „der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und die Angebote miteinander verglichen werden können.“ Danach müssen Bieter Vorgaben erhalten, was genau der jeweilige Ausschreibungsgegenstand ist. Ferner müssen sämtliche Leistungen, die später Gegenstand der konkreten Einzelabrufe werden, bereits Gegenstand des Wettbewerbs über die Rahmenvereinbarung gewesen sein (VK Bund vom 21.08.2013 – VK 1-67/13).

Nennung der Bezugsberechtigten

Eine Präzisierungsnotwendigkeit sah der europäische Normgeber insbesondere insoweit, als „Rahmenvereinbarungen nicht durch öffentliche Auftraggeber in Anspruch genommen werden sollten, die in diesen nicht genannt sind. Zu diesem Zwecke sollten die öffentlichen Auftraggeber, die von Anfang an Partei einer bestimmten Rahmenvereinbarung sind, eindeutig angegeben werden (…).“ (Erwägungsgrund 60 der RL 2014/24/EU). Entsprechend regelt § 21 Abs. 2 Satz 2 VgV, dass „die Einzelauftragsvergabe erfolgt ausschließlich zwischen den in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung genannten öffentlichen Auftraggebern und denjenigen Unternehmen, die zum Zeitpunkt des Abschlusses des Einzelauftrags Vertragspartei der Rahmenvereinbarung sind.“

Laufzeit

Wie auch bereits nach der Vorgängerregelung des § 4 EG Abs. 7 VOL/A, darf die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung höchstens vier Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor, § 21 Abs. 6 VgV.

Fazit

Auch nach der Vergaberechtsreform werden Rahmenvereinbarungen weiterhin ein flexibles und effizientes Beschaffungsinstrument bleiben. Zu begrüßen ist es, dass der Gesetzgeber unbestimmten Öffnungsklauseln einen Riegel vorgeschoben hat. Aus der Rahmenvereinbarung dürfen sich künftig nur diejenigen Auftraggeber bedienen, die in der Bekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung benannt sind. Im Übrigen bleibt es dabei, dass auch im Zusammenhang mit Rahmenvereinbarungen das Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung Anwendung findet. Zwar ist es hinsichtlich des Auftragsvolumens weiterhin „aufgeweicht“. Allerdings befreit es Auftraggeber nicht davon, den konkreten Beschaffungsgegenstand genau zu benennen.